Документирование управленческой деятельности на предприятие гостеприимства

    После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его  номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

    Затем исходящие документы в тот  же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса  подшиваются в дело с исходящей  перепиской. 
 

    Глав 7 Работа с внутренними документами в гостинице

    В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных  подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

    Гостиница имеет в своем составе несколько  филиалов, территориально находящихся  за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

    Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную  форму с возможностью поиска по максимально  большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

    Следует разработать все необходимые  нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

    Внесены изменения в следующие этапы  делопроизводства:

    – первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

    – регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

    – формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела гостиницы);

    – при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы гостиницы.

    3. Внесены предложения по усилению  контроля за соблюдением правил  оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

    4. Необходимо составить номенклатура  дел Компании с учетом сроков  хранения документов в соответствии  с Перечнем.

    5. Предлагается внедрить автоматизированную  систему документационного обеспечения  управления.

    6. Необходимо сократить количество  внутренних документов (при внутренней  переписке сотрудников Компании  предлагается использовать только  докладные записки и только  по вопросам, которые невозможно  решить путем устных переговоров).

    7. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

    8. Необходимо перейти к автоматизированной  системе делопроизводства. Первоначально  обработка документов в гостинице  осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной  структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

    Оценка  традиционных технологий приводит к  осознанию необходимости использования  для работы с документами новых  методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания в гостинице, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

    Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

    Компьютерная  система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

    Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

    В целом, анализируя результаты внедрения  вычислительной техники в организацию  делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям  уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники. 

    Список  использованной литературы

1. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005. – 359 с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2008.
3. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 2004.
4. И. А. Гущина, Н. А. Зайцева  «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме»