Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Чаще всего  малые компании используют сегодня наиболее активно используют стандартный пакет офисных приложений и решения, автоматизирующие работу бухгалтерии, налоговый и кадровый учет. Аналитики считают, что ситуация не изменится в ближайшие годы.

Сегодня самым  ИТ - емким сектором малого бизнеса является розничная торговля. Повсеместный переход магазинов на самообслуживание вынуждает их внедрять информационные системы, обслуживающие кассовые транзакции. Это требует единой товарной базы данных, что, в свою очередь, ведет к необходимости внедрения комплексного решения, управляющего всей деятельностью магазина.

Считается, что  малые предприятия, как правило, не имеют потребности в дорогостоящей  комплексной автоматизации: для  управления бизнесом часто вполне достаточно человеческих ресурсов.

В «Оракл СНГ» прогнозируют рост спроса малого бизнеса на программные средства анализа и поддержки принятия решений (BI-системы). Сейчас любая небольшая компания начинает с автоматизации бухучета, далее следует базовая автоматизация внутренней бизнес - деятельности (что-то типа мини - ERP). В ближайшие годы в Oracle ожидают роста спроса со стороны таких заказчиков на изначально комплексные решения, которые позволяют «до устанавливать» необходимые модули по мере возникновения потребности в них. Повысится и востребованность программных средств, построенных на базе сервис-ориентированной архитектуры, которые автоматизируют весь спектр бизнес-процессов предприятия и позволяют легко вносить изменения в их цепочку. Инвестиции таких заказчиков в информационные технологии-решения, по прогнозам компаний, будут расти на десятки процентов в год [46].

Согласно данным исследовательской компании Yankee Group, около 38% затрат на информационные технологии- компаний с количеством сотрудников  от 10 до 99 человек составляли затраты на оборудование, 18% приходится на программное обеспечение инфраструктуры (веб-серверы, почтовые серверы, брандмауэры и т.п.). Примерно равные суммы распределяются на закупку бизнес-приложений (финансовые и учетные системы, программное обеспечение поддержки продаж, CRM) и их обслуживание (14% и 13% соответственно). 9% бюджета составляют решения информационной безопасности (главным образом — антивирусные приложения). Оставшиеся 8% СМБ-компании тратят на услуги.

На сегодняшний  день есть два принципиальных подхода к автоматизации торговли: CRM-системы и ERP-системы.

Первый класс  продуктов рассчитан исключительно  на автоматизацию торговых операций, и не содержит никаких возможностей дальнейшего учёта на предприятии. Чаще всего - это решения для розничной  или мобильной торговли.

Системы второго  класса - это полнофункциональные  системы автоматизации предприятия  целиком, всех его производственных и учётных процессов, будь то бухгалтерский учёт, управление кадрами, управление производством или строительством.

Внедрение автоматизация дает:

• увеличение прибыли;
• увеличение оборота товара – полный контроль товарных и финансовых потоков, прогнозирование спроса, управление закупками, номенклатурой товаров, розничными ценами;
• экономию средств – за счет оптимизации складских запасов уменьшается «залёживание» продукции, экономится площадь на складе, сокращение штата сотрудников.

Автоматизация так же позволяет повысить прибыль  за счет косвенных причин:

• повышение производительности труда персонала благодаря упрощению работы: все операции линейного персонала, от кассира до администратора торгового зала автоматизированы. Сотрудники работают под объективным контролем, без ошибок и с максимальной отдачей;
• исключение ошибок кассиров;
• снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала (например, невозможность торговли «левым» товаром, воровство и т.д.);
• снижение убытков при потере качества товаров (автоматическое отслеживание сроков годности, оптимизация количества и скорости движения товаров).

На рисунке 2 можно увидеть какие бизнес процессы автоматизированы больше на данный момент [37].

Рис.2 Автоматизация  бизнес - процессов

1.6.Анализ поставщиков программного обеспечения

Программное обеспечение (ПО) является одним из основных элементов  любого решения автоматизации. Программа  обеспечивает автоматическое начисление скидок, позволяет собирать информацию о покупателях для анализа и учета при принятии решений, создавать современные схемы дисконтирования для поощрения и привлечения покупателей. Программное обеспечение для управления товародвижением и внутренней логистикой в торговых предприятиях любого размера и формата: розничных сетях, супермаркетах, гипермаркетах, продовольственных и непродовольственных магазинах, бутиках [38].

 Программное обеспечение, разработанное специально для малого бизнеса, должно максимально соответствовать специфике компании, ее текущим и стратегическим задачам. Тем самым оно позволит оптимизировать штат сотрудников, сэкономить фонд заработной платы и сделать бизнес более эффективным. Софтовые компании создают программное обеспечение, максимально отвечающее нуждам среднего и малого бизнеса. Главное — сделать правильный выбор и организовать внедрение программного обеспечения.

