Документирование деятельности государственных учреждений

В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной  системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную  основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели: единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Специализированные  системы делопроизводства и документооборота

Система «ДЕЛО»

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации  делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций [12].

Система обеспечивает выполнение следующих операций: отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений; единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан; ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним; направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей; пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций; регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов; объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам; выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы; ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству; получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства; хранение электронных образов документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела; протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями;

В последней  версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

ДЕЛО- это прежде всего как система, успешно решающая проблемы автоматизации бумажного делопроизводства, вопросы организации электронной технологии документооборота и занимает одно из ведущих мест в работе. Главной проблемой при переходе к безбумажным технологиям делопроизводства по-прежнему является отсутствие официально принятой законодательной и нормативно-методической базы такого перехода. По сей день действующим нормативным актом остается Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Другая проблема кроется в необходимости изменения в той или иной мере устоявшейся технологии работы с документами.

В сложившихся  условиях предлагают следующую методику организации электронного документооборота. На первом этапе автоматизируются собственно делопроизводственные функции: регистрация, контроль исполнения документов и т.д. на базе ведения картотек регистрационных карточек (РК) документов. Внедрение системы происходит максимально безболезненно, позволяя сохранить без изменения правила обработки бумажного документопотока. При этом внедрение происходит поэтапно, сверху вниз, беря начало в канцелярии (управлении делами) и секретариатах Руководства и заканчиваясь в структурных подразделениях различного уровня. Таким образом, не наступает общего для всего предприятия момента перехода на автоматизированное ведение делопроизводства.

На втором этапе  осуществляется переход к электронному документообороту, технологию которого поддерживают следующие функциональные возможности системы Дело: регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой; сканированием распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки С-Pen;прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа; разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа; предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц); полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Intranet-Internet технологий; отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств; архивное хранение электронных документов организации, обеспечивающее WEB-доступ к документальной информации.

При получении  электронного документа по электронной  почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ДЕЛО документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически, а электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, a при получении его электронного образа - возврат в систему ДЕЛО с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования. Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса - сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

 

 

Рисунок 1- Схема автоматизации делопроизводства и документооборота

 

После регистрации  РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника, и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с  электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы ДЕЛО.

Защищенный  ЭЦП и шифрованием исходящий  документ, сопровождаемый реквизитами  РК, может быть передан по электронной  почте адресату. Таким образом, в  совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот.

По истечении  срока хранения электронного документа  он и его РК в виде текстового документа размещается в архивной библиотеке, организованной средствами lntranet-технологии. При этом обеспечиваются полнотекстовый поиск электронных документов с поддержкой морфологических особенностей русского языка; навигация пользователя по документам, связанным гипертекстовыми связями; многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, позволяющая разграничивать доступ пользователей к различным категориям документов.

Все перечисленные функции закреплены отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

Документирование  — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами[9].

Таким образом, систематизация знаний о современном  документировании деятельности учреждений, что и являлось целью курсовой работы, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.; Издательство стандартов, 2003.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.; ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.; Экономика, 1991 - 271 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.; ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.
6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
7. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.
8. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
9. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.; УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
10. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.; ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.; ПРИОР, 1999 - 144с.
12. Пестрецов А.А. Журнал OFFICE: Анализ программных систем делопроизводства и документооборота – 2006-№4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Приложение А

 

 

Организационная структура производства

Астраханской  области ОАО «ЮТК»