Документирование деятельности государственных учреждений

На бланках  допускается располагать ограничительные  отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные  требования к бланкам документов являются едиными для страны и  обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается: размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме; составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе; «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации; произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта; размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения); размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО

ОБЩЕСТВА «ЮТК»

2.1 История. Организационная структура производства ОАО «ЮТК»

Самые первые факты  летописи астраханской связи относятся  к 1884 году. Именно тогда была установлена  телеграфная связь с Царицыным  и зазвонили первые двенадцать астраханских телефонов.

Предшественником  ОАО “Связьинформ” было созданное в 1943 году Астраханское областное управление связи. В 1967 году оно было преобразовано в Астраханское областное производственно-техническое управление связи (ОПТУС), а в 1991 году - в государственное предприятие связи и информатики “Россвязьинформ” Астраханской области (ГПСИ).

В ходе структурной  перестройки из состава ГПСИ вышли  в качестве самостоятельных предприятий  Фельдсвязь, Спецсвязь, Роспечать, Государственная  инспекция электросвязи, областной радиотелевизионный передающий центр и структурные подразделения почтовой связи.

24 ноября 1993 года  в результате приватизации было  создано акционерное общество  открытого типа “Связьинформ” Астраханской области. В течение последующего времени оно существовало как зависимое общество холдинга “Связьинвест”. После акционирования производственная база предприятия сделала значительный рывок вперед в качественном отношении. Декадно-шаговые АТС в 1995 году были полностью выведены из эксплуатации, их заменили станции цифрового типа. В настоящее время городские телефонные сети располагают координатными, электронными и квазиэлектронными АТС. До 1999 года на сельских телефонных сетях использовались исключительно координатные станции. Сегодня же в районах области установлено 10 цифровых АТС.

В 1994 году в Астрахани  начала работать комбинированная АМТС типа EWSD производства немецкой корпорации “Siemens”. К настоящему времени станция насчитывает 12 выносных концентраторов. В 1997 году в Астрахани была запущена электронная станция типа SDX-100 корейского производства -“Samsung”.

2001 год вошел  в историю предприятия как  поворотный к новому пути развития. 5 декабря акционеры компании  на своём внеочередном собрании  большинством голосов одобрили  вхождение ОАО “Связьинформ” Астраханской области в объединенную компанию связи Юга России путём присоединения к ОАО “Южная телекоммуникационная компания”.

С 1 ноября 2002 года предприятие стало региональным филиалом ОАО "Южная телекоммуникационная компания".

Схема расположения организационной структура производства Астраханской области ОАО «ЮТК»приведены в приложении А.

2.2 Общее положение

Открытое акционерное  общество «Южная телекоммуникационная компания», расположенного по адресу: 350000 г. Краснодар, ул. Карасунская, 66, и зарегистрированного в едином государственном реестре юридических лиц № 186 П от 20мая 1994г., создан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными нормативными актами Российской Федерации и Уставом ОАО «ЮТК».

Открытое  акционерное  общество «Южная телекоммуникационная компания», далее именуемый «Филиал», создан на основании решения Совета директоров.

Место нахождения : 414000, Астраханская обл., г. Астрахань, пер. Театральный, 7/8.

Филиал является обособленным подразделением , расположенным вне места нахождения и осуществляющим функции ОАО «ЮТК», в том числе функции представительства, в соответствии с настоящим Положением. Филиал не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО «ЮТК», в лице директора Филиала.

Ответственность за деятельность Филиала несет ОАО «ЮТК». На имущество, переданное Филиалу, может обращаться взыскание по долгам ОАО «ЮТК».

Филиал имеет  собственную круглую печать и  угловой штамп с наименованиями ОАО «ЮТК» и Филиала, а также фирменные бланки с символикой ОАО «ЮТК».

Филиал имеет  расчетные и иные счета в банковских учреждениях по месту нахождения Филиала.

Структурное подразделение  Филиала имеет собственную круглую  печать и угловой штамп с наименованиями ОАО «ЮТК», Филиала и структурного подразделения, а также фирменные бланки с символикой ОАО «ЮТК».

