Индивидуальная работа по делопроизводству

     Игорь КЛОКОВ

     Журнал  «Секретарское дело»  №4, 2008 год,  стр. 62

 
1.4 СТАТЬЯ «РАЗРАБОТКА КОРПОРАТИВНОГО САЙТА»

    «Виртуальные  возможности Интернета  могут помочь в удовлетворении реальных потребностей»

     Георгий Александров

     Web-сайт компании сегодня — необходимый элемент корпоративной культуры. Это самый быстрый и эффективный способ коммуникации между предприятием и обществом, представления возможностей и намерений 
компании в глобальном масштабе. Более того, по мере «интернетизации» населения виртуальная среда способна приносить и вполне реальные доходы, если речь идет, например, о поддержании партнерских отношений, распространении прайс-листов, каталогов или электронной торговле.

     Виды  сайтов

     В зависимости от назначения и функциональности можно выделить несколько видов коммерческих интернет-сайтов.

1. Сайт-визитка — самый простой, обычно состоит из одной страницы, содержит информацию о компании, услугах и контактную информацию.
2. Промо-сайт предназначен для продвижения товара или услуги. Как правило, содержит привлекательную графику, интересное наполнение.
3. Сайт-магазин - интерактивный ресурс для интернет-торговли. Может быть как вспомогательной, так и основной торговой площадкой 
   коммерческой фирмы. Содержит специальные инструменты для просмотра каталога, выбора товара, заказа («наполнения корзины»), предусматривается механизм оплаты и доставки. Помимо основной функции используется также для рекламы компании или товара.
4. Корпоративный сайт — многофункциональный ресурс крупной компании, имеет сложную структуру, множество разделов, содержит большое количество информации. Для его поддержания и развития предусматриваются специальные инструменты управления.
5. Портал — тематический сайт, обычно не привязанный к компании, а посвященный отдельной теме или отрасли. Его функциональность еще выше, чем у корпоративного сайта, включаются возможности функционирования форумов, чатов, ведения блогов (персональных журналов).

     Вне зависимости от вида (назначения) сайта  при его разработке отдельно рассматриваются  его составляющие.

1. Дизайн — внешний вид, единый стиль оформления всех разделов. Как правило, коммерческие сайты имеют уникальный, а потому недешевый дизайн. В то же время существует возможность использования типовых вариантов дизайна (темплейты, шаблоны), которые предлагаются многочисленными программами для разработки сайтов, такими, например, как FrontPage.

  Уникальный, эксклюзивный дизайн — дорогое удовольствие, но это необходимое условие, если речь идет об имидже компании.

2. Контент — информационное наполнение. К сожалению, на это мало кто обращает внимание, как-то упускается из виду, что сайт — форма представления информации, а сама информация — это и есть пресловутый «контент». Считается, что его легко «залить», порывшись по Интернету, то есть попросту позаимствовав у коллег и конкурентов. Это также неверно, как и то, что дизайн по шаблону может быть хорошим. Контент должен быть эксклюзивным, полезным, увлекательным — тогда и ваш сайт будет привлекательным и посещаемым. Грамотно представленный контент существенно повышает основной показатель популярности сайта — «индекс цитируемости».
3. Юзабилити — от английского usability — удобство употребления. Иногда под ним понимают просто грамотную навигацию, то есть удобство перемещения по сайту, его разделам, возможность легко найти нужную информацию. Навигация связана с дизайном, но требует отдельного внимания и согласования при разработке.

     Основные  и дополнительные разделы

     В зависимости от назначения сайт имеет  разделы. Перечислим наиболее популярные из них, с кратким анализом, плюсами  и минусами. Поскольку мы ведем  речь о корпоративном сайте, то затронем именно этот вид.

