Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Магазин по продаже  товаров для животных (например, корм, в том числе весовой) или весового товара (мясо). Специфика такого магазина заключается в необходимости взвешивания нефасованного товара (кормов) в процессе продажи. Рабочее место кассира (POS) включает в себя программное обеспечение Frontol для WinCE, системный блок, TFT монитор 8.4", фискальный регистратор, весы, сканер штрихкода, программируемую клавиатуру. Место товарного учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Во время работы из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS, а из кассовой - данных о продажах в расходный документ.

Магазин по продаже  бытовой химии, товаров для дома, посуды. Специфика автоматизации торговли и учета здесь заключается в том, что в подобного рода магазинах реализуется, как правило, штучный (не весовой) товар, поставщики часть его поставляют в ассортименте, причем в сопроводительных документах не разделяется продукция с разными штрихкодами (например, одна марка мыла разного цвета и запаха); также, зачастую не на весь товар производителем наносится штрихкод. В данном случае рабочее место кассира (POS) включает в себя программное обеспечение Frontol для Windows CE ,системный блок, 9" монитор, фискального регистратор, сканер штрихкода, программируемую клавиатуру. Место товарного учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS, а из кассовой - данных о продажах в расходный документ.

Магазин по продаже  продуктов питания. Спецификой таких магазинов являются: высокая интенсивность продаж; необходимость фасовки различного весового товара; наклейка этикеток с внутренним штрихкодом на продукцию, не имеющую кода или с дублированным кодом; несколько рабочих мест кассиров. В данном проекте предусмотрено два рабочих места кассира (2 POS-терминала), включающих в себя системный блок, 8" монитор, кассовое программное обеспечение Frontol Супермаркет v.4, фискальный регистратор, программируемую клавиатуру, сканер штрихкода, дисплей покупателя. Место товарного складского учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Для фасовки весового товара используются четверо весов с печатью термоэтикеток, подключенных к месту учета через локальную вычислительную сеть. Из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS-терминалы и весы, а из кассовой программы - выгрузка данных о продажах в расходный документ складской программы.

У каждого  малого бизнеса есть свои особенности,  влияющие на способы автоматизации, состав, используемого для автоматизации, торгового оборудования и программ складского, товарного, бухгалтерского учета.

Основными требованиями к системе автоматизации магазина являются: стабильность и надежность работы, простота в освоении и в работе, легкость в обслуживании, хорошее соотношение цена - качество - функциональность.

По данным специалистов фирмы «1С», на 1 апреля 2008 года было реализовано более 100000 различных комплектов «1С». По отраслям продажи распределились примерно следующим образом: 66% – промышленность, 12% – торговля, 8% – прочие, 7% – транспорт и связь, 5% – строительство, 2% – сельское хозяйство.

3.2.Выбор методики расчета экономической эффективности внедрения информационной системы

Оценка экономической  эффективности ИТ-проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования. И, хотя, конкретный будущий экономический эффект оценить непросто, тем не менее, это обязательно надо пытаться сделать. В целом, можно выделить несколько основные группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения: финансовые (они же количественные), качественные и вероятностные. У каждого метода, финансового или не финансового, есть свои минусы. Понятно, что автоматизация - тонкий процесс, и далеко не в каждом бизнес-процессе можно оценить финансовую составляющую эффекта от нее.  Перечислим наиболее известные методики.

Финансовые  методики:

• NPV (Net present value) - чистый приведенный доход или чистая приведенная стоимость, это зависит от формулировки
• IRR (Internal rate of return) - внутренняя норма доходности или внутренняя норма рентабельности, это тоже зависит от формулировки
• Payback - срок окупаемости инвестиций
• GCF = чистая прибыль + неденежные доходы
• NCF = GCF + NWC (net working capital) + Inv (изменение инвестиций во внеоборотные активы)
• ROI (Return On Investment) - возврат на вложенные инвестиции
• ТСО (Total Cost of Ownership) - совокупная стоимость владения: понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней

Вероятностные методы:

• Real Options Valuation, ROV - справедливая цена опционов.
• Applied Information Economics - прикладная информационная экономика [35].

3.3. Расчет экономической эффективности информационной системы «1С: Управление торговлей 8»

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями на приобретение технических  средств и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ  и подготовку кадров. Поэтому внедрению  должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения.

Эффективность информационной системы означает, что  должна быть исчислена эффективность  применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Источниками эффективности  системы комплексной автоматизации  «1С: Управление торговлей 8» являются:

• обеспечение учета товара в магазинах «ЛЕВ»  режиме реального времени;
• автоматизация работы сотрудников по ведению базы данных, подготовке сопроводительных документов и маркировке всех поступающих в магазин товаров этикетками со штрих-кодом;
• усовершенствование учета операций по перемещению товаров. Учет ведется на основе первичных документов в режиме реального времени;
• увеличение пропускной способности магазинов за счет:

- моментального  получения бухгалтером информации о наличии товара в магазинах «ЛЕВ»;

- ускорения  денежных расчетов с покупателем;

- исключения  ошибок при оформлении чека;

- бесперебойного  снабжения магазинов необходимыми товарами. 

