Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Под розничную торговлю магазины «ЛЕВ» арендует торговые площади на ул. Горького д.3. – 50 кв.м., на ул. Жуковская д.19.  -  20 кв.м., а так же имеет на ул. Ленина д.45. в собственности торговый павильон – 25 кв.м.

 Основной  целью магазинов «ЛЕВ» является закупка и успешная реализация товара и удовлетворение потребностей покупателя, а так же получение прибыли от продаж.

 Магазины «ЛЕВ» исходя из выше изложенного - это сеть, состоящая из 3 магазинов универсального ассортимента, основную часть которого составляют одежда. Ассортимент одежды, предлагаемой в магазинах «ЛЕВ», составляет на сегодняшний день около 2000 наименований. Все магазины управляются из центрального магазина, который определяет цены на товары для каждого магазина, осуществляет централизованную закупку товаров на основании информации о продажах и отчетов от магазинов сети. Растущие обороты магазинов, возможно в будущем открытие новых магазинов, необходимость гибкого анализа ассортимента для принятия решений о закупках и способах рекламы привели руководство сети к осознанию необходимости перехода на новый современный уровень управления торговой сетью.

Функциями «ЛЕВ» являются:

• формирования наиболее ходового ассортимента товара;
• закупка товаров;
• хранение;
• подсортировка;
• сбыт.

«ЛЕВ» – малый бизнес, штат которого состоит из одиннадцати человек. В штат входят директор,  три продавца, три кассира, бухгалтер и помощник бухгалтера, водитель,  грузчик.  На рис. 3 показана организационная структура магазинов «ЛЕВ».

                             

 

 

 

 

 

 

Рис.3. Организационная  структура «ЛЕВ»

 

Центральная проблема организации  состоит в координации  закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого малого бизнеса закупка и продажа находится фактически в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. В магазинах не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

2.2.Анализ существующей системы управления сети магазинов «ЛЕВ»

Одним из важных элементов в деятельности любого магазина является сбор  и хранение информации. Обработка информации по учету, приемки, реализации, имеющегося на складе товара  в магазинах, связана с накоплением данных, их проверкой, объединением, группировкой, сортировкой и анализом полученных результатов. Обрабатываемая информация должна быть достоверной, своевременной, представлена в заранее определенные сроки и не должна быть противоречивой. Обычно ввод данных требует значительных затрат времени, но автоматизация обработки собранных данных приводит в конечном итоге не только к его компенсации, но и обеспечивает достоверность получаемых результатов.

В настоящее  время вся информация о товародвижении магазинов «ЛЕВ» обрабатывается в ручную, то есть сеть магазинов  полностью не автоматизирована.

Приход, расход, списание, продажа товара оформляется  документально и делается соответствующие  записи  в предназначенных для  этого журналах. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

• счет;
• накладная;
• счет-фактура.

На каждую единицу  товара оформляется этикетка в которой  указывается наименование товара, состав, производитель, размерный ряд, цена.

Ассортимент товара формируется продавцами и кассирами  в тетрадке и передается руководству  магазинов для закупки.

Бухгалтерские отчетности так же ведутся в соответствующих  журналах. Бухгалтера обязаны ежеквартально  производить отчетности и сдавать  их в налоговую, так же оформлять  новых продавцов, оплачивать налоги, делать справки запрашиваемые кадрами  магазинов (например: НДФЛ – 2,3), на данный момент все обрабатывается и фиксируется в ручную.

Ревизии проводятся раз в месяц,  она ведется  в журнале для ревизий. Подсчеты товара и его фиксация производятся в ручную при помощи калькулятора и соответствующих записей.

Продавец обслуживает  покупателей и попутно выполняет  документальную работу,  на что уходит довольно много времени, например оприходование  товара 2 часа, а если приходится обслуживать  покупателя еще больше.

Продажи регистрируются с помощью  контрольно-кассовых машин (ККМ). В магазинах «ЛЕВ» контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники. Предполагается, что контрольно - кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными. Планировать поставки товаров в торговую точку становится невозможно.

Руководителю магазинов сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию:

• учет реализации товара (продажа, возвраты, сезонный товар, знание ходового товара и т.д.);
• закупка товара;
• учет ассортимента ( модели, размеры и т.д.);
• регулирование скидок на сезонный, залежавшийся товар;
• бухгалтерская документация и множество другой информации.

Так же в магазинах  «ЛЕВ» существуют и другие организационные  проблемы:

• отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.
• трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из магазинов конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.
• недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности магазинов в целом.

Грамотно обработанная и систематизированная информации и отлаженная организация всех магазинов в совокупности является в определенной степени гарантией эффективного управления торговли, а соответственно получение большей прибыли от работы. Напротив, отсутствие достоверных данных и дезорганизации и взаимосвязи работы может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

На рисунке 4 показано схематично функционирование магазинов «ЛЕВ».

Ведение бухгалтерского учета и обработка данных о финансово - хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

                              

                            Ассортимент            Условия функционирования

                                        Цены 

Исходные данные для

функционирования

Поток товаров Результаты функционирования

Поток покупателей Поток покупателей

Кадры

                            Курс доллара

                           Устройство РФ         Ресурсы для функционирования

 

 

Рис. 4.  Схематическое изображение функционирования «ЛЕВ»

 Прежние рутинные методы учета товаров и ведения торговли уже изжили себя. Поэтому рано или поздно у любого розничного магазина появляется острая необходимость в автоматизации торговли.

