Документирование управленческой деятельности на предприятие гостеприимства

">    Общие правила оформления документов говорят, что в документах не допускаются  исправления, черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.

    Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

    Ø  Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).

    Ø  Дата документа.

    Ø  Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.

    Ø  Подпись

    Чтобы документы организации имели  юридическую силу, в них так  же должны быть указаны:

    Ø  Название вида документа, за исключением писем

    Ø  Номер документа

    Ø  В определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об утверждении документа.

    Ø  Подпись должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия) должностного лица.

    В документах организации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае, если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. В случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую пометку должности и расшифровки подписи.

    В тех случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны  несколько подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его подпишут все соответствующие лица.

    Классификация документов

    Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков  содержания, формы составления и  др. с целью организации и повышения  эффективности работы с ними.

    Условно документы можно разделить на следующие виды:

    – По содержанию (важнейший вид классификации) – это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета,  
подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;

    – по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

    – по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

    – по месту составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

    – по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

    – по происхождению (официальные, личные);

    – по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

    – по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

    – по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

    – По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

    – По количеству затронутых вопросов (простые и сложные)

    – По ограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)

    – По степени обязательности (информационные, директивные)

 

 

    Глава 2 Служба ДОУ как  структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность

    Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

    Служба  делопроизводства в гостинице «Турист» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

    Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется  начальником, который подчиняется  непосредственно Генеральному директору  Компании. Основными функциями Управления делами являются:

    – Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

    – Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

    В состав Общего отдела входит:

    1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются: прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрация документов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправка документов, информационно-справочная работа с документами;

    2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняет следующие функции: снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

    Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[1], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях гостиницы «Турист». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

    Организационная структура службы документационного  обеспечения управления гостиницы «Турист» – Общего отдела

       

    ________ – непосредственное подчинение

    – – функциональное подчинение 

    Основными задачами Общего отдела являются: обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы, методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота, унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании и др.

    Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

    Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом гостиницы «Турист» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

    Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно – правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 3 Документы, определяющие порядок работы с  документами на предприятии  сферы гостеприимства

    Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральным  директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

    Общие положения.

    Правила подготовки и оформления документов, требования к реквизитам документов.

    Организация документооборота

    Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив.

    Подразделения гостиницы осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

    Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

    Номенклатура  дел – это систематизированный  список наименований дел, образующихся в делопроизводстве гостиниц.

    Сводная номенклатура дела гостиницы должна отражать полный комплекс дел каждого  подразделения и быть оформленной  согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти».

    Номенклатуры  дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел гостиницы и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

    Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые  предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

    – наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;

    – определение участка работы или «опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т.п.

    Если  дело содержит переписку, следует указывать  – с кем и по какому вопросу  она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

    При формулировании заголовка употребляются  термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.

    Составление заголовков «Разная переписка», «Дело  с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и  т.п. не допускается.

    Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:  

    Номенклатура  дел

    (название  отдела)

    на 200__ год