2.3 Функции, цели и виды деятельности ОАО «ЮТК»

Филиал осуществляет следующие функции: ведение работы по выявлению, фиксации рисков и принятию мер по их минимизации; эксплуатация, техническое обслуживание и ремонт средств связи и иного оборудования, заданий и сооружений, в том числе линейно-кабедьных и энергетических, закрепленных за Филиалом; развитие телекоммуникационной сети для обеспечения передачи информации различного вида (голосовая, данные и другие); разработка схем развития и размещения на обслуживаемой территории средств связи, Планирование развития сетей связи в зависимости от потребностей потребителей услуг связи; внедрение новых технологий связи; обслуживание массовых мероприятий по договорам с учреждениями, предприятиями (в том числе телеголосование, «горячая линия» и т.д.); проведение работ по повышению качества и эффективности использования средств электрической связи и проводного вещания; продвижение услуг связи, предоставляемых филиалом, на региональном телекоммуникационном рынке в соответствии с маркетинговой стратегией; обеспечение выполнения государственных и межотраслевых программ в части создания и развития средств связи; оперативное и технологическое взаимодействие с подразделениями операторов междугородной и международной телефонной связи, в т.ч. по вопросам развития внутризоновых первичных сетей и местных сетей и предоставления услуг связи; строительство и ремонт объектов связи, контроль за ходом выполнения и качеством выполнения строительно-монтажных работ, приемка объектов связи в эксплуатацию; разработка и проведение мероприятий по охране объектов связи, в том числе линейно-кабельных сооружений связи; организация продаж услуг связи, работ, в т.ч. заключение договоров  на оказание телекоммуникационных услуг с пользователями и VIP- клиентами региона; организация и ведения расчетов, в т.ч. прием платежей от населения и организаций за услуги связи; ведение работ по снижению дебиторской задолженности, в т.ч. с Федеральными органами на региональном уровне; рассмотрение предложений, заявлений и жалоб пользователей услуг связи, разработка и проведение мероприятий по устранению причин их возникновения; организация работы по присоединению к сети связи пользования и межсетевому взаимодействию с операторами сетей электросвязи, имеющими лицензию на предоставление услуг связи на территории деятельности филиала, включая подготовку технических условий на присоединение и размещение оборудования, заключение договоров о присоединении и других сопутствующих договоров ведение взаиморасчетов в рамках заключенных договором; проведение исследований региональных телекоммуникационных рынков; утверждение по согласованию с ОАО «ЮТК» или самостоятельно прейскурантов на нерегулируемые услуги связи, перечень которых определяется внутренними документами ОАО «ЮТК»; подготовка проектов контрактов на закупку оборудования связи, а также технико-экономическое обоснование к ним ; материально-техническое снабжение; мониторинг и совершенствование организационной структуры Филиала; организация работы с персоналом Филиала, а также разработка предложений по стратегии управления человеческим ресурсами и организационного развития филиала: управление корпоративной культурой, работа с персоналом, подбор персонала, оценка персонала, компенсация и мотивация персонала, обучение и развитие персонала; организация работы с региональными средствами массовой информации и общественными организациями; проведение метрологического обслуживания средств измерений в соответствии с установленной областью аккредитации; обеспечение мероприятий охраны труда, техники безопасности при эксплуатации средств связи, противопожарной безопасности, гражданской защиты, в том числе в условия чрезвычайных ситуаций; обеспечение мобилизационной полготовки объектов и линий связи в соответствии с государственными мобилизационными заданиями для обеспечения их эксплуатационно-технического прикрытия, для предоставления услуг спецарендаторам в условиях чрезвычайных ситуаций и при вводе в стране «особого» положения; обеспечение защиты тайны связи, государственной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны; организация и ведение делопроизводства; ведение бухгалтерского и налогового учета; организация, внедрения и обеспечения функционирования систем управления охраной труда в ОАО «ЮТК»; организация выполнения нормативных требований охраны труда в структурных подразделениях и во всех областях деятельности; проведение мероприятий направленных на улучшение условий и охраны труда, совершенствование системы управления охраной труда, а также на предупреждение профессиональных заболеваний, несчастных случаев; обеспечение выполнения решений по совершенствованию охраны труда, организации проверки выполнения принятых решений; поддержание связи с органами государственного и общественного контроля за охраной труда, другими заинтересованными сторонами по вопросам условий и охраны труда  филиала; поведение природоохранных мероприятий в соответствии с требованиями в области охраны окружающей  среды; иные функции, определяемые видами деятельности и задачами, возложенными на Филиал, и установленные законодательством Российской Федерации, Уставом и решениями органов ОАО «ЮТК».