Программное обеспечение  для малого бизнеса имеет ряд характерных особенностей.

 Во-первых, масштабность решения: это уже не домашние программки, способные лишь подсчитать или спланировать семейный бюджет, но и не программное обеспечение для крупных предприятий. «Для малого бизнеса нет смысла внедрять целую ERP-систему (англ. Enterprise Resource Planning System — система планирования ресурсов предприятия. Эта корпоративная информационная система предназначена для автоматизации учета и управления), когда возможностей «Домашней бухгалтерии» не хватает. Поэтому существуют специальные программы, способные решать проблему конкретной сферы бизнеса. Например, программное обеспечение для управления ресторанным, автомобильным бизнесом.

Во-вторых, функциональность, малого бизнеса использует большое  количество модулей программного обеспечения, и они унифицированы. Такое программное обеспечение часто называют «коробочным». Его можно «настраивать» под потребности конкретного клиента и специфику бизнеса. Чаще всего используются функции программного обеспечения, предназначенные для автоматизации управления бизнесом: продажами, поставками, складскими запасами, планированием продаж и закупок, заказами, отношениями с контрагентами. Базовая функциональность этих программ весьма скромная, но с развитием бизнеса ее можно редактировать, затачивая под особенности требований заказчика [43].

Еще одно отличие программ для малого бизнеса — максимальная простота их внедрения и сопровождения. Ведь у большинства компаний нет  штатного ИТ-специалиста, поэтому, как  правило, установку, настройку и  сопровождение информационных систем сотрудники осуществляют самостоятельно или привлекают внешних специалистов.

Из всех программ в первую очередь пользуются спросом  решения по безопасности информации — антивирусы и файерволы, особенно таких производителей, как «Лаборатория Касперского», Eset Software, Kerio, Agnitum, «Доктор Веб». Высокие темпы продаж «защитников» говорят о том, что о безопасности информации начали задумываться не только крупные корпорации, но и малый бизнес. Из программ, позволяющих решать непосредственно бизнес - задачи, наиболее востребованы решения, способные строить различные отчеты, в том числе бухгалтерские, например «1С», или персонально разработанные программы.

Главное отличие  этих программ от аналогов для крупных  предприятий — адаптированность под нужды конкретного бизнеса. Глобальные системы обычно состоят из стандартных модулей, одинаково эффективных в разных сферах. Такие системы решают задачи, с которыми сталкивается любое крупное предприятие, как, к примеру, на телекоммуникационном рынке, так и на металлургическом. В то же время узкоспециализированные программы предлагают функционал только для конкретного вида бизнеса. Небольшому предприятию нет смысла покупать серверы для организации внутренней коммуникации или заказывать внедрение сложных систем. Такого рода консалтинговые услуги стоят зачастую на порядок больше самого продукта. Если в будущем у фирмы появится потребность в автоматизации решения этих задач, то к существующему программному обеспечению можно будет просто добавить нужные модули [43].

Выбирая программное обеспечение, недостаточно учитывать только функциональность и цену. Эффективная работа ПО возможна при выполнении двух условий:

• правильного выбора «коробочного» обеспечения;
• качественное внедрение.

Поэтому, приобретая софт, важно выяснить все организационные нюансы: наличие специального подразделения компании-поставщика, занимающегося локализацией программного обеспечения, есть ли у поставщика учебный центр или специалисты, которые обучат заказчика работать с новой программой. Нужно относиться с осторожностью к поставщикам, заявляющим, что их решение одинаково хорошо работает в любых отраслях. Как правило, профессиональные разработчики специализируются не только на программном обеспечении для конкретной отрасли, а и для определенного сегмента бизнеса. Так, гуру в глобальных системах вряд ли возьмутся за реализацию небольших заказов.

Очень часто  компании ошибаются в выборе программных  продуктов, игнорируя консультации специалистов. В результате такой  самодеятельности предприятие не только тратит лишние деньги на программное обеспечение, но и несет дополнительные расходы на настройку и установку необходимых функций. Многие руководствуются отзывами коллег о программах. И, например, покупают «Антивирус Касперского 7.0», предназначенный для одного компьютера, а в компании пять машин. Когда обнаруживают несоответствие, докупают еще. Хотя для пяти компьютеров существует специальный пакет «Антивирус Касперского», призванный решать проблему в данном масштабе.

В настоящее  время существует много производителей программного обеспечения в таблице 1.5. показаны ведущие производители.

Таблица 1.5

Ведущие производители  программного обеспечения

Продолжение таблицы 1.5