Контрольная работа по "Делопроизводству"

 
  Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

  На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

  Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа. 
 После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации. 
 В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

 
Передача  на исполнение.

 
  При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей. Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

 
Контроль  исполнения документов.

 
  Цель контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

 
Контроль осуществляют:

1)     руководители; 
2)     заместители руководителя;

3)     специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

4)     работники службы делопроизводства;

5)     секретари-референты. 
 
Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые;

- индивидуальные.

 

  Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней. Изменение сроков исполнения документов проводится:

 
 
1)     типовых - введением нового нормативного акта;

2)     индивидуальных - руководителем, поставившем документ на контроль.

  Срок исполнения входящих документов считается с даты его поступления в организацию. 
 
 Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «... исполнить до 01.09.2012» или «...исполнить к 01.09.2012».

 
  Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело.

  Таким образом, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

 
 
  Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

 
Исходящие документы могут быть отправлены:

1)     по почте;

2)     курьером;

3)     электронной почтой;

4)     по факсу.

 

Основные  этапы обработки исходящих документов:

 
1)     Составление проекта документа;

2)     Согласование проекта документа;

3)     Проверка правильности оформления проекта документа;

4)     Регистрация документа;

5)     Отправка документа адресату;

6)     Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. 
 
 Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа: 

 

1)     Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.

2)     Составление исполнителем проекта документа после необходимых 
рекомендаций, оформленного на бланке письма.

 
  При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

  Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». 
 
Журнал содержит следующие графы:

1)     номер документа, включающий номер дела;

2)     дата документа;

3)     адресат (корреспондент);

4)     краткое содержание или заголовок к тексту;

5)     отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

6)     исполнитель; 
7)     примечание. 
 
 При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

 
Отправка документов включает:

1.  Проверку правильности оформления документов;

2.  Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

3.  Проверка правильности адресования;

4.  составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5.  Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;

6.  Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт;

7.  Сроки отправки - все документы, исходящие из учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

8.  Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

9.  Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

  

  Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

  Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

  Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. 
 
 Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа  - специальный аппарат (секретариат коллегии).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. 
 Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

  Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. 

  Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная  литература:

1.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. – Введ. 1999-01-01. –  М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 52.  
2.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.  
3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.  
4. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.  
5. Кирсанова М.В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 312 с.

6. Делопроизводство. Более  120 документов. Образцы, документы.  Организация технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003. – 448 с.

7. Делопроизводство: образцы  документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. – 6-е изд., испр. – М.: Издательство «Омега-Л», 2009. – 318с.

8. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - 187с. 
9. Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. – 266с. 
10. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 168с. 
11. Ватолина М.В. Организация  работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004. 
12. ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998. 
13. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов,2003. 
14. ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ. - М., 1991. 
15. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2007. 
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2005 - 271с. 
17. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 1999 
18. Делопроизводство в системе государственного управления. РАГС.М.,2001. 
19. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006. 
20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с. 
21. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 2006. – 254с. 
22. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии // Делопроизводитель – 2005 - №2. 
23. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2007. 
24.Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - 224 с. 
25. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2007 - 91с. 
26.Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2007 - 224с. 
27. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2008 - 144с.