Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

 

"Подотчет.4.1." – проверка соответствия  фактических размеров представительских  расходов сметам.

 

"Подотчет.4.2." – проверка правильности  ведения аналитического учета  представительских расходов в пределах и сверх норм;

 

"Подотчет.5.1." – проверка правильности  выведения остатков на конец  отчетного периода по расчетам  с подотчетными лицами.

 

 Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть  показана в регистрах учета развернуто.

 

 

3.2 Аудит состояния первичной  документации ОАО "Борма"

 

 

 Состав первичных документов  по расчетам с подотчетными  лицами, с одной стороны, достаточно  узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

 

 Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению  при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

 

- Приказ об учетной политике;

 

- авансовые отчеты;

 

- журнал регистрации авансовых  отчетов;

 

- приказы о направлении работников  в командировку;

 

- список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы;

 

 - заявления на выдачу денег из кассы;

 

- документы, подтверждающие произведенные  расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок,  командировочные удостоверения,  проездные билеты, счета гостиниц);

 

- журнал регистрации командировок.

 

 Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

 

- балансе предприятия (форма  № 1) (стр. баланса 236 – прочая  дебиторская задолженность, платежи  по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

 

- отчете о движении денежных  средств (форма № 4);

 

- главной книге;

 

- журнале-ордере № 7, объединяющем  в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма" ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге.

 

 Внутренняя аудиторская проверка  показала, что данные аналитического  учета соответствуют данным, отраженным  в Главной книге.

 

 Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

 

 Нарушается п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ в  организации.

 

 Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

 

 

 Таблица 10 Выдача денег под  отчет лицам, не отчитавшимся  по ранее выданному авансуФ.И.О. п/о лица Остаток п/о сумм Выдано из кассы

 

дата сумма, руб. дата № РКО сумма, руб.

Зимин В.М. 01.10.08 51 452 10.10.08 25 27652

Бородин В.П. 01.12.08 1 044 09.12.08 37 7044

Устимов А.А. 01.09.08 27 981 12.09.08 19 32891

Бочкарев В.В. 01.09.08 8 080 02.09.08 16 7610

Ванин Ю.А. 01.11.08 1 418 20.11.08 32 1891

 

 

 

 В соответствии с п. 11 Порядка  ведения кассовых операций передача  выданных под отчет наличных  денег одним лицом другому  не допускается. На предприятии  этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб.

 

 Предоставленные подотчетными  лицами авансовые отчеты недооформлены:

 

отсутствует журнал регистрации авансовых  отчетов;

 

в авансовых отчетах не указаны  остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

 

в авансовых отчетах не указана  сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева  В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в  августе 2008 г.);

 

на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа "кому, за что и по какому документу уплачено";

 

на обратной стороне авансовых  отчетов не проставляется корреспонденция  счетов.

 

 В нарушение Инструкции по  применению плана счетов предприятие  допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71

 

 Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

 

 Дт сч.10 Кт сч.71 и списать  за счет соответствующих источников  согласно документам.

 

 В нарушение вышеуказанной  Инструкции приобретение тормозной  жидкости, керосина, ацетона согласно  авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2008 г. отражено:

 

 Дт сч.10/5 Кт сч.71 – 719-92 руб.

 

 Следовало отразить:

 

 Дт сч.10/1 Кт сч.71 – 197 руб.  стоимость ацетона;

 

 Дт сч.10/3 Кт сч.71 – 522-92 руб.  стоимость керосина, тормозной жидкости.

 

 Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.08 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

 

 Дт сч.26 Кт сч.71 – 462 руб.

 

 Согласно вышеупомянутой Инструкции  это следовало отразить в учете  следующим образом:

 

 Дт сч.10/9 Кт сч.71 – 462 руб. инвентарь для уборки территорий

 

 Дт сч.10/9 Кт сч.26 –462 руб. передача  в эксплуатацию

 

 В результате неправильного  отражения ТМЦ в учете не  числятся.

 

 В ОАО "Борма" приобретались  подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а  от 17.05.08 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4280-79 руб.

