Контрольная работа по "Делопроизводству"

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

Уральский государственный  экономический университет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа 
по дисциплине «Делопроизводство в управлении качеством» 

Тема № 7

 

 

 

 

 

 

      Исполнитель: студент   М.А. Курдюмов

              гр. УК-10 КТ 

      Руководитель: _______Т.В. Чередилина____

             (должность, звание) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Краснотурьинск 
2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………… 3

1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов ….. 5
1. Организация документооборота …………………………………. 5
2. Регистрация документов …………………………………………. 11
2. Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия ………………………………………………….…………. 20
3. Практическое задание …………………………………………….  34

Заключение  ……………………………………………………………… 35

Список использованных источников …………….……………………. 36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами.

На сегодняшний  день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные и правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Целями контрольной  работы является закрепление теоретических знаний, полученных в процессе освоения курса «Делопроизводство в управлении качеством», а также приобретение практических умений и навыков, необходимых для дальнейшей профессиональной деятельности. 

Для достижения  поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретический материал в данной области;

- рассмотреть порядок прохождения и исполнения входящих документов;

- раскрыть сущность  организации документооборота;

- ознакомиться с правилами составления и оформления структуры и штатного расписания предприятия;

- выполнение практического задания,  руководствуясь стандартом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления, и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию документационного обеспечения управления как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Основным принципом  документооборота является то, что  ни у кого не существует локальных  архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив  документов, является потенциальным  клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов.

Документы, не учтенные в канцелярии теряются чаше всего. 
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты  картины документооборота на предприятии  система документооборот не должна заканчиваться на ответственных  исполнителях, т.е. система автоматизации  документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

В то же время, с  точки зрения канцелярии основных видов  документов бывает весьма небольшое  количество, а именно всего на всего 3 вида:

1. Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").
3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Входящие  документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

Контролирующее  лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию "Об исполнении доложить" Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние  документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

• Список подразделений предприятия для ознакомления;
• Контрольный срок ознакомления или исполнения;
• Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

• Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего;
• Список рассылки;
• Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

• технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
• технологии обработки документной информации и накопления документов;
• технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• статистическая отчетность;
• письма-запросы о деятельности организации;
• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.