Документирование деятельности государственных учреждений

По решению  Правления ОАО «ЮТК» может быть создан коллегиальный исполнительный орган Филиала, организующий выполнение решений органов ОАО «ЮТК».

Решением Правления  ОАО «ЮТК» определяется количественный и персональный состав коллегиального исполнительного органа Филиала.

Коллегиальный исполнительный орган филиала действует  на основании Положения, утверждаемого Правлением ОАО «ЮТК».

Права, обязанности  и ответственность членов исполнительного коллегиального органа определяются договором, заключаемым каждым из них с ОАО «ЮТК» в лице директора Филиала.

2.5 Организация деятельности ОАО «ЮТК»

Филиал в  соей деятельности руководствуется  законодательством Российской Федерации, Уставом ОАО «ЮТК», настоящим Положением, решениями органов ОАО «ЮТК».

В целях организации работы Филиала ОАО «ЮТК»:

 Определяет: основные направления деятельности Филиала, инвестиционную, техническую, финансово-экономическую, учетную, тарифную и социальную политику, политику в области качества услуг связи, политику в области управления человеческими ресурсами и организационного развития Филиала, а также стратегию маркетинговой деятельности; размер, форму и порядок  наделения Филиала имуществом и изъятия закрепленного за Филиалом имущества, порядок ведения реестра имущественного комплекса; методологию планирования, бюджетирования и контроллинга Филиала; политику обеспечения безопасности Филиала; перечень сведений, составляющих коммерческую тайну; систему управления охраной труда и систему охраны окружающей среды; бюджеты, стратегии и программы развития Филиала; текущие, годовые отчеты, бухгалтерскую отчетность по результатам деятельности; перечень и содержание инвестиционных проектов; перечень поставщиков, производителей оборудования, материалов, подрядчиков для объектов капитального строительства по утвержденной внутренними положениями процедуре; прейскуранты на регулируемые услуги связи; схемы развития сетей связи; организационную структуру Филиала, в том числе структурных подразделений филиала, в соответствии с Уставом ОАО «ЮТК»; единый коллективный договор с перечнем социальных льгот, предоставляемых всем работникам ОАО «ЮТК»; схему должностных окладов работников Филиала.

Обеспечивает: получение лицензий на осуществление телекоммуникационной и других видов деятельности; сертификацию качества услуг связи; проведение экспертизы проектов строительства; развитие налогового планирования и совершенствование управленческого учета; контроль и управление за работой по взысканию дебиторской задолженности за оказанные услуги организациям, финансируемым из федерального бюджета; организацию и проведение сотрудничества с иностранными партнерами; проведение рекламных мероприятий на межрегиональном и федеральном уровнях; проведение маркетинговых исследований на межрегиональном уровне; проведение работы с межрегиональными корпорациями по снижению дебиторской задолженности.