Основной целью  деятельности Филиала является осуществление функций ОАО «ЮТК» в пределах компетенции, определенной настоящим Положением, на территории Астраханской области, с целью получения прибыли.

Филиал осуществляет следующие виды деятельности:а) лицензируемые виды деятельности в соответствии с «Перечнем наименований услуг связи, вносимых в лицензии на осуществление деятельности в области оказания услуг связи», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 18.02.05г. №87: предоставление услуг местной телефонной связи, за исключением услуг местной  телефонной связи с использованием таксофонов и средств коллективного доступа; предоставление услуг внутризоновой телефонной связи; предоставление услуг местной телефонной связи с использованием таксофонов; предоставление услуг местной телефонной связи с использованием средств коллективного доступа; предоставление услуг телеграфной связи, предоставление услуг подвижной радиосвязи в сети связи общего пользования (типа «Алтай»), услуги связи по предоставлению каналов связи; предоставление услуг связи по передаче данных, за исключением услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации; предоставление услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации; предоставление телематических услуг связи; предоставление услуг связи для целей кабельного вещания; предоставление услуг связи для целей эфирного вещания; предоставление услуг связи для целей проводного радиовещания. б) другие виды деятельности, установленные Уставом ОАО «ЮТК»: организация восстановления сетей и средств связи при авариях и повреждения; выполнение мероприятий по обеспечению услугами связи в чрезвычайных ситуациях; приоритетное предоставление услуг и средств связи в интересах обороны, государственного управления, безопасности и правопорядка; реализация в установленном порядке планов мобилизационной подготовки сети связи и мероприятий при чрезвычайных ситуациях; проектирование, строительство объектов промышленной , социально-культурной сферы, жилья их реконструкция и капитальный  ремонт; разработка и утверждение в установленном порядке проектно-сметной документации на объекты строительства, капитальный ремонт и реконструкцию сооружений связи; осуществление инжиниринговых услуг, включая оформление разрешительной документации; разработка инвестиционных намерений и технико-экономических обоснований на строительство; технический надзор за строительно-монтажными работами; организация управления строительством; архитектурное проектирование; строительство, проектирование и конструирование объектов связи; проектирование инженерных сетей и систем; выполнение строительно-монтажных работ, в том числе земляных работ; выполнения работ по устройству наружных инженерных сетей и оборудования (прокладка линий связи, радио, телевидения); выполнение работ по устройству внутренних инженерных систем (устройство внутренних линий связи, радио, телевидения); монтаж технологического оборудования (оборудования связи); выполнение работ по разработке градостроительной документации; выполнение работ по проектированию зданий и сооружений I  и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом; выполнение работ по инженерным изысканиям для строительства зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом; производство отдельных видов строительных материалов, конструкций и изделий; выполнение строительно-монтажных работ, осуществление строительства объектов связи;осуществление работ в составе геодезической и картографической деятельности; организация защиты сведений, составляющих государственную тайну, тайну связи и иную охраняемую законом тайну; выполнение работ по эксплуатации опасных производственных объектов, эксплуатация