Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

 

Если срок командировки – один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

 

Если сотруднику выданы деньги для  оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения  из командировки он должен сдать в  бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т. д.).

 

Расходы работника отражают в бухгалтерском  и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

 

При однодневной командировке фирма  может оплатить сотруднику:

 

– расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и  пересадок;

 

– разовые проездные билеты на городской транспорт;

 

– расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая