Контрольная работа по "Делопроизводству"

3. Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т.е. фиксирует также распределение обязанностей, принятых в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание». Этот классификатор используется также на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

4. Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру для группы однородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба документационного обеспечения управления, а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении номенклатуры дел организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения.

Классификатор структурных подразделений используется для заполнения такого реквизита РКК, как «Резолюция».

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ И                   ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании. 

Оформляется штатное  расписание по форме Т-3, смотри рисунок 1. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановлению Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Унифицированная форма N Т-3  Утверждена постановлением Госкомстата РФ  от 5 января 2004 г. N 1                                                                                                                                                       Код                             Форма по ОКУД 0301017           по ОКПО           наименование  организации                                     ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Номер доку-мента Дата составле-ния УТВЕРЖДЕНО   На    период c   по             Приказом организации  от "___" __________20__г. № _____                         Штат в количестве   единиц                                                                                                 Структурное подразделение Должность (специальность, профессия),  разряд, класс (категория) квалификации Количест-во штатных  единиц Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. Надбавка, руб. Всего, руб (гр.5 + гр.6 + гр.7 +  гр.8) Приме-чание наименова-ние Код       1 2 3 4 5 6 7 8 9 10                               Итого               Руководители  структурных подразделений                         должность     личная подпись    расшифровка подписи             Главный бухгалтер                                     личная подпись    расшифровка подписи

 
Рисунок 1 - Форма штатного расписания Т-3

 

Обычно штатное расписание – это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации.  
В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.

Форма штатного расписания - это документ, который изготавливается кадровым отделом предприятия или бухгалтером, если в кадровый отдел в структуре предприятия не предусмотрен. Это документ отражает штатный состав структур предприятия, полный перечень должностей, численность сотрудников, а также размеры окладов и фонд заработной платы. Штатное расписание утверждается росписями руководителя кадрового отделения и главбухом. Имеет унифицированную форму № Т-3. 

Очень эффективно отражать в форме Т-3 возможные  совмещения должностей сотрудников  с выплатой персональных надбавок (50-100% от размера зарплаты). Это сокращает  издержки на содержание рабочих мест. 

Данные в  штатном расписании корректируются один - два раза в год (индексируют оклады и тарифные ставки сотрудников). Обычно бланк штатного расписания Т-3 для сохранения коммерческой тайны дублируют и составляют в двух экземплярах (для главбуха и руководителя предприятия).

Наименование организации должно быть указано в строке как в учредительных документах. Затем проставляется номер и дата составления штатного расписания. Дата, с которой штатное расписание работников вступит в юридическую силу, указывается в строке «на период». 

Справа в  специально отведенной графе «УТВЕРЖДЕНО» указывается номер приказа и  дата его составления на утверждение  формы Т-3. Количество единиц в штате  указывается цифрами. 

Переходим к  табличной части заполнения штатного расписания. 

В графах 1 и 2 соответственно указывают название структурного подразделение (к примеру, производственный отдел, отдел кадров и т.д.) и его код. В графах 3 и 4 соответственно указываются должность (согласно Классификатору профессий) и число штатных единиц на этой должности. В графы 6-8 штатного расписания вносят поощрения работникам, процент за переработанное время или за специфичные условия труда (северные регионы, место работы с загрязненной экологией и др.). В графу 9 заносится итоговая сумма – месячный фонд заработанной платы. В графе 10 указываются дополнительные сведения, которые не могут быть указаны в других графах (к примеру, надбавки сотрудникам).

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения. 

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. 

Это могут быть: 

1. переименование должности; 
2. перевод; 
3. переименование отдела; 
4. возложение дополнительных обязанностей; 
5. изменение окладов. 

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. 

Рассмотрим  все эти варианты отдельно. 

1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения. 

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное  расписание (путем издания приказа  по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. 

В том случае, если наименование структурного подразделения  указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ). 

Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому  изменение наименования должности  без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника

2. Изменение окладов. 

Так как условие  оплаты труда - существенное условие  трудового договора, то об изменении  этого условия работодателем  работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения. Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника: 

• Трудовой договор. 

Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями  трудового договора являются условия  оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору. 

Еще раз обращаю  внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон. 

Внести изменения  в штатное расписание можно двумя  путями. 

Во-первых, можно  изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности. 

Во-вторых, как  правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа  по основной деятельности. 

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим: 

"О внесении  изменений в штатное расписание";

"Об изменении  штатного расписания";

"О частичном  изменении штатного расписания".

В качестве основания  в приказе могут быть указаны следующие причины: 

• совершенствование организационной структуры компании; 
• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений; 
• реорганизация компании; 
• расширение или сокращение производственной основы компании; 
• изменение законодательства; 
• оптимизация управленческой работы; 
• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.