объектов газового хозяйства, находящихся на балансе филиала; организация и обеспечение комплексной защиты интересов общества от противоправных посягательств; организация и обеспечение экономической безопасности; организация и обеспечения комплексной системы защиты информации; деятельность по распространению шифровальных средств, их обслуживанию и предоставлению услуг в области шифрования информации; деятельность по выдаче сертификатов ключей электронных цифровых подписей, регистрации владельцев  электронных цифровых подписей, оказанию услуг, связанных с использованием электронных цифровых подписей, и подтверждению подлинности электронных цифровых подписей; деятельность по предупреждению и тушению пожаров (профилактика пожаров, обучение, нормативно-технические работы); производство работ по монтажу, ремонту и обслуживанию средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений; выполнение работ по разработке мероприятий по обеспечению пожарной безопасности, научно-техническое консультирование по вопросам пожарной безопасности; выполнение работ по монтажу, проектированию, обслуживанию и ремонту системы пожарной и пожарно-охранной сигнализации; реализация политики, целей и задач в области охраны труда, определенных системой управления охраной труда в ОАО «ЮТК»; достижение руководителями и специалистами конечных целей - улучшения условия и обеспечение охраны труда работников филиала; внедрение в установленном порядке системы управления охраной окружающей среды; организация выполнения всех мер, направленных на предупреждение и уменьшение влияния деятельности филиала на окружающую среду, осуществление технического и экологического контроля; торгово-закупочные, торгово-сбытовые операции, в том числе занятие розничной, мелкооптовой куплей-продажей продукции и товаров, бартерные сделки с предприятиями различных форм собственности, фирмами, организациями и физическими лицами, в том числе зарубежными; проведение технического обслуживания и ремонт средств связи, информатика и вычислительной техники; выполнение работы по проведению сертификационных испытаний оборудования; обучение и подготовка кадров в области связи и информатики; оказание научно-технических, информационных, лизинговых, посреднических, рекламных, бытовых и других услуг предприятиям, фирмам, организациям и физическим лицам; создание и передача научно-технического документации, включая образцы программных изделий и технологий, видеофильмов, полиграфических макетов; оказание экспертно-консультативных услуг; эксплуатация транспортных средств; предоставление автотранспортных услуг; транспортировка грузов собственным транспортом; предоставление транспортно-экспедиционных услуг; полиграфическая деятельность, изготовление бланочной продукции, справочников, информационных бюллетеней и другой полиграфической продукции (при получении в установленном законом порядке лицензии); организация и проведение выставок, конференций, презентаций; содержание детских дошкольных учреждений, баз отдыха, пионерских лагерей и объектов общественного питания; предоставление медицинских и оздоровительных услуг; разработка и внедрение технических комплексов, автоматизированных рабочих мест, банков и баз данных, экспертного и «интеллектуального» оборудования, локальных и информацинно-вычислительных систем; предоставление услуг складского хозяйства; осуществление подводно-технических работ; выполнение работ по проверки и /или калибровке  и ремонту средств измерений; иные виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Отдельными  видами деятельности, перечень которых  определяется Федеральными законами, Филиал может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии), полученной Обществом.