1. Профиль компании. Содержит описание компании, видов деятельности, миссии, партнеров, организационной структуры
2. Новости. Полезный раздел, пользуется популярностью. Если он ведется регулярно и правильно, это способствует укреплению имиджа компании, популярности, интересу к ней со стороны клиентов и партнеров. Но если его долго не обновлять, это может принести вред вместо пользы.
3. Пресса. Еще один PR-раздел, содержит благожелательные отзывы о компании в СМИ. Также должен регулярно обновляться, чтобы «пиар», то есть положительное общественное мнение о фирме, не стал «черным пиаром».
4. Магазин. Назначение раздела понятно из названия. Излишне говорить о его важности, особенно для торговой компании.
5. Статьи. Подборка информационных материалов по профилю деятельности организации. Повышает посещаемость сайта, способствует популярности ресурса и компании.
6. Вакансии. В любой компании периодически возникает потребность в обновлении кадров или расширении штата. Размещение информации о свободных рабочих местах— не самый плохой способ поиска новых сотрудников: раз уж претендент побывал на вашем сайте, он уже кое-что знает о компании и как минимум интересуется этой сферой деятельности.
7. Ссылки. Раздел содержит полезные ссылки для посетителей сайта по темам, связанным с деятельностью компании. Иногда заменяется баннерообменной площадкой, где размещаются баннеры дружественных или тематически схожих сайтов. Также повышает посещаемость ресурса.
8. Карта сайта. Если ваш сайт имеет сложную структуру, этот раздел поможет пользователю в ней сориентироваться. В схематическом виде представляются страницы сайта и переходы между ними.

     Кроме основных разделов на сайте могут  быть реализованы и дополнительные сервисы, такие как:

• анонимные тематические опросы;
• анкетирование посетителей;
• контекстный поиск по сайту;
• регистрация и авторизация пользователей для допуска к определенным разделам или сервисам сайта;
• подписка на рассылку определенной информации;
• ответы на вопросы;
• on-line консультации со специалистами.

     Все разделы и страницы могут и  даже должны иметь место для размещения баннеров. Баннеры помогают ресурсу окупаться и повышают его посещаемость.

     Грозное слово «ТЗ»

     Все особенности разрабатываемого сайта  прописываются в техническом  задании (ТЗ). Это нормативно-технический  документ, устанавливающий комплекс требований к разрабатываемому проекту. Может быть приложением к договору на реализацию проекта или отдельным документом. Другими словами, ТЗ — это описание сайта и подробный список работ, которые планируется провести по его разработке и продвижению.

     ТЗ  включает:

• назначение сайта (концепцию);
• маркетинговый план (план развития сайта);
• анализ сайтов-конкурентов;
• анализ целевой аудитории;
• способы оптимизации под поисковые системы Интернета;
• структурную схему сайта и систему навигации;
• описание контента;
• общий расчет стоимости сайта с обоснованием экономической эффективности.

     Желательно, чтобы к ТЗ прилагался календарный план выполнения работ, упомянутых в нем.

     Как видно, полное ТЗ – довольно объемный и сложный документ, разработка которого нередко составляет до половины стоимости всех работ по созданию сайта. ТЗ может подготовить как сам заказчик, так и – по его просьбе –представитель разработчика. Чаще всего это совместно разработанный документ.

     ТЗ  является неотъемлемой частью договора на разработку веб-сайта. На его основе оформляется акт сдачи-приемки выполненных работ. Главное – ТЗ позволяет заказчику определиться, чего же он все-таки хочет, спуститься с небес на землю, перейти от абстрактных туманных рассуждений к языку конкретики, обнаружить и заполнить пробелы в собственном проекте. Именно с ТЗ ваш сайт начинает свою жизнь.

     Жизненный цикл

     В целом типовой цикл создания интернет-проекта включает вполне определенный перечень работ:

1. определение целей и задач;
2. определение целевой аудитории сайта (ЦА) и анализ размещаемой информации с учетом ЦА;
3. разработку общей интернет-стратегии компании. Здесь, помимо обобщения информации о целях ресурса и методик их достижения, приводится анализ конкурентных сайтов, замечания и рекомендации по структуре и функциональности, а также план продвижения (раскрутки);
4. разработку технического задания на сайт, сметы и календарного плана работ;
5. дизайн-концепцию;
6. разработку макета главной, а затем и последующих страниц;
7. общую HTML-верстку;
8. разработку анимационных элементов (если концепция это допускает);
9. проработку функциональности сайта;
10. перенос контента на сайт;
11. запуск локальной «пилотной» версии сайта (на локальном компьютере), тестирование;
12. перенос сайта на хостинг, тестирование в сети.