• выполнение аналитических расчетов потребности магазинов «ЛЕВ» по ассортименту и количеству товара. Представление результатов расчетов в наглядном виде для формирования руководством магазинов оптимальной стратегии закупок. Это позволит:

- увеличить  общий оборот сети магазинов;

- значительно  расширить ассортимент товаров; 

- сократить  количество остатков на складе  до минимума.

В первой главе  данной работы были проанализированы затраты времени на ведение необходимой  документации. Они составляли от 2 часов. После внедрения системы комплексной автоматизации, процесс оприходования товара и обработки документов ведется автоматически, что значительно экономит время сотрудников сети магазинов «ЛЕВ». С момента поставки товара до момента его поступления в магазины будет проходить намного меньше времени.

Рассмотрим  расчет экономической эффективности  внедрения информационной системы. Расчет будет производится приблизительно, так как нельзя досконально знать все нюансы.

После внедрения  автоматизации, заказы товара формируются  с учетом реального спроса покупателей, следовательно, может расширяться ассортимент товара.

Так как руководство  магазинов «ЛЕВ» пересмотрит свою ассортиментную политику, то каждый четвертый из ранее уходивших без покупки, так как продавцы не успевают обслуживать всех из-за загруженности, теперь будет за счет автоматизированной системы больше времени уделять покупателям, а это примерно 7%  больше продаж от общего числа посетителей. Соответственно увеличится прибыль фактически на 80 % , соответственно внедренная система окупится быстрее.

Основой для  расчета годового экономического эффекта  является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому (обработки информации в ручную) и внедряемому (обработки информации с помощью автоматизированной системы) вариантам.

Уменьшение  прямых затрат.

Годовой экономический  эффект определяется по формуле:

Э = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B                        (1)

где  Тб,Тв - годовые  текущие затраты в базовом  и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные  вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный  коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.33;

B - число единиц программного продукта, внедрённого в текущем году.

Срок окупаемости  затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Э                                                           (2)

При определении  экономического эффекта, в расчете  капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом  и внедряемом вариантах.

Сведения о  базовом и внедряемом вариантах.

При расчете  экономического эффекта в качестве базового варианта принят ручной метод обработки документации, а это примерно 3 человека.

При внедрении автоматизированной системы обработку документации будет вести один человек в одном магазине, а не два как ранее, который будет работать на персональном компьютере, используя «1С:Управление торговлей» и 50 % времени.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты  представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты  в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочего места теперь уже продавца – кассира, сюда будет входить компьютер, сканеры штрих кодов, принтер этикеток, денежные ящик. Суммарная их стоимость составляет 30000 руб.

Кб = 30000 руб.

Капитальные затраты  во внедряемом варианте определяются стоимостью «1С:Управление торговлей 8» - 15000 и установки оборудования 30000 руб.

Кв = 15 000 + 30000 = 45000 руб.                                         (3)

Текущие затраты.

Текущие расходы  складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с  обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная  плата определяется как сумма  основной заработной платы и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организация  работ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственных площадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющие определенный процент от заработной платы.

Например, в  выполнении выше указанных расчетов заняты, тем или иным образом 3 человека с зарплатой в 5500 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб = 3*5500*12*0,5 = 99000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 36630руб.

Зб = Зоб + Зсб =99000+36630 = 135630 руб.

Накладные расходы  приняты равными 50 % заработной платы:

Нб = 135630 * 0.5= 67815 руб.

Текущие расходы  в базовом варианте составляют:

Тб = 135630+67815 = 203445 руб.

При внедрении автоматизированной системы будет занят 1 человека с зарплатой в 7000 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

Зов = 1*7000*12*0.5=42000 руб.

Звс = 0.37*42000 = 15540 руб.

Зв = 42000+15540=57540 руб.

Накладные расходы  приняты равными 50 % заработной платы:

Нв = 57540*0,5 = 28770руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте составляют:

Тв = 28770+57540=86310 руб.

Расчет экономического эффекта.

Предполагается, что годовой эффект использования  автоматизированной системы расчетов составит:

Э =(203445 +0,33*30000) - (86310+0,33*45000) = 112185 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании «1С:Управление торговлей 8» 112185руб.

Расчетный коэффициент  экономической эффективности определяется следующим образом:

 Ер = Э/Кб,                                                            (4)

  Ер Ен                                                                (5)

где Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.33;

К - единовременные капитальные затраты, руб.              (3)

Получаем расчетный  коэффициент экономической эффективности  равный:

Ер = 112 185/30 000 = 3,74

Коэффициент экономической  эффективности больше нормативный  коэффициент эффективности затрат, следовательно, капиталовложения экономически целесообразны.

Срок окупаемости  затрат на автоматизацию (в годах):