Контрольная работа по "Делопроизводству"

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения. 

Когда в действующее  штатное расписание вносятся новые  должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто  эти процессы затрагивают уже  работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

Это могут быть: 

1. переименование должности; 
2. перевод; 
3. переименование отдела; 
4. возложение дополнительных обязанностей; 
5. изменение окладов. 

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры  оформления кадровых документов. 

Рассмотрим  все эти варианты отдельно. 

Переименование  должности имеет место, когда  у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.  
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. 

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда. 

Постоянный  перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается  с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2. 

В том случае, если наименование структурного подразделения  указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение  наименования, например вместо "отдел  маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей. 

При определении  необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222. 

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375. 

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия  и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23. 

Образец приказа  утверждения штатного расписания:

ПРИКАЗ

Об утверждении  штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Утвердить штатное расписание от 01 января 2010 года №3 с численным составом в количестве 28 (двадцати восьми) штатных единиц, месячный фонд оплаты труда равен 545 000 (пятьсот сорок пять тысяч) рублей. 

Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в  точности совпадать с указанной  в штатном расписании. 

Составляется  штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение  его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание вводится в действие посредством приказа руководителя. Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в течение года в штатное расписание вносились незначительные изменения или не вносились вовсе, на предстоящий год пере утверждения штатного расписания не требуется. В таком случае достаточно составить перечень вносимых изменений. 

Необходимо  отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных  работников предприятия с почасовой  оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется. 

Штатное расписание следует составлять не поименно, с  указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.). 

Поправки в  штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной  структуры, а именно введения новых  должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о  внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. 

Если же в  течение календарного года структура  предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в  новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично. 

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта  работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании. 

При изменении  штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника  об изменении условий оплаты труда  в сторону ухудшения или изменении  существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения. 

 

 

Приказ об изменении штатного расписания

Издание приказа  об изменение штатного расписания необходимо при корректировки окладов сотрудников, при добавлении дополнительных штатных единиц или в других случаях, когда требуется незначительное изменение штатного расписания предприятия. При выпуске приказа об изменении штатного расписания, выпуск новой редакции штатного расписания не требуется, но выпущенные приказы становятся приложениями к действующей редакции штатного расписания. 

При необходимости, актуальное штатное расписание может  быть оформлено в электронном  виде работниками кадровой службы. 

Изменения в  штатное расписание может быть внесено следующими способами: 

• Для существенных изменений в структуре организации, изданием и утверждения нового штатного расписания за следующим регистрационным номером; 
• Для незначительных изменений, изданием приказа о внесении изменений в штатное расписание. 

Приказа должен содержать соответствующее наименование и состоять из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может  содержать следующие формулировки: "Приказ о внесении изменений  в штатное расписание", "Приказ об изменении штатного расписания", "Приказ о частичном изменении штатного расписания".

В приказе рекомендуется  отразить основания, послужившие причиной вносимых изменений. В случае значительных изменений в структуре организации, желательно выпустить отдельный  приказ об утверждении штатного расписания. 

Пример приказа  о внесении изменений в штатное  расписание: 

В связи с  производственной необходимостью /необходимостью совершенствования деятельности компании/ П Р И К А З Ы В А  Ю: 

Внести в  действующее штатное расписание следующие изменения: 

1. Вывести

Из финансового  отдела должность ................. с окладом ..... руб. 

Из отдела маркетинга должность ................. с окладом ..... руб. 

2. Ввести

В финансовый отдел  должность ................. с окладом ..... руб. 

1. Переименовать  отдел технического контроля в отдел контроля качества. 

2. Сократить  отдел технической информации  штатной численностью 6 человек. 

3. Создать технический  отдел штатной численностью 5 человек Контроль за исполнением приказа возложить на ....  
Финансовому отделу внести изменения в смету расходов (это для нерадивого начфина) Основание: служебная записка ...................

Составляем  проект приказа об утверждении штатного расписания.  
Согласовываем проект приказа об утверждении штатного расписания.  
Подписываем приказ об утверждении штатного расписания.  
Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания.  
Оформляем гриф утверждения на штатном расписании.  
Направляем приказ и штатное расписание в дело. 

На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок (окладов) и надбавок в иностранной валюте. Особенно часто, таким образом, заполняют графы 5-8 штатного расписания в организациях с иностранным капиталом, учредителями которых являются иностранные граждане или организации. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются. 

Однако при  решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения  трудового законодательства. Например, ч. 3 ст. 129 ТК РФ содержит определения  тарифной ставки и оклада. Так, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка (оклад) - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ. А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу (например, на день выплаты или на последний день расчетного периода) все время будет получаться разная сумма.