Филиал предоставляет  услуги связи и обеспечивает эксплуатацию технических средств с вязи в соответствии с существующими нормами и правилами, утвержденными в установленном порядке и действующими на единой сети электросвязи Российской Федерации.

2.4 Управление ОАО «ЮТК»

Руководство текущей  деятельностью Филиала осуществляется Директором Филиала, который по должности является заместителем генерального директора ОАО «ЮТК».

Директор Филиала назначается  и освобождается от должности Генеральным директором О по согласованию с Советом директоров ОАО «ЮТК»  и подчиняется непосредственно Генеральному директору ОАО «ЮТК».

Директор Филиала действует от имени ОАО «ЮТК» в пределах полномочий, определенных Уставом ОАО «ЮТК», настоящим Положением и доверенностью.

Права, обязанности и ответственность  Директора Филиала определяются договором, заключаемым ОАО «ЮТК»с Директором Филиала.

Решения органов ОАО «ЮТК» обязательны для Директора Филиала.

В отсутствии Директора Филиала  его обязанности возлагаются  по согласованию с Генеральным директором ОАО «ЮТК» или лицом, его замещающим, на одного из заместителя Директора Филиала. Передача полномочий оформляется приказом Директора Филиала и выдачей соответствующей доверенности указанному лицу.

Директор Филиала: обеспечивает соблюдение законодательства Российской Федерации, Устава общества, настоящего Положения, выполнение решений органов ОАО «ЮТК» в процессе осуществления деятельности Филиала; осуществляет оперативное руководство финансово-хозяйственной деятельностью Филиала в соответствии с утвержденным ОАО «ЮТК» бюджетом; обеспечивает содержание электрического и технического оборудования в работоспособном состоянии и его эксплуатацию в соответствии с руководящими и нормативно-техническими документами отрасли; обеспечивает своевременное и качественное проведение профилактических работ, ремонта, модернизации и реконструкции оборудования; утверждает штатное расписание Филиала, а также изменения к штатному расписанию в рамках бюджета Филиала; осуществляет прием на работу, перевод и увольнение с работы работников Филиала (кроме заместителей Директора, главного бухгалтера, работников отдела внутреннего аудитаприем, перевод и увольнение которых осуществляется по предварительному согласованию с ОАО «ЮТК» ) в соответствии со штатным расписанием; принимает к ним меры поощрения и налагает на них дисциплинарные взыскания согласно Правилам внутреннего трудового распорядка и действующему трудовому законодательству Российской Федерации; утверждает номенклатуру должностей работников, в том числе подлежащих оформлению на допуск к сведениям, составляющим государственную тайну; распоряжается имуществом Филиала с учетом ограничений, установленных Уставом ОАО «ЮТК», настоящим Положением, доверенностью и Трудовым договором, заключенным с ним; совершает от имени ОАО «ЮТК» сделки (за исключением сделок, которые в соответствии с Уставом ОАО «ЮТК», настоящим Положением осуществляют органы ОАО «ЮТК») и иные юридические действия в соответствии с полномочиями, определенными доверенностью и Трудовым договором, заключенным с ним; представляет на основании доверенности интересы общества в государственных органах власти, органы местного самоуправления, в отношениях с юридическими и физическими лицами; представляет на основании доверенности интересы ОАО «ЮТК» в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, третейских судах, у мировых судей, в службе судебных приставов с правом совершения всех процессуальных действий; издает приказы и распоряжения, дает указания, утверждает документы нормативного характера, обязательные для всех работников Филиала, подписывает финансовые и иные документы, выдает доверенности, а пределах имеющихся у него полномочий; осуществляет от имени ОАО «ЮТК» постановку на налоговый учет и снятие снего по месту нахождения транспортных средств, объектов недвижимости, структурных и иных обособленных подразделений; исполняет обязанности ОАО «ЮТК» по уплате налогов и сборов по месту своего нахождения; осуществляет регистрацию автотранспорта (постановка и снятие с учета) в органах ГИБДД; осуществляет от имени ОАО «ЮТК» действия по государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества и сделок с ним; организует и отвечает за мобилизацию подготовку и гражданскую оборону  Филиала, подготовку персонала к действия при чрезвычайных ситуациях техногенного и природного характера; организует и отвечает за обеспечение защиты тайны связи, государственной, коммерческой и иной, охраняемой законом тайны, экономическую и информационную безопасность Филиала; организует и отвечает за обучение персонала (подготовку, переподготовку, повышение квалификации, включая внутрифирменное обучение); вносит предложения в органы ОАО «ЮТК» по организации деятельности Филиала в целом; утверждает положения о структурных подразделениях Филиала; уведомляет территориальные органы Россвязьнадзора, а при необходимости иные надзорные органы и органы местного самоуправления, о начале строительства объектов связи; представляет в органы Россвязьнадзора документацию и принимает все необходимые меры для получения разрешений на эксплуатацию объектов связи; обеспечивает реализацию и поддержку на всех уровнях политики, целей и задач ОАО «ЮТК» в области охраны труда и охраны окружающей среды; определяет в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях  работников (трудовых договорах) ответственность, функции и обязанности по вопросам охраны труда в объеме, определенном Положением «Об организации работы по охране труда в отрасли «Связь»; организовывает разработку планов социального развития коллектива и планов по охране и улучшению условий труда работников, осуществляет контроль за выполнением запланированных мероприятий; организовывает работу по выполнению факторов охраны труда, вытекающих из ее прошлых, настоящих или планируемых видов деятельности, с тем, чтобы определить наиболее существенные воздействия на условия и охрану труда; рассматривает состояние условий и охраны труда в филиале, заслушивает отчеты руководителей подразделений о проводимой ими работе по улучшению условий труда и снижению производственного травматизма, коллективного договора и соглашения по охране труда, оценивает результаты работы подразделений по созданию безопасных условий труда на производстве, принимает соответствующие меры по устранению имеющихся недостатков; осуществляет иные полномочия, отнесенные к его ведению законодательством Российской Федерации, Уставом ОАО «ЮТК» , Трудовым договором или возложенные на него .