2.3.Необходимость внедрения систем автоматизации сети магазинов «ЛЕВ»

Автоматизация процессов розничной торговли - это  система, позволяющая сделать магазин  удобным и простым в управлении, за счет создания информационной системы, включенного в сеть такого оборудования, как кассовые терминалы, компьютеры, рабочие станции и другое. Благодаря работе в системе, управляющий магазином может постоянно получать информацию о наличии, отсутствии товаров в торговом зале, необходимости пополнения запасов товара и так далее.

Вся информация о товародвижении поступает в  центральный офис, что делает ее оперативной. Продавцы и кассиры  могут легко и быстро отследить  количество проданного товара, спрос, сделать заказ именно недостающего товара, избегая нехватки и залеживания товара на складе. Владелец магазина (или магазинов) постоянно в режиме реального времени может наблюдать за товародвижением и ходом продаж.

Система автоматизации  розничной торговли позволяет не только эффективно и оперативно управлять магазином, но и экономить средства благодаря возможности:

• держать оптимальные запасы товаров (незачем покупать продукты вперед - экономится площадь на складе и уменьшается риск залеживания продуктов);
• содержать меньший штат сотрудников (например, благодаря получению оперативной информации о наличии или отсутствию продуктов на складе с этим может справиться и один товаровед);
• качественная система контроля (за количеством нахождения товара на складе, контроль за поставками);
• минимизировать затраты на приобретение товаров, благодаря быстрому товародвижению и поддержанию постоянного объема продаж [39].

А благодаря системе автоматизации розничной торговли можно получить разнообразные отчеты по закупкам, запасам, продажам.

На данный момент в сети магазинов «ЛЕВ» большую часть времени уходит на ведение и обработку необходимой документации, которая проводится вручную.

В основном это исключительная трудоемкость работ с ассортиментом товара, который составляет примерно  2 тысячи наименований. Как результат, большая загрузка продавцов магазина работами по учету товародвижения, оформлению первичных документов и составлению ежедневных регламентированных отчетов приводят к нерациональному использованию людских ресурсов, сбоям в работе, задержкам передачи полученных товаров в подразделения магазинов, и в конечном итоге потере прибыли. На рисунке 5 показаны информационные потоки в сети магазинов «ЛЕВ».

Внедрение новейших информационных технологий позволит автоматизировать все основные рабочие операции в магазинах, а именно:

      1.Полностью автоматизировать приход товара. Внедрение комплексной автоматизации позволит обрабатывать приходные документы, рассчитывать цены на товары и формировать накладные перемещения автоматически, что значительно сократит время от получения товара от руководства до его поступления в отделы продаж.

      2. Автоматизировать розничную продажу. Использование компьютеров позволяет ускорить работу продавцов, бухгалтеров в торговом зале, оперативно вести

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.5. Информационные потоки сети магазинов «ЛЕВ»

количественный  учет продаж, учитывать и прогнозировать спрос, оптимизировать ценовую политику, скидки и очередность продаж разных партий товара, обеспечить быструю и правильную консультацию покупателей. Для покупателей уменьшается время очереди.

         3. Автоматизировать заказ товара. За счет объединения прайс-листов поставщиков достигается ускорение, уменьшение трудоемкости и снижение ошибок выбора цен, ускорение формирования заказов.

         4. Обеспечить прозрачность всех действий в системе. Руководство магазинов может быстро контролировать обоснованность заказов, формирование цен, движение товаров, ввод скидок при продажах. Оперативный доступ к информации позволяет не только наблюдать за процессами, но и эффективно управлять ими.

Стабильное  получение прибыли от магазина невозможно без постоянного контроля товарных и финансовых потоков, грамотного анализа  и тщательного планирования бизнеса. Эффективно управлять - значит получать максимально возможную прибыль.Сегодня требование рынка - это системы управления с возможностью прогнозирования спроса, управлением поставками, товарной номенклатурой, розничными ценами и оптимизацией складских запасов. Огромную помощь в решении этих важных задач окажет автоматизация процессов торговли нашего магазина.

Основная цель внедрения технологии — увеличение оборота за счет дополнительных преимуществ, которые дает автоматизация. В сети магазинов «ЛЕВ» создается единое информационное пространство, и вся информация о движении товара поступает в центральный магазин с необходимой частотой вплоть до режима реального времени, информация оперативна и актуальна. В результате — продавцы и кассиры могут легко и быстро отследить количество проданного товара, спрос, сделать заказ именно недостающего товара, избегая нехватки и залеживания товара.

Внедрение систем автоматизации розничной торговли позволит не только эффективно и оперативно управлять магазином, но и экономить средства. Например, автоматический учет товаров позволяет держать минимальный запас, так как незачем покупать товар вперед — экономится площадь на складе, уменьшается «залеживание» продукции. Благодаря получению оперативной информации о наличии или отсутствии продукции на складе с задачей учета может справиться меньший штат сотрудников.