Контрольная работа по "Делопроизводству"

Задание № 1.

 

РЕКВИЗИТ  ДОКУМЕНТА «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ»

 

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение - это  особый способ удостоверения документа  после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию  которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это  соответствующие полномочия.

При утверждении документа  посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного  должностного лица, этот реквизит состоит  из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.

Пример:

 

УТВЕРЖДАЮ  Директор ОАО «Завод промышленной арматуры»  Подпись С.В. Козлов  17.12.2012

 

При утверждении  документа, который составлен не на бланке (к примеру, акта, договора и др.), наименование организации  при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается  и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

Пример:

 

УТВЕРЖДАЮ  Директор Открытого акционерного общества  «Завод промышленной арматуры»  Подпись С.В. Козлов 17.12.2012

 

При утверждении  распорядительным документом гриф утверждения  состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже (с указанием должности лица, его издавшего), даты и индекса документа.

Пример:

 

УТВЕРЖДЕНО  Приказом  Директора ОАО «Завод промышленной арматуры»  Подпись С.В. Козлов  от 03.02.2012 № 18

 

Гриф утверждения  располагается в правом верхнем  углу документа перед текстом  и печатается после 100 мм при оформлении документа на компьютере (после 40 печатных знаков от границы левого поля).

Датой утверждаемого  документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

 

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

1. Акты (проверок  и ревизий, приема законченных  строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел;  ликвидации организаций и т.д.).

2. Договоры (о  производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на  проектирование объектов, технических  сооружений, капитальное строительство;  на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на  оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья,  материалов, электроэнергии; технологического  проектирования; численности работников  и т.д.).

7. Отчеты (о производственной  деятельности, командировках, научно-исследовательских  работах и т.д.).

8. Перечни (должностей  работников с ненормированным  рабочим днем; предприятий, на  которые распространяются определенные  льготы; типовых документов, образующихся  в деятельности министерств, госкомитетов  и других организаций с указанием  сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных,  научно-исследовательских работ;  внедрения новой техники; кооперированных  поставок продукции; распределения  продукции; распределения продукции  по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).

10. Положения  (уставы) (о министерстве; структурном  подразделении; премировании; уставы  предприятий и т.д.).

11. Программы  (проведения работ и мероприятий;  командировок и т.д.).

12. Расценки  на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура  и штатная численность.

16. Тарифные  ставки.

17. Формы унифицированных  документов.

18. Штатные расписания  и изменения к ним. И т.д.

 

 

 

Задание № 2

 

ГРИФ  СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Гриф  согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося  автором документа, с его содержанием.

Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

 

Пример:

 

СОГЛАСОВАНО Директор ОАО "Завод  промышленной арматуры"  Личная подпись Н.В. Климов 12.11.2012 г.

 

Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО Письмо ОАО "Завод промышленной арматуры"  от 14.12.2012 г. № 442

 

Или

 

СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания акционеров ОАО "Завод промышленной арматуры"  от 12.11.2012 г. № 6

 

Гриф  согласования может располагаться  на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед  подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист  согласования может оформляться  следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ   проекта Положения об табельном учете преприятия   Генеральный директор   ОАО "Завод промышленной арматуры" Климов Н.В.     Личная подпись Н.В Климов Дата   Главный бухгалтер ОАО "Завод промышленной арматуры" Тапочкин Л.И.     Личная подпись Л.И. Тапочкин Дата   Начальник отдела кадров ОАО «Завод промышленной арматуры» Яблоков М.М.     Личная подпись М.М. Яблоков Дата

 

Заполненный лист согласования подписывается и  прилагается к проекту документа.

При наличии  возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в  следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Внешнее согласование может быть оформлено  грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа  на заседании коллегиального органа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание № 3

 

ПОНЯТИЕ ПОДЛИННИКА, КОПИИ, ВЫПИСКИ, ДУБЛИКАТА  ДОКУМЕНТА

Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его  удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения  и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями.

Термин «копия» происходит от латинского «copia» – множество  и связан с размножением документов, повторением документа любого вида.

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

• оригинал или подлинники;
• - копия или отпуск;
• - заверенные копии;
• - выписки;
• - дубликаты.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты. Ее следует оформлять на бланке или  стандартном листе бумаги с воспроизведением информации подлинника полностью. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия и т.д.

Особенностью копии  является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник. Поэтому копия документа  в большинстве случаев подлежит заверению. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности. Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски.

В соответствии с пп. 2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.

В ГСДОУ указано, что "организация  может выдать копии только тех  документов, которые создаются в  самой организации". Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.

Однако в соответствии с действующим законодательством  в необходимых случаях - при решении  внутренних вопросов, формировании дел - организации могут изготовлять  копии документов, выданных другими  организациями.

Пример:  При поступлении на работу кадровые службы обычно изготовляют копии документов об образовании: дипломов, аттестатов, сертификатов и т.п.

Жилищные, налоговые органы при регистрации сделок с имуществом - копии свидетельств о праве собственности, доверенностей и т.п.

При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник  документа, для оформления копии  документа, непосредственно касающегося  прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку  о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Современные средства "оперативной  полиграфии", которые упоминает  ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными  способами создания копий. Но, безусловно, ГСДОУ предусмотрены другие способы "воспроизведения текстов копий": рукописный и машинописный. Конечно, сегодня они устарели, но пока не отменены.

Должностное лицо организации, выдавшее копию документа, обязано  внимательно сверить текст выдаваемой копии с текстом оригинала (подлинника). Заверение осуществляется следующим образом:

Пример:

Верно.

Петрова

Ведущий специалист общего отдела --------------- Н.М. Петрова

29.11.2012

На копиях исходящих  документов, остающихся в деле (приложениях  к копии сопроводительного письма), допускается не указывать должность лица, заверившего копию, и дату заверения.

Выписка – это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола и т.п.

Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников. Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней  воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Выписка из документа  обычно требуется для подтверждения  одного из фактов, изложенных в нем, если изготовление его копии нецелесообразно  в связи с его большим объемом  или наличием конфиденциальной информации.