Индивидуальная работа по делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный

 экономический  университет» 
 
 
 
 
 

Кафедра технологии производства 
 
 
 
 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ  РАБОТА

по курсу  «Делопроизводство» 

Вариант №13 
 
 
 
 
 
 

Студент УЭФ

1-й курс, РЭТ-1    (подпись)    В.С. Медведь

(дата) 

Проверил     

доцент     (подпись)    В.В. Паневчик

(дата) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2012

СОДЕРЖАНИЕ 

1. Статьи  из журнала «Секретарское дело»
1. Статья «Сетевой органайзер Google»
2. Статья «Многофункциональные устройства с хорошей родословной»
3. Статья «Программы-управленцы»
4. Статья «Разработка корпоративного сайта»
5. Статья «Ноутбук и эргономика»
2. Правила оформления реквизитов
3. Правила подготовки организационно-распорядительные документов
4. Студенческие документы
5. Распорядительные документы
1. Приказы по основной деятельности
2. Приказы по личному составу
6. Справочно-информационные документы
7. Документы, входящие в состав личного дела
8. Деловое письмо
9. Переписка с иностранным корреспондентом

1 СТАТЬИ ИЗ ЖУРНАЛА  «СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО»

1.1 СТАТЬЯ «СЕТЕВОЙ  ОРГАНАЙЗЕР GOOGLE»

     Как известно, органайзер — просто хорошо организованный блокнот со множеством закладок, разграфленными страницами, календарями, маркерами, бланками и т. д. Все для того, чтобы деловому человеку или человеку, который дорожит своим временем и ответственно относится к своим обязанностям, ничего не забыть и сделать максимально больше дел. Это, разумеется, не слуга и не какой-то чудесный инструмент. Никто кроме владельца не сможет его заполнить полезной и актуальной информацией. Но органайзер помогает ее организовать и иметь к ней удобный доступ.

     На  смену блокнотам-органайзерам в  наше время пришли их электронные  и компьютерные аналоги. Это либо специализированные электронные 
устройства, либо программы, которые представляют возможности 
органайзера на экране компьютера. Принципиально они ничем не 
отличаются от старших собратьев: разница в том, что информация заносится не вручную, а с клавиатуры или какими-нибудь «электронными 
чернилами». Популярный интернет-ресурс Google, известный своим мощным поисковиком, предложил вариант сетевого органайзера под скромным  названием Календарь. Его принципиальное отличие — в глобальной доступности. И это действительно принципиально! Ведь такой органайзер — практически интерактивный инструмент. Он не просто помогает своему хозяину  составлять расписание своей активности, но и реально следовать ему, например, самостоятельно рассылая уведомления и напоминания по электронной почте и даже по мобильному телефону. Для этого его не нужно включать или открывать, ведь Интернет и Google работают круглосуточно.

     Просто, как все гениальное

     Календарь Google, как и большинство сервисов портала, бесплатен. Условие доступности только одно: регистрация и получение эккаунта (аккаунта, как он назван в русской версии). Эккаунт или учетная запись — это ваша личная зона в пространстве портала Google, а значит и в пространстве сервиса. С одним эккаунтом можно создавать бесконечное количество календарей по любой тематике. Правда, в этом не всегда есть смысл, ведь календарь как раз и ценен тем, что в нем все события сведены и привязаны к нашему единственному реально ценному ресурсу — времени. Календарь заявлен как инструмент для домашнего использования. Но нет никаких ограничений для его профессионального применения. Более того, некоторые возможности, например, рассылка e-mail, как раз более подходят для профессионального применения.

     Расписание  событий легко трансформируется из одного вида в другой: расписание на день, неделю, месяц или ближайшие четыре дня. Для каждого мероприятия (события) создается отдельная электронная форма-карточка, где указываются все его характеристики: название, дата, место, время, уровень доступа, а также способы напоминания и варианты приглашения гостей (по электронной почте). Только вы решаете, гости могут видеть (или не видеть) других приглашенных, и приглашать (не приглашать) других. Гости могут ответить на приглашения по электронной почте независимо от того, используют они сами сервис Календарь Google или нет. Мероприятие может быть открытым или закрытым, для ограниченного контингента, то есть для гостей, чьи e-mail перечислены в разделе Гости.

     Когда мероприятие создано, оно появляется во всех видах представления календаря, причем очень наглядно, с возможностью получения дополнительной информации при подведении курсора мыши

     Примечательно, что к своему календарю можно  добавлять любое количество других календарей, как индивидуальных, так и общих. Это делается очень просто, выбором подходящего вам варианта добавления из выпадающего списка. Например, интересно и полезно разбавить собственный календарь расписанием праздников. В Google уже составлены такие расписания для различных стран и наций. Для примера добавим календари еврейских праздников (пожалуй, он самый богатый) и русских (гораздо скромнее) Каждый из этих календарей оформлен в своей цветовой гамме, поэтому легко ориентироваться, какой праздник из какого календаря позаимствован. Чтобы показать или скрыть мероприятия из разных календарей в своем, достаточно отметить флажками эти календари (или убрать отметку) в разделе Мои календари.

     Вседоступность, но не вседозволенность

     Можно предоставить другим людям доступ ко всей информации календаря. Эта функция полезна в том случае, если календарь отображает события, происходящие в компании, и ее работники совместно участвуют в них. Кроме того, можно указать только конкретных пользователей (по адресу электронной почты) и предоставить доступ лишь к отдельным событиям календаря. Эти пользователи смогут либо только читать, либо изменять, либо обсуждать события — живая коллективная работа.

