Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

1. Перечислите функции служб документационного обеспечения управления……………………………………………………………………..2
2. Составьте схему работы с исходящим документом. Укажите используемые реквизиты………………………………………………………………………7
3. Список литературы……………………………………………………………10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Перечислите функции служб документационного обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование       и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как  «документационное обеспечение  управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может  быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность  работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

На сегодняшний день различают  четыре основных организационных структуры  службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие  структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это  структурное подразделение, создаваемое  для обслуживания руководства  организации. В его состав входят:

приемная;

секретариат руководителя и  секретариаты заместителей руководителя;

секретариат коллегии;

протокольное бюро;

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации  ДОУ (делопроизводства) – это  центр совершенствования ДОУ,  методический центр. 

К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в  свою очередь, подразделяется  на:

экспедицию;

бюро переписки;

бюро учета и регистрации  документов;

компьютерный центр обработки  и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в  научно-исследовательских, проектно-конструкторских  организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием  и отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции. 

2. Подразделение по учету  и регистрации документов, в задачи  которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов, контроль соответствия  принятым правилам оформления  документов, формирование и ведение  справочно-информационного массива. 

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения  устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений  граждан) занимается приемом и  учетом предложений, заявлений  и жалоб граждан. Ее функции  следующие: подготовка обращений  к рассмотрению руководством; контроль  за сроками подготовки ответных  документов в структурных подразделениях  организации; извещение заявителей  о результатах рассмотрения их  обращений; организация приема  граждан по личным вопросам  руководством организации. 

5. Группа подготовки документов  осуществляет перепечатку документов  с черновиков, считку и правку  текстов документов, учет выполняемой  работы.

6. Копировально-множительное  бюро, как правило, имеет место  в тех организациях, деятельность  которых связана с рассылкой  большого количества нормативной  или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию  документов, тиражированию текстов  документов, подготовке рекламной  продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации –  осуществляет прием от структурных  подразделений отработанных и  подготовленных к хранению дел,  оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил  формирования, хранения и использования  дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на  государственное хранение.

Общий отдел является службой  по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые  характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется  спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается  в составе учреждений, имеющих  в своей структуре постоянно  действующий коллегиальный орган. Выполняет функции: подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; организация  и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной  структуры.

Таким образом, действующие  нормативно-методические документы  регламентируют наименование и примерную  структуру службы ДОУ государственных  предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных  структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре  принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных  обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах –  общее собрание членов кооператива.

 

 

 

 

 

 

 

2. Составьте схему работы с исходящим документом. Укажите используемые реквизиты.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка  включает следующие этапы:

• Составление проекта документа исполнителем;
• Согласование проекта документа;
• Проверка правильности оформления проекта документа;
• Подписание документа руководителем;
• Регистрация документа;
• Отправка документа адресату;
• Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

 

Схема работы с  исходящими документами

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается  с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа  на подпись исполнитель должен проверить  содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, которые  составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем  двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих  документов.

При регистрации исходящих  документов записываются следующие  данные:

• Индекс документа, включающий номер дела;
• Дата документа;
• Адресат
• Краткое содержание или заголовок;
• Отметка об исполнении;
• Исполнитель.

Номер, присвоенный документу  при регистрации, проставляется  на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового  номера документа, условного обозначения  структурного подразделения или  должностного лица и номера дела, в  которое будет подшита копия  документа.

При рассылке документа более  чем в четыре адреса исполнитель  готовит список на рассылку и после  его регистрации организует размножение  документа.

Экспедиционная обработка  исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления  и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления  осуществляется в соответствии с  действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция –  в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит  возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации  исходящих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2008
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2008
3. Васильева И. Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004

4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2008

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2008
6. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2008