Документирование управленческой деятельности на предприятие гостеприимства

    Начальник отдела                            Подпись                        И.О. Фамилия

    Номенклатура  дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях гостиницы не допускается. 
 

    Глава 4 Документооборот  в гостинице. Основные принципы рациональной его организации

    Несмотря  на, что гостиница существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в гостинице осуществляется Общим отделом.

    Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

    Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

    Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

    Анализируя  документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к  его росту. В документационном обеспечении  Компании выделяют три группы документов:

    – поступающие (входящие);

    – отправляемые (исходящие);

    – внутренние.

    Стабильное  увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной  структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования  новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

    Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое  количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

    Из  филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

    Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются  на бланках и имеют установленный  состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

    – бланк Компании для письма;

    – бланк для письма Управления развития бизнеса;

    – общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

    Внутренние  документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

    – Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

    – Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

    – Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

    Учитывая  постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что  количество внутренних документов возрастает.

    Внутренние  документы в Компании оформляются  на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

    Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

    Необходимо  отметить, что при внутренней переписке  сотрудники Компании используют два  вида документов – докладные и  служебные записки.

    Исполненные документы группируются в дела в  строгом соответствии с номенклатурой дел. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

    В дело подшиваются только исполненные  документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует  о завершении работы над документом.

    Включение в дело документов, не относящихся  к нему, а также черновиков и  копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

    Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются  в службе персонала.

    Формирование  дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность  их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

    Обложка дела оформляется следующим образом:

    Ø  название организации

    Ø  наименование подразделения;

    Ø  номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

    Ø  заголовок дела;

    Ø  год заведения или квартал года;

    Ø  том дела;

    Ø  срок хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 5 Схема движения входящей документации в гостинице

    Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

    При первичной обработке корреспонденции  проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

    Конверты  с документами, в том числе  и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются  конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

    Ø  адрес отправителя;

    Ø  время отправки и получения документа;

    Ø  при поступлении личных или доплатных документов.

    На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп, он проставляется  в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и  даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются  и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

    Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

    Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

    Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

    На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

    Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время.

    Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора гостиницы передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

    Для этого необходимо составить классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу. Это  нужно сделать для того, чтобы  одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

    После рассмотрения документов Генеральный  директор наносит резолюцию –  распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии  разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

    В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 6 Схема прохождения исходящих документов в гостинице

    Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

    Ø  составление проекта документа исполнителем;

    Ø  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

    Ø  согласование проекта документа;

    Ø  подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

    Ø  регистрация документа;

    Ø  отправка документа адресату;

    Ø  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

    Проект  исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или  вернуть его на доработку исполнителю.

    Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.

    В гостинице проект исходящего документа  обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

    После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту  для регистрации.

    Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.