     Если  информация должна быть абсолютно свободной, например, при проведении рекламных  мероприятий, PR-акций, доступ к календарю можно сделать открытым и для поиска поисковыми машинами. Все опции доступности управляются легко и наглядно, буквально за пару щелчков мыши, выбором из выпадающих вариантов.

     Что касается внешнего вида, то при всей строгости заданных форм остается и простор для самовыражения. Можно, например, менять цвет событий (мероприятий) из различных календарей. Это тоже делается мышкой, просто выбирается понравившийся цвет из выпадающей палитры.

     В календаре есть встроенный поиск, с  его помощью в обширном заполненном расписании проще находить нужные события или уточнять дату уже проведенных мероприятий для отчета.

     Режим просмотра можно сделать «щадящим»: не выводить на экран сразу все расписание, а определить на табличном календарике отдельные даты и просматривать расписание только на эти дни.

     Те, кто привык пользоваться другими  электронными программными органайзерами, могут перенести свое расписание в Календарь Google, используя процедуру импорта. То есть не нужно вручную перенабирать то, что уже один раз введено в электронном виде.

Плюсы:

• разумная организация, привычная по многочисленным аналогам;
• удобство при заполнении, использование выбора вариантов вместо их описания;
• бесплатная доступность из любой точки мира;
• встроенный поиск событий;
• использование возможностей Интернет, в том числе электронной почты и доступа к сервису CMC мобильных телефонных сетей;
• управление доступностью, сохранение конфиденциальности;
• подключение других календарей-органайзеров из Интернета;
• импорт событий из других программных органайзеров, например, MS Outlook.

Минусы:

• обязательное наличие доступа в Интернет;
• обязательная регистрация;
• риск потери данных в кризисных ситуациях, например, в случае атаки на серверы Google (конечно, это маловероятно, но все же);
• затрудненный поиск (при неточном использовании названий календарей и большом их количестве);
• вероятность использования сервиса организаторами спамовых рассылок;
• наверняка впоследствии Google за свой бесплатный сервис что-нибудь попросит взамен. Ведь бесплатный сыр — сами знаете где!

     Итак, новый сервис Google (сейчас доступна его пробная версия, так называемая «ВЕТА») — удобный способ организации времени как личного, так и рабочего. У него масса достоинств, хотя есть и определенные недостатки или, точнее, особенности.

     Плюсов  все-таки больше, если не по количеству, то по сумме и важности получаемой функциональности. Нужно только помнить, что Календарь Google — это не чудо, не фокус, а инструмент. Чтобы получать от него пользу, необходимо с ним работать, то есть заполнять и использовать в качестве справочного информационного ресурса. Тогда он действительно волшебным образом сэкономит ваше время и увеличит производительность работы.

     Игорь КЛОКОВ

     Журнал  «Секретарское дело»  № 3, 2008 год,  стр. 58

 
1.2 СТАТЬЯ «МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА С ХОРОШЕЙ РОДОСЛОВНОЙ»

     Не  так еще давно, по человеческим меркам, самыми лучшими и самыми популярными печатающими устройствами в наших краях были матричные принтеры производства фирм Epson и OKI. Это были безусловные лидеры, и кое-где, в очень укромных и консервативных офисах они стрекочут до сих пор! Однако для сферы информационных технологий полтора десятка лет — большой срок. За это время сменилось уже несколько поколений оборудования. А признанные некогда мэтры не хотят сдавать завоеванных высот! Обе фирмы упорно ищут, как можно угодить потребителю в современных условиях. И независимо друг от друга пришли к одинаковым решениям: многофункциональные устройства (МФУ).

     Струйный  Epson с пигментными чернилами

     Новый МФУ Epson Stylus СХ4300 — скромный, но выносливый и стильный трудяга, выполняющий функции и принтера, и сканера, и копировального аппарата. С помощью драйвера можно производить многочисленные настройки печати, выбирать качество, размеры, поворачивать изображение, зеркально отображать, даже производить двустороннюю печать. А, кроме того — калибровать, диагностировать и исправлять ошибки принтера. Двусторонняя печать — изюминка данного аппарата. Именно в этом режиме выявляется главное достоинство его печати: чернила не расплываются и не боятся влаги. Известно, что обычная струйная печать с двух сторон листа невозможна, поскольку бумага впитывает чернила и изображение просвечивает с обратной стороны. Решить проблему удалось с помощью пигментных чернил. Частицы пигмента в них заключены в полимерную оболочку и мгновенно закрепляются на бумаге, не растекаясь и не впитываясь. Отпечатки выходят почти сухими из принтера, при этом изображение прочное, не размазывается. По утверждению производителя, долговечность отпечатков доходит до 200 лет! Еще одна «фишка» печатающей ипостаси аппарата — раздельные картриджи. По мнению производителя, это делает печать весьма экономной. Когда заканчиваются чернила одного цвета, не нужно выбрасывать весь блок, меняется только этот картридж.

     OKI на светодиодах

     Фирма OKI предлагает МФУ совсем другого класса — OKI С3530 MFP, полноцветный аппарат на базе светодиодной печати. Он рассчитан на группы работников до 5-10 человек, хотя это скорее по западным меркам, поскольку в паспорте обозначена производительность 35 тысяч страниц.