Осуществляет: организацию и совершенствование процедур внутреннего контроля; организацию проведения внешнего и внутреннего аудита; периодически организует комплексные проверки структурных подразделений  филиала; внесение изменений в бюджеты, стратегии и программы развития Филиала; контроль за выполнением бюджетов, стратегий и программ развития Филиала и рассмотрение итогов их выполнения; защиту проектов прейскурантов на регулируемые услуги связи в ФАС России; прямые инвестиции и управление Филиалом  в части инвестиционных вложений и капитального строительства; контроль за совершенствованием методологии бухгалтерского и управленческого учета, а также за внедрением отчетности по международным стандартам бухгалтерского учета Филиала; выбор поставщиков, подготовку и подписание контрактов на закупку оборудования по утвержденной внутренними положениями процедуре; управление кредиторской задолженностью; сделки, связанные с получением или выдачей гарантий, поручительства, а также кредитных договоров, договоров займа, залога имущества; открытие  и закрытие счетов в банках; заключение договоров с ОАО «Ростелеком»  и другими операторами междугородной электросвязи; выбор информационных систем управления и программного обеспечения; внедрение новых технологий связи; разработку, утверждение, продвижение товарного знака (знака обслуживания, фирменного наименования) и фирменного стиля ОАО «ЮТК»; страхование имущества и работников Филиала; взаимодействие с государственными органами власти по вопросам развития сетей связи регионов; взаимодействие с общественностью на межрегиональном и федеральном уровнях; управление человеческими ресурсами и корпоративной культурой; унификацию системы компенсации и мотивации труда персонала; выбор мер защиты экономической и информационной безопасности; выполнение функций главного органа специальной связи; анализ состояния и причин производственного травматизма, разрабатывает мероприятия по предупреждению в филиале несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; разработку программ обучения  по охране труда, осуществляет обучение и проверку знаний нормативных правовых актов, нор и правил охраны труда руководителей филиала; участие в расследований, происшедших в филиале, несчастных случаев со смертельным исходом, групповых и тяжелых несчастных случаев, в зависимости от их тяжести и причин, разработку мероприятий по их предупреждению; оказание методической помощи филиалу в обеспечении нормативными правовыми актами, содержащими государственные нормативные требования охраны труда и охраны окружающей среды, наглядными пособиями и учебными материалами; организацию семинаров по проблемам обеспечения безопасных условий и охраны труда работников филиала; подготовку методических и обзорных документы по вопросам охраны труда и охраны окружающей среды; консультацию по вопросам охраны труда и охраны окружающей среды руководителей и работников филиала; анализ состояния системы управления охраной  окружающей среды ОАО «ЮТК», оценку результатов работы по охране окружающей среды в филиале, разрабатывает мероприятия по их улучшению.

2.6 Бухгалтерский  учет и отчетность ОАО «ЮТК»

Филиал обладает оперативной самостоятельностью в  осуществлении своей финансово-хозяйственной деятельности в пределах и в порядке, определенных действующим законодательством Российской Федерации, Внутренними документами ОАО «ЮТК» и настоящими Положением.

Филиал осуществляет свою деятельность на основе бюджета  Филиала, утверждаемого ОАО «ЮТК».

Показатели  финансово-хозяйственной деятельности Филиала планируются и учитываются в составе показателей ОАО «ЮТК».

Итоги деятельности Филиала отражаются в отчетности Филиала.

Активы и  пассивы Филиала отражаются в  отчетности Филиала, входящей в сводную отчетность ОАО «ЮТК».

Филиал реализует  свою продукцию, работы услуги, отходы производства по ценам и тарифам, установленным ОАО «ЮТК», либо по договорным ценам, за исключением случаев,  предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации,

Финансовый  год Филиала совпадает с финансовым годом ОАО «ЮТК».

Филиал осуществляет учет операций по финансово-хозяйственной  деятельности, составляет бухгалтерскую, статистическую и иную отчетность в соответствии с законодательством Российской Федерации, учетной политикой ОАО «ЮТК», настоящим Положением, решениями органов ОАО «ЮТК», приказами Генерального директора ОАО «ЮТК».

Отчетность  Филиала составляется в установленных  приказом Генерального директора формах и сроках и предоставляется в  ОАО «ЮТК» для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности Филиала и составления сводной отчетности ОАО «ЮТК».

Главный бухгалтер  Филиала несет ответственность  и пользуется правами, установленными Федеральным законно РФ «О бухгалтерском  учете» и другими нормативными актами. Главный бухгалтер Филиала подчиняется непосредственно Директору Филиала и Главному бухгалтеру ОАО «ЮТК», в части ведения бухгалтерского учета и формирования достоверной бухгалтерской отчетности.

2.7 Контроль  за финансово-хозяйственной деятельности ОАО «ЮТК»

Действующая в  ОАО «ЮТК» система контроля за его финансово-хозяйственной деятельностью направлена на обеспечение доверия инвесторов к ОАО «ЮТК» и органам его управления. Основной целью такого контроля является защита капиталовложений акционеров и активов ОАО «ЮТК».

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью осуществляется Советом директоров ОАО «ЮТК» и его Комитетом по аудиту, Ревизионной комиссией ОАО «ЮТК», департаментом внутреннего аудита ОАО «ЮТК», осуществляющим функции внутреннего контроля. Проверка и подтверждение правильности годовой финансовой отчетности ОАО «ЮТК» осуществляются независимым аудитором.

Система контроля за финансово-хозяйственной деятельностью  призвана обеспечить точное исполнение бюджета ОАО «ЮТК», утверждаемого Советом директоров ОАО «ЮТК».

Разработка  процедур внутреннего контроля осуществляется Правлением

ОАО «ЮТК» совместно  с департаментом внутреннего  аудита ОАО «ЮТК», осуществляющим функции внутреннего контроля и Комитетом по аудиту Совета директоров ОАО «ЮТК».

Департамент внутреннего аудита является структурным подразделением, не зависимым от исполнительных органов ОАО «ЮТК», деятельность которого контролируется непосредственно Советом директоров ОАО «ЮТК». Функции указанного структурного подразделения, порядок его деятельности, порядок назначения работников, предъявляемые к ним требования определяются внутренним документом, утверждаемым Советом директоров ОАО «ЮТК». Утверждение процедур внутреннего контроля относится к компетенции Правления ОАО «ЮТК».

Применение  процедур внутреннего контроля входит в обязанности исполнительных органов ОАО «ЮТК».

Комитет по аудиту концентрирует внимание на трех ключевых аспектах: финансовая отчетность, управление рисками и внутренний и внешний аудит. Этот Комитет состоит из неисполнительных директоров, каждый из которых обладает достаточными знаниями в финансовых вопросах. Его полномочия, состав, порядок работы и другие вопросы регулируются Положением о Комитете по аудиту Совета директоров ОАО «ЮТК».

Ревизионная комиссия ОАО «ЮТК» в соответствии с Уставом ОАО «ЮТК» и Положением о Ревизионной комиссии проводит годовые и внеплановые проверки финансово-хозяйственной деятельности ОАО «ЮТК», заключения по результатам которых направляются Совету директоров и Генеральному директору ОАО «ЮТК».

Ревизионная комиссия в пределах своей компетенции  осуществляет контроль за деятельностью ОАО «ЮТК» по следующим направлениям: проверка финансово-хозяйственной документации, в том числе, при необходимости, данных первичного бухгалтерского учета; проверка законности решений и действий исполнительных органов ОАО «ЮТК», в том числе заключенных договоров и совершенных сделок; проверка соответствия условий совершенных ОАО «ЮТК» сделок условиям сделок, совершаемых при сравнимых обстоятельствах; анализ соответствия ведения бухгалтерского и статистического учета и отчетности существующим нормативным документам; анализ финансового положения ОАО «ЮТК», выявление резервов улучшения экономического состояния; анализ своевременности и правильности расчетов с контрагентами, бюджетами различного уровня, акционерами и иными кредиторами ОАО «ЮТК»; анализ расчетов с дебиторами ОАО «ЮТК», в том числе в части своевременности и полноты мер, предпринимаемых исполнительными органами; по иным направлениям деятельности ОАО «ЮТК» в рамках компетенции Ревизионной комиссии.

Для проверки и  получения объективной и полной информации о деятельности ОАО «ЮТК» ежегодно привлекается профессиональный аудитор, не связанный имущественными интересами с ОАО «ЮТК» или его акционерами. ОАО «ЮТК» обеспечивает периодическую ротацию  своего внешнего аудитора. Информация о размере вознаграждения аудитора раскрывается акционерам. Внешний аудитор выбирается общим собранием акционеров на основе открытого тендера по рекомендации Совета директоров. Аудитор осуществляет проверку финансово-хозяйственной деятельности ОАО «ЮТК» в соответствии с правовыми актами РФ на основании заключаемого с ним договора, утверждаемого Советом директоров ОАО «ЮТК» по рекомендации Комитета по аудиту Совета директоров ОАО «ЮТК».

Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности ОАО «ЮТК» осуществляется во всякое время по требованию акционера (акционеров) ОАО «ЮТК», владеющих в совокупности не менее чем 10 процентами голосующих акций ОАО «ЮТК» по всем вопросам компетенции общего собрания акционеров на дату предъявления требования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Создание и  внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов;