Контрольная работа по "Делопроизводству"

Частное учреждение образования

«Колледж бизнеса и права»

Брестский филиал

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

«Деловая  документация»

Вариант №6

 

 

 

 

 

 

Выполнила

Учащаяся 3 курса 

заочной формы обучения по специальности «Правоведение» гр. П-104

Жук Юлия Александровна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Брест, 2011

 

Содержание

1. На каком документе помещается реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)»? Где располагается данный реквизит? Расшифруйте приведенную отметку о поступлении:

ОАО «Луч»

23.08.2009

№ 231 …………………………………………………………………………….. 3

2. Охарактеризуйте состав документов распорядительной группы. Опишите правила их составления и оформления ………………………………….…….. 3

3. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно …………………………….… 8

4. Подготовьте распоряжение по магазину № 4 торговой фирмы «Продтовары» о проведении ремонтных работ в помещении магазина. Установите сроки проведения ремонта, определите конкретные виды работ, укажите исполнителей  и ответственных лиц ………………….…………….... 9

5. Список  используемой литературы …………………………………………. 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 1.

Реквизит 31 «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращённого наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Реквизит проставляется с помощью штампа или от руки. Например:

ОАО «Луч»

23.08.2009

№231

где, ОАО  «Луч» - организация регистрирующая поступивший документ, 23.08.2009 – дата поступления документа, №231 – регистрационный индекс входящего документа.

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой можно указывать время поступления (часы, минуты).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами. Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.

 

Вопрос 2.

Распорядительная  документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных  учреждений, организаций и предприятий  в целях реализации возложенных  на них функций.

Основное  назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить 

выполнение поставленных перед ним задач.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

В зависимости  от сферы действия распорядительные документы делят на:

- нормативно-правовые  акты государственного уровня;

- нормативно-правовые  акты отраслевого уровня;

- правовые  акты отдельных организаций.

Распорядительные  документы издаются на всех уровнях  управления. Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы, которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами и положениями о них.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими  органами коллегиального управления и общественными объединениями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются Верховным советом Республики Беларусь и Советом Министров Республики Беларусь.

Приказ – правовой акт издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации. Приказы и распоряжения,  издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу,  по административно хозяйственным вопросам. 

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации – автора, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

 Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и

принципы  издания приказа. Она начинается со слов «В связи», «В целях» и т.д. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной  форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами без кавычек на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением приказа возложить на …» (указывается структурное подразделение или физическое лицо).

Перед текстом  приказа располагают заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чём?». Заголовок  начинается с предлога «о» («обо») и  формулируется при помощи отглагольных существительных, например: «О создании комиссии», «Об организации отдела маркетинга».

Проект  приказа до подписания подлежит согласованию, которое осуществляется путём визирования  или проставления грифа согласования на первом экземпляре проекта.

Согласовываются приказы с исполнителями и  заинтересованными должностными лицами организации. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право, и вступают в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.

Если  приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, то он должен содержать ссылку на отменяемый документ или конкретные пункты с указанием его даты, номера, заголовка, например: «Считать утратившим силу приказ о ______ от _______ № _______».

Приказами по личному составу оформляются  приём, увольнение, перевод сотрудников, предоставление им отпуска, присвоение разряда, вынесение взысканий и  поощрения работников и т.д.

Приказы по личному составу могут составляться на одного или нескольких сотрудников, независимо от того принимаются они  на работу или увольняются.

После текста каждого пункта приводится основание, в котором указываются документы, послужившие причиной издания приказа. В соответствии с Трудовым Кодексом Республики Беларусь приказы по личному  составу объявляются работнику  под роспись. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: фразу «С приказом ознакомлен», подпись работника, расшифровку его фамилии, дату ознакомления.

Распоряжения – правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам основной деятельности организации (коллегиального органа государственного управления) единолично руководителем или его заместителем. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только в распорядительной части используются слова «Предлагаю», «Обязываю».

Указание – правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящих органов управления.

Указание  составляется и оформляется аналогично приказу по основной деятельности и  распоряжению. Ключевыми словами  при этом являются «Предлагаю» либо «Обязываю».

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными или совещательными органами  в целях решения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и др.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными  органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия).

Ключевыми словами распорядительной части  являются «Постановили» и «Решили». 

 

Вопрос 3.

Докладная записка – это документ информационного  характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости  от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчётные (о  завершении работ, результатах командировки, проверки).

Реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения (организации), название вида документа,  дата, регистрационный  индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для формата  А4), текст, подпись.

Текст докладной  записки делится на две части: вводной и основной. В вводной части характеризуется состояние вопроса, проводится его анализ, указываются факты послужившие причиной для написания докладной. В основной части излагаются выводы и предложения, о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами, просьбы.

Различают внутренние (направляемые руководителю своей организации) и внешние (адресованные руководителю вышестоящей организации) докладные записки. Внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию руководителя с целью повысить эффективность  деятельности организации.

           

Планово- экономический  отдел   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		Директору ОАО «Макроникс»   Крылову Е.Л.
07.12.2011               № 10
г. Брест

 

 

О приобретении компьютеров

 

 

В связи  с приведением и в негодность списанием старых компьютеров возникла необходимость в приобретении новых  компьютеров для каждого сотрудника отдела. Имеющейся в наличии техники  недостаточно для быстрого и качественного  выполнения работ.

Принимая  во внимание вышесказанное, прошу выделить средства для

 закупки  4 (четырёх) компьютеров для планово-экономического  отдела.

 

 

Начальник отдела И.И.Иванов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 4.

ОАО «Продтовары»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.12.2011     №4

г. Брест

 

 

О проведении ремонтных работ

 

 

В соответствии с предписанием Главного санитарного  врача г. Бреста Иванова И.И. от 01.10.2011 №3

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Директору  магазина №4 Смирновой С.С.  подготовить к 10.12.2011

складское помещение  для проведения ремонтных работ, в срок с 10.12.2011 по 24.12.2011.

2. Заместителю  директора по хозяйственной части  Петрову В.В. выделить из состава  ремонтной бригады группу в  составе двух человек:

- Сергеева П.П., электромонтёра третьего разряда, для замены электропроводки, светильников и выключателей;

- Николаева С.М., маляра-штукатура, для окраски стен и потолка;

3. Заместителю  директора по хозяйственной части  Петрову В.В. обеспечить рабочую  группу необходимыми строительными  материалами.

4. Ответственным за проведение ремонтных работ назначить

заместителя директора по хозяйственной части  Петрова В.В.

 

 

Директор ОАО «Продтовары» В.Л.Михайлов

 

 

Главный инженер

(подпись)  В.В.Крот

07.12.2011

 

 

Юрисконсульт

(подпись)  О.В.Зотов

07.12.2011

 

Список используемой литературы:

1. Государственный  стандарт Республики Беларусь  СТБ 6.38-2004.

2. Методические  указания по практическому применению  Государственного         стандарта  Республики Беларусь СТБ 6.38-2004.

3. Деловая документация: учебное пособие / Н.М. Мусаткова. – Минск: Беларуская Энцыклапедыя iмя П.Броукi, 2009.

4. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое  обеспечение управления: учебное  пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха / под редакцией В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.