 

 В соответствии с Инструкцией  по применению плана счетов  для обобщения информации о  наличии и движении ТМЦ, приобретенных  в качестве товаров для продажи  (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 "Товары". Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

 

 Дт сч.41 Кт сч.71 – 4280-79 руб.  оприходован товар

 

 Дт сч.90 Кт сч.41 – 4280-79 руб.  списана стоимость подарка, выданного под роспись

 

 Дт сч.90 Кт сч.68 – 770-54 руб.  начислен НДС (4280-79*18%)

 

Дт сч.91 Кт сч.90 - 5051-33 руб. списаны  затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

 

Таким образом, ОАО "Борма" недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

 

 Кроме того, ОАО "Борма"  следует учесть, что необходимо  составлять акты на вручение  подарков работникам, утвержденные  комиссией.

 

 В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

 

к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.08 приложен только товарный чек  магазина "Ирба" на запчасти для  ремонта оборудования на сумму 5086-58 руб;

 

согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.08 приобретены "комплектующие" на сумму 440-90 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список "комплектующих", но документ об оплате отсутствует.

 

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных  лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

 

 В нарушение п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ на  предприятии допускается передача  подотчетных сумм одним подотчетным  лицом другому. Например:

 

к авансовому отчету Зимина В.М. № 14 от 03.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на ЗАО "РодникСпирт Пром" – 50руб. –  плательщиком в квитанции указано  другое лицо;

 

к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Бочкарев В.В.;

 

 Авансовый отчет Степановой  Е.П. б/н от 14.08.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения  в журнале-ордере и главной  книге.

 

 Согласно Положению по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ОАО "Борма" данный пункт не учитывает, например:

 

по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.08 в типографии ФГУП "Дом печати" приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

 

 Дт сч.26 Кт сч.71 – 1 275 руб.

 

 Дт сч.19 Кт сч.71 – 225 руб.

 

по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.08 в ООО "Офис-плюс" приобретены  скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

 

 Дт сч.26 Кт сч.71 – 2 550 руб.

 

 Дт сч.19 Кт сч.71 - 450 руб.

 

 Эти расходы следовало отразить  по дебету счета 97 "Расходы  будущих периодов" и списывать  на затраты по мере использования  на основании актов.

 

 Согласно авансового отчета  № 31 в июне Зимину В.М. возмещены  командировочные расходы в сумме  8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары).

 

 Согласно п. 6 Инструкции о  служебных командировках в пределах  СССР от 07.04.88 № 62 фактическое  время пребывания в месте командировки  определяется по отметкам в  командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

 

 Таким образом, завышена себестоимость  и излишне возмещен НДС из  бюджета.

 

По авансовому отчету Бочкарева  В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2).

 

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском  учете первичные учетные документы  должны содержать в числе следующих  такой реквизит: "наименование и  измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении". Таким образом, такие наименования, как "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на "хозтовары", "канцтовары", "товар на сумму", приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 6270-50 руб., № 63 от 17.10.07 на сумму 4231-70 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

 

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

 

авансовый отчет №17 от 25.03.08 Бочкарева  В.В. на 408-00 руб., в котором не заполнены графы "Получен аванс", "Итого получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

 

авансовый отчет №27 от 19.05.08 Портнова А.Г. на 649-00 руб., в котором не заполнены  графы "Получен аванс", "Итого  получено", "Израсходовано", отсутствует подпись подотчетного лица;

 

в командировочном удостоверении  Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.08 г., отсутствует номер  и дата составления документа, расшифровки  подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

 

Вышеперечисленные нарушения носят  систематический характер.

 

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых  в ОАО "Борма" при расчетах с  подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

 

3.3 Аудит состояния учета расчетов  с подотчетными лицами

 

 

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" указаны в приложении 14.

 

 Рассмотрим подробнее ряд  допускаемых организациями ошибок  при выдаче денег под отчет  и контроле за их использованием  в ОАО "Борма".

 

 Нарушение: неправильный порядок  выдачи денег под отчет.

 

 Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.