Контрольная работа по "Делопроизводству"

Формуляр-образец  СПРАВКИ состоит из реквизитов:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения  - для внутренних справок) - автора  документа;

- наименова6ние вида  документа - СПРАВКА;

- дата, номер;

- место составления  (город);

- заголовок;

- текст;

- адресат;

- отметка о наличии  приложений (если есть);

- подпись;

- печать (при необходимости). 

4. ОФОРМЛЕНИЕ  И СОСТАВЛЕНИЕ  ПРОТОКОЛОВ

 

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная  информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля. Словом «Председатель» с прописной буквы начинают протокол, оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут, разделяя должность и фамилию знаком тире (либо со 2-го положения табулятора: 29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и  рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных лиц добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117»

Вводная часть протокола  заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами и начинается с предлога «о» («об»).

Например:

1. О перспективах  развития завода. Доклад директора … (фамилия, инициалы)

Вопросы располагают  по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Повестка дня может  прилагаться к протоколу. Тогда  она не вносится в текст протокола, а делается отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, каждое с новой строки, после них ставят двоеточие.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов, оно начинает раздел по каждому пункту повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

С красной строки пишут  инициалы и фамилию докладчика (в  именительном падеже). Ставят тире и  с большой буквы излагают краткое  содержание доклада, сообщения (от третьего лица, единственного числа). Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать должность), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено...».

Если выступающий  предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют  в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например: А. В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

Завершающей частью протокола  является постановление (решение). Начинают эту часть словом «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ» (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющую часть  строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или  конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Решения коллегиальных  органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Протокол может  фиксировать решение об утверждении  какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе  указывают результаты голосования  по каждой кандидатуре.

Если к протоколу  прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола – «Заседание ... стенографируется. Стенограмма прилагается».

Протокол подписывает  председатель и секретарь. Секретарь  редактирует текст, знакомит каждого  выступавшего с записью его выступления  и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в  течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

- наименование организации  (наименование структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида  документа - ПРОТОКОЛ;

- дата заседания,  номер (в течение календарного  года);

- место составления  (город);

- заглавие (отражает  вид коллегиальной работы и  наименование коллегиального органа);

- текст вводной  и основной части;

- подпись;

- гриф согласования (если нужно);

- гриф утверждения  (если нужно);

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Формуляр - образец протокола. См. Приложение № 4

Образец протокола. См. Приложение № 5

Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА:

- наименование организации  - автора документа;

- наименование вида  документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;

- дата и номер  (те же, что у самого протокола);

- место составления;

- заголовок, текст (из раздела СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ только необходимое);

- подпись (председателя  и секретаря, без личной подписи);

- отметка о заверении  копии; 

- печать (при необходимости).

Образец выписки из протокола. См. Приложение № 6 
 
 

5. Оформление  и составление  актов

 

Акт - справочно-информационный документ, составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения) и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь  гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной, констатирующей и рекомендательной части.

Текст введения во всех актах формализован в нем указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

Начинается эта  часть акта словом «Основание», которое  печатается через два-три интервала  после заголовка с абзаца. После  слова «Основание» ставится двоеточие, и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора  завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей  на складе».

С новой строки, прямо  от полей с прописной буквы  пишется слово «Составлен» и  далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (цели, задачи, сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть акта не обязательна и может отсутствовать.

В конце текста (под  отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров  акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все  лица, принимавшие участие в его  составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляют  на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец  АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации  (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида  документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной  строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания  (город);

- текст (пишут через  1,5 интервала);

- приложение (если  есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных  в вводной части, с расшифровкой  фамилий, указанием инициалов;  должность не указывают);