Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Внедрение системы автоматизации  управления, как и любое серьезное  преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным  процессом. Тем не менее, некоторые  проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве  случаев при внедрении систем управления.

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

2.Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия.

3.Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

     4.Сопротивление сотрудников предприятия.

     5.Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.

     6.Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

При наличии информационной системы, руководитель имеет возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информацию руководитель получает в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов.

Руководители магазинов «ЛЕВ», принявшие решение автоматизировать свой бизнес, должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• создать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;
• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку часто возникает сопротивление сотрудников (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций);
• всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Особое внимание при внедрении автоматизированной системы следует уделить обучению сотрудников. Обычно для изучения и  упорядочения бизнес-процессов предприятия  приглашают внешних консультантов  из специализированных агентств и компаний (разумеется, данный процесс не обходится без участия самих специалистов предприятия). Все действия подтверждаются документально. Это является естественным и необходимым элементом организации работы перед автоматизацией, позволяющим не только оптимизировать текущую деятельность, но и сделать процесс менее зависимым от конкретных людей.

Для установления оборудования и программного обеспечения, а так же после реализации программного продукта «1С: Управление торговлей 8» , ее сопровождение, для этого будут  приглашаться  специалисты.

С переходом магазинов на учет с  помощью средств вычислительной техники возрастает роль обмена информацией  в электронном виде. Применение открытых общепризнанных стандартов электронного обмена информацией позволяет существенно  снизить затраты на организацию информационного взаимодействия за счет унификации обмена коммерческой информацией между магазинами.

Фирмой «1С» при поддержке технических  специалистов корпорации Microsoft разработан открытый стандарт обмена коммерческой информацией CommerceML и XML-схема обмена по этому стандарту.

Использование обмена информацией  по стандарту  CommerceML позволяет:

• формировать коммерческие предложения по имеющейся в информационной базе номенклатуре товаров;
• публиковать коммерческие предложения и каталоги на любой Web-витрине, поддерживающей стандарт CommerceML;
• подготавливать и отправлять электронные документы;
• рассылать прайс-листы организациям (клиентам, партнерам и т.д.);
• собирать информацию о товарах, контрагентах, ценах и т.п. для последующего анализа рынка.

Автоматизированный магазин означает более высокую точность и оперативность  учета. Предполагается, что продажи  будут регистрироватся с помощью  контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.

Продавец-кассир указывает отпускаемые товары на экране компьютера в соответствующем списке. Кассовый чек пробивается контрольно-кассовой машиной автоматически. Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом «Чек ККМ», который формируется автоматически.

Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины нужно выводить так называемый «z-отчет» и регистрировать его в бумажной «Книге кассира-операциониста».

Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах», заполняемый автоматизированным способом.

Для регистрации поступления товара будет  использоваться документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, цвете, фасоне, размере и т.д.. Кроме того, поступление товара  может быть зарегистрировано на основании документов «Приходный ордер на товары», «Оприходование товаров», «Перемещение товаров» и некоторых других документов.

Списание товара из магазина будет  оформляться с помощью документа  «Перемещение товаров».

При продажи товара будет  использоваться  документ «Реализация товаров и услуг». В общем случае одинаковые товары, относящиеся к разным привозам в разное время, могут иметь разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики «ЛЕВ» следует выбрать правило определения стоимости товара при их выбытии со склада. Для определения стоимости товара при их выбытии конфигурация ориентируется на способы, разрешенные в российском бухгалтерском учете:

• по себестоимости первых по времени поставок (ФИФО);
• по себестоимости последних по времени поставок (ЛИФО);
• по средней себестоимости.

Ведение учета стоимости товара в разрезе складов позволяет  в дальнейшем получать информацию о  стоимости товара находящегося в  каждом магазине «ЛЕВ», что удобно использовать для целей инвентаризации, для  оценки стоимости товара, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.

В  «1С: Управление торговлей 8»  удобные помощники помогут в  формировании и заполнении документов планирования. Для формирования детализированных планов на основе обобщенных используется перенос данных между планами различных типов.

Среди новых возможностей подсистем  планирования необходимо отметить:

• возможность формирования планов закупок и продаж по различным сценариям с учетом разных вариантов и версий одного плана;
• составление как обобщенных планов (с детализацией до уровня номенклатурных групп), так и детализированных планов (с детализацией до уровня номенклатурных позиций и характеристик товаров);
• составление планов по количественным и (или) суммовым показателям;
• распределение плановых показателей по периодам;
• формирование потребностей с возможностью консолидация потребностей по различным источникам данных: планы закупок, планы продаж, заказы покупателей;
• корректировка потребностей
• формирование сводной потребности;
• план-фактный анализ закупок и продаж.

