Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Локально-вычислительная сеть обеспечивает:

• разделение файлов. ЛВС позволяет многим пользователям одновременно работать с одним файлом, находящемся на файл сервере;
• передачу файлов. Возможность быстрого копирования файлов любого размера с одной машины на другую;
• доступ к информации и файлам. ЛВС позволяет запускать прикладные программы с любой из рабочих станций, где бы она ни была расположена;
• разделение прикладных программ. ЛВС позволяет нескольким пользователям одновременно использовать одну и ту же копию программы;
• одновременный ввод данных в прикладные программы;
• разделение периферийного оборудования. Возможность использования одного устройства несколькими пользователями со своих персональных компьютеров.

Магазины «ЛЕВ» будут объединены и включены в локальную сеть. Магазин №1 будет находится центральный компьютер где будет находится вся база то есть будет являться сервером. Сервер, как правило, — самый мощный и самый надежный компьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного дублирования. Компьютеры устанавливаемые в двух других магазинах будут являться рабочими станциями.

2.6.Требования к программному и аппаратному обеспечению

Наличие необходимого объема оперативной памяти для совместного функционирования операционной среды и автоматизированной системы. В данном случае он должен составлять 128 Мбайт.

Наличие необходимого объема на жестком  диске (не менее 10 Gb.) для установки операционной среды, АС и вспомогательных программ.

Процессор, совместимый с используемыми  средствами – с Windows.

Наличие устройств ввода-вывода:

• монитор с разрешением не менее 1024*720 для удобного восприятия и чтения информации с экрана;
• лазерный принтер со скоростью печати не менее 6 страниц в минуту;
• мышь и клавиатура для ввода информации.

Наличие сетевого оборудования для  работы в локальной вычислительной сети предполагает:

• наличие сетевых карт;
• наличие сетевого кабеля.

Важно, чтобы сетевое оборудование обеспечивало высокую скорость передачи данных.

Наличие устройств для резервного копирования данных, содержащихся в  системе. В данном случае, можно использовать жесткий диск [20].

Для рабочих мест :

• процессор – Intel Pentium II 400 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium III 866 МГц)
• объем и тип ОЗУ – 512 Mбайт
• жесткий диск – 120 GB
• накопитель CD-ROM 52x
• сетевая карта Ethernet 10/100 мегабит/с
• мониторы с диагональю 15.4WXGA

Для сервера:

• процессор – Intel Pentium III 866 МГц
• объем и тип ОЗУ – 1 GB
• жесткий диск – 160 GB
• накопитель CD-RW 8x-16x-40x
• устройство резервного копирования Zip 250 Mb
• сетевая карта Ethernet 10/100 мегабит/с
• мониторы с диагональю 15.4WXGA

Сотрудники, для которых предназначена автоматизированная система, должны:

• уметь работать в операционной среде Windows ХР и выше;
• уметь работать в сети и с сетевым оборудованием;
• знать правила техники безопасности;
• своевременно вносить изменения в базу для адекватного отражения поступающей информации, во избежание конфликтных ситуаций.

Расширением базового программного обеспечения компьютеров является набор сервисных, дополнительно устанавливаемых программ. Эти программы часто называются утилитами. Они могут работать с ОС DOS и Windows. На каждом компьютере будут установлены пакет таких программ, так как каждая утилита специализирована. Одним из наиболее широко распространенных видов сервисных программ являются программы, предназначенные для архивации, упаковки файлов путём сжатия хранимой в них информации. Из числа наиболее популярных программ можно выделить: ARJ, PKPAK, LHA, ICE, HYPER, ZIP, PAK, ZOO, EXPAND, разработанные за рубежом, а также AIN  и RAR, разработанные в России.

 Важное место  займут антивирусные программы. Для борьбы с вирусами на компьютерах будет использоваться программа Касперского.

Результатом деятельности магазина является составление отчета и представление данных в виде документов различного назначения (заявления, приказы, бухгалтерские документы и т.д.). Обработка и оформление документов может производиться при помощи специальных программ (средств). На компьютерах магазинов будет установлена программа Microsoft Office, включающая Word, Excel, Access.

Объединение в  одну систему огромного количества сложноорганизованных  и  интенсивно  взаимодействующих  между собой  данных и устройств, интегрирования вычислительных ресурсов становится возможным при помощи локальной вычислительной сети. Подключение к INTERNET  будет происходить с помощью модема ADSL. Для каждого магазина так же будет приобретено по модему.

Будет производиться закупка и интеграция с компьютеризированным торговым оборудованием:

• сканеры штрих кодов Symbol LS 2208 – ручной сканер штрих-кода без управляющей кнопки, сочетает в себе высокую производительность и точность лазерного сканера с широким углом сканирования;
• принтер этикеток  Eltron LP2824 TLP - наиболее распостраненный принтер этикеток, совместим со многими программными продуктами, миниатюрен и надежен. Скорость печати до 2 IPS (50.8 мм в сек);
• денежные ящик POSIFLEX CR-3100 – оснащен регулируемыми секциями для монет и бумажных денег, а также секретным отделением для хранения документов и крупных купюр. Трехпозиционный замок обеспечивает максимальную сохранность денег.