     И это только начало! Как ни банально звучит эта фраза, но с разработки сайта, как правило, только начинается жизнь компании в сети. Сайт, как  и любой элемент имиджа, при небрежном к нему отношении вместо плюсов способен принести минусы. В самом деле, какое вы получите впечатление о компании, если зайдя на ее сайт, увидите, что последние новости датированы позапрошлым годом? Поэтому все чаще в штатных расписаниях присутствует должность «администратор сайта», пусть даже совмещенная с какими-то другими, околокомпьютерными или околоинформационными.

     Игорь КЛОКОВ

     Журнал  «Секретарское дело»  № 5, 2008 год,  стр. 50

 
1.5 СТАТЬЯ «НОУТБУК И ЭРГОНОМИКА»

     В последнее время портативный  компьютер — ноутбук — становится очень популярен у деловых людей. Бывает, что он даже вытесняет стационарный компьютер в офисе. Оно и понятно: цены на этот некогда элитный вариант PC становятся все более доступными, а по функциональности он ничуть не уступает «большому брату». Ноутбук можно брать с собой домой, в командировку и даже в отпуск для продолжения работы, да и просто так — для удовольствия, для развлечения. Причем сейчас уже и у нас совсем не редкость беспроводной доступ в Интернет. Подкатив с ноутбуком к какому-нибудь «хот-споту», можно с удобством погрузиться в сеть, в том числе и бесплатно.

     Есть, правда, несколько моментов, которые  дают преимущество стационарному компьютеру. Прежде всего, это недостаточное удобство и эргономичность работы с ноутбуком, ведь он задумывался как вынужденное, аварийное средство труда. А если вам приходится проводить с компьютером ежедневно много часов, такой вариант может быть не только неудобен, но и небезопасен. Клавиатура у ноутбука имеет ограниченный набор клавиш. Вместо мыши — тач-пад, который не отличается такой точностью, как манипулятор-мышь. И главное — монитор располагается не под тем углом и не на том расстоянии, чтобы удобно было в него долго смотреть. Казалось бы, все, конец! Придется отказаться от постоянного использования подобного инструмента в офисе! Но не тут то было. Производители уже подумали о наших проблемах и предложили варианты их решения.

     Эргономика

     Как известно, наилучшим по эргономике вариантом размещения монитора считается следующий:

• центр экрана – на  уровне глаз или на 10-15 см ниже, чтобы голову можно было держать прямо при прямой спине;
• плоскость экрана – перпендикулярно взгляду на расстоянии вытянутой руки.

     Клавиатура  и монитор должны находиться строго напротив вас. Причем если вы больше работаете с мышью, то место ей — примерно по центру, а не за пределами части стола, соответствующего ширине плеч. Клавиатура при этом временно отодвинута. Если чаще используется клавиатура, то удобно будет поместить ее на выдвижной полочке строго перед вами, а мышь — на столе, приблизительно по центру. Локти должны свободно висеть или опираться на подлокотники, находясь как можно ближе к туловищу. Чем шире расставлены локти, тем сильнее придется напрягать предплечья и запястья, стараясь развернуть кисти наружу. Это быстро приводит к появлению «запястного» или «карпального» синдрома, часто встречающегося у людей, которые много работают за компьютером.

     Что приделать к ноутбуку?

     Итак, для того, чтобы превратить ноутбук в удобный офисный инструмент, нужно поднять и выровнять монитор и опустить клавиатуру (казалось бы, требования невыполнимые!). А еще подключить мышь вместо трек-бола или тач-пада. Последняя позиция вполне выполнима. Что делать с первыми? Оказалось, уже сделано. Целый ряд фирм в настоящее время занят производством подставок разного рода. Более других преуспела, пожалуй, фирма Logitech. Ее подставка-пюпитр Alto cordless — это комплексное решение для превращения ноутбука в удобный настольный компьютер. Cordless в названии означает «беспроводной». Хотя тут производители явно слукавили. Совсем без проводов им обойтись не удалось. Но все же обошлись без них при подключении клавиатуры. Для этого используется радиочастотное соединение. Почему именно радиочастотное, а не инфракрасное? Да потому что клавиатуру иногда нужно убрать под стол, на специальную полочку. Инфракрасное соединение в этом случае не работало бы, для него требуется прямая видимость.