Web-приложение «Удаленный склад»  предназначено для автоматизации  складского учета в магазинах,  имеющих склады, физически удаленные  от центрального магазина. Web-приложение  «Удаленный склад», работающее совместно  с конфигурацией «Управление торговлей», обеспечивает удаленный доступ к информационной базе конфигурации «Управление торговлей» через Интернет и реализует основной набор функций, обеспечивающий работу удаленного склада по оприходованию, отгрузке, списанию и инвентаризации товаров. Использование механизма доступа к данным через Web в режиме «реального времени» делает данные по работе удаленного склада действительно оперативными и позволяет отказаться от использования синхронизируемых между собой двух (или более) экземпляров информационной базы, избежать связанной с этим неактуальности информации и возможных конфликтов синхронизации [50].

Эффективность торговой деятельности магазинов «ЛЕВ» и работы в  целом во многом определяется разумной политикой ценообразования. Для помощи пользователям  и руководству магазинов в решении этой задачи в состав конфигурации включена специальная подсистема ценообразования. Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять следующие функции:

• хранение и автоматическое обновление информации о ценах поставщиков;
• хранение информации об отпускных ценах предприятия;
• хранение скидок и наценок по отношению к объему продаж (причем скидки могут быть суммовыми, то есть устанавливаемыми автоматически при превышении суммы документа продажи заданного порога);
• механизмы для расчета одних цен на основании других цен;
• формирование прайс-листа с отпускными ценами.

Сведения об отпускных ценах  предприятия вносятся в информационную базу специальными документами «Установка цен номенклатуры».

Цены могут быть скорректированы  непосредственно продавцом. Кроме  того, к ценам может быть применен механизм дополнительных скидок или  наценок. Скидки устанавливаются специальным  документом. В документе задается значение скидки в процентном выражении, период действия, условия предоставления. При формировании документа продаж отпускные цены будут автоматически скорректированы, если выполнится условие предоставления какой-либо скидки.

Предусмотрена возможность предоставления скидок по информационным картам (дисконтным картам контрагента).  Предусмотрена работа со считывающим устройством для магнитных карт. При этом обслуживается два вида карт: дисконтная карта покупателя и регистрационная карта сотрудника. Дисконтная карта покупателя служит для предоставления скидок покупателю.

Для распространения среди клиентов предприятия прайс-лист можно распечатать  или преобразовать в файл формата MS Excel. Информация о ценах поставщиков — закупочных ценах может вноситься в регистры информационной базы и обновляться при записи документов, фиксирующих поступление товаров. Помимо закупочных цен, в информационную базу могут вноситься другие типы цен поставщиков и прочих контрагентов — оптовые, мелкооптовые и розничные. Благодаря этому у пользователей появляется возможность сопоставлять отпускные цены своего предприятия с отпускными ценами конкурентов.

В конфигурации налажен обмен каталогами товаров, пакетами предложений и  заказами в соответствии с требованиями второй редакции стандарта CommerceML. Если информационная система делового партнера поддерживает этот же стандарт, то это позволит быстро и просто обмениваться с деловым партнером деловыми предложениями и большими объемами информации о товарах и ценах.

Для улучшения своей работы с  клиентами в магазинах «ЛЕВ»  может быть использована возможность проведения опросов и анкетирования клиентов:

• хранение списка вопросов и типовых анкет для анкетирования;
• автоматическая рассылка вопросов и анкет по электронной почте с заданным списком рассылки;
• фильтрация полученных анкет в списке полученной электронной корреспонденции и регистрация результатов анкетирования;
• проведение анализа результатов анкетирования клиентов.

Появилась возможность задания  дополнительных условий к договорам  с контрагентами. Дополнительные условия поставок предусмотрены как для поставщиков, так и для покупателей и оформляются отдельным документом. В дополнительных условиях поставки определяется периодичность поставок товаров, объем поставки в суммарном выражении и фиксирование цен и объема продаж (покупок) по каждой номенклатурной позиции с учетом характеристик товаров. Предусмотрен контроль за выполнением условий поставки в разрезе общих условий и с детализацией по каждой номенклатурной позиции.

В системе предусмотрена  возможность разделения прав доступа пользователей к данным на уровне записей. В конфигурации реализована настройка для следующих рабочих мест:

• менеджер по продажам;
• менеджер по закупкам;
• заведующий складом;
• кладовщик;
• кассир;
• оператор ККМ .