Наибольшая  степень автоматизации и удобства достигается при маркировке товаров  этикетками с  штрих-кодами. Использование  оборудования для работы со штрих-кодами дает сразу несколько преимуществ:

• ускоряется процесс обработки поступающих партий товара;
• возможно слежение за движением партии товаров не только по документам, но и непосредственно по штрих-коду, нанесенному на каждую упаковку;
• проще проводить учет;
• уменьшается количество ошибок при идентификации товара;
• облегчается и ускоряется работа провизоров, так как для идентификации товара им достаточно прочитать код с упаковки товара с помощью считывателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ «1С: УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ 8»

 3.1.Анализ экономической эффективности автоматизации

бизнес – процессов  сети магазинов «ЛЕВ»

В магазинах  очень много поступающей и  исходящей информации и их работа без использования автоматизированной системы приведет к не поправимым управленческим ошибкам. Будь то небольшие магазины, оптовые базы или крупные розничные сети - все они ищут возможности для упрощения ежедневного труда кассиров-операторов, работников склада, менеджеров и торговых представителей. Кроме этого всё более актуальной становится идея уменьшения затрат на исправление случайных ошибок сотрудников. Грамотная автоматизация торговых предприятий позволяет свести саму возможность подобных ошибок к минимуму и может существенно облегчить учёт торговых операций. Спрос рождает предложение, и сегодня достаточно много производителей представляют на рынке систем автоматизации торговли свои продукты.

Обычно в  технико-экономических обоснованиях автоматизации различного рода процессов в качестве цели ставят повышение производительности труда и экономию кадров. А так же ставится задача эффективного управления малым бизнесом с целью получения наибольшей прибыли (сейчас или в будущем),  решить это можно только с помощью автоматизация процессов товародвижения.

 Внедрение  системы автоматизации даёт:

• увеличение оборота товара – полный контроль товарных и финансовых потоков, прогнозирование спроса, управление закупками, номенклатурой товаров, розничными ценами;
• экономию средств – за счет оптимизации складских запасов уменьшается «залёживание» продукции, экономится площадь на складе, сокращение штата сотрудников.

Автоматизация позволяет повысить прибыль за счет:

• повышение производительности труда персонала благодаря упрощению работы: все операции линейного персонала, от кассира до администратора торгового зала автоматизированы,сотрудники работают под объективным контролем, без ошибок и с максимальной отдачей;
• исключение ошибок кассиров;
• снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала;
• снижение убытков при потере качества товаров.

 «1С:Управление  торговлей 8» повысит  эффективность  работы предприятия за счет  автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в  реальном масштабе времени, за  счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы «1С:Предприятие» является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

Использование информационных систем для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Автоматизация магазинов «ЛЕВ» позволит:

• повысить эффективность управления сетью магазинов за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• улучшит делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;
• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;
• директору анализировать деятельность своих всех магазинов и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства;
• повысить эффективность обмена данными между всеми магазинами «ЛЕВ»;
• гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация — не самоцель, а целенаправленная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной  структуры предприятия и его  бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.

В будущем руководство  магазинов «ЛЕВ» будет увеличивать  сеть, открывая дополнительные магазины в других городах и расширяя свой ассортимент товара.

 С помощью  «1С:Управление торговлей 8» контролировать и управлять за деятельностью отдаленных магазинов будет намного легче.

Стоимость автоматизации  варьируется в достаточно больших  пределах в таблице 3.1. указаны различные варианты и их стоимость. Три основные составляющие стоимости автоматизации:

• программное обеспечение;
• оборудование;
• зарплата специалистов.

Таблица 3.1.

Минимальная стоимость  из трех вариантов

Вариант	Стоимость, руб.	Примечание
Эконом	От 8500 руб.	1 рабочее место (товаровед, бухгалтер)
Стандарт	От 14 500 руб.	До 3 рабочих мест (товаровед, бухгалтер,  продавец).
Оптима	От 23 000 руб.	До 3 рабочих мест (товаровед, бухгалтер) + 1 рабочее место кассира

 

В настоящее  время существует уже довольно много  примеров систем автоматизации бизнеса. Например независимый или сетевой магазин или бутик по продаже одежды, обуви, аксессуаров и другой продукции. Спецификой данной сферы бизнеса является необходимость учитывать товар в разрезах (например, цвет, размер), взаиморасчеты по каждому клиенту, обладать оперативной информацией о реальных остатках и наносить штрихкод. В данном проекте предлагается использовать программный продукт "1С: Торговля и склад 7.7" как для складского товарного учета, так и в качестве кассовой программы, т. е. подключить фискальный регистратор, дисплей покупателя, сканер штрих кода, принтер этикеток.

Магазин по продаже  аудио-видео, компьютерных, компакт-дисков, книг, компьютерных аксессуаров. Этот проект подходит также и магазину фирменной одежды. Спецификой данных магазинов является то, что процесс продажи товара включает в себя консультации продавца о свойствах товара (низкая интенсивность продаж и необходимость получать полную информацию о товаре). Предлагается использование программы «1С: 7.7 «Торговля и Склад» как для складского товарного учета, так и в качестве кассовой программы - то есть подключить к программе фискальный регистратор, сканер штрихкода, дисплей покупателя, а также, для нанесения на товар штрихкода, - принтер этикеток.