Документирование деятельности государственных учреждений

 

Федеральное агентство  по рыболовству

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Астраханский государственный технический университет»

                   Образовательная деятельность в сфере высшего и дополнительного профессионального образования сертифицирована DQS по ISO 9001

 Институт экономики

Кафедра документационного обеспечения  управления

 

 

	ДОПУЩЕНО К ЗАЩИТЕ
	Заведующий кафедрой ДОУ  профессор, д.э.н.
	Г.В.Бережнов
	«_____»___________ 2009г.

От __________ № ___________

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

«Документирование деятельности государственных учреждений»

 

КР-032001.65-ОПД.Ф.12-080319ФД

 

 

	Студент (ка) гр. ЗФД-21
	В.В. Кузнецова
	«____»__________2009г.
	Руководитель доц., к.т.н.                          О.А. Харченко
	«____»__________2009г.
	ЗАЩИЩЕНО с оценкой __________
	Руководитель ________О.А.Харченко
	Член комиссии ________
	«____»__________2009г.

 

 

 

Астрахань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

В современных  условиях ускорения социально-экономического развития на основе научно-технического прогресса  возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках документационного обеспечения управления  любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Актуальность документирования базируется на потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями,  что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

В связи с  этим целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений.

Основные задачи курсовой работы:

- анализ основных  правил составления и оформления  документов в соответствии с  действующими стандартами России;

- изучение основных  правил документирования деятельности  учреждений.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части  работы «Теоретические основы документирования деятельности учреждения» исследуются основные правила составления и оформления документов в учреждении, рассматриваются основные правила документирования деятельности учреждений.

Во второй главе анализируется деятельность государственных учреждений, непосредственно раскрывается выбранная тема курсовой работы.

В третий части  работы описывается мероприятия по совершенствованию документирования управленческой деятельности организаций.

Заключение  содержит основные итоги курсовой работы.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

1.1 Понятие  документирования

Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей  техникой документирования было текстовое  рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 4), от 27 июля 2006г., №149-93 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации»[3].

Организация работы с документами — это обеспечение  движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях  и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и  первичная обработка документов;

• их предварительное  рассмотрение и распределение;

• регистрация  документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

1.2 Основные  правила составления и оформления  документов

Основные правила  составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; состав применяемых в аппарате управленческих документов; компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности [1].

Для системы  организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований [1].

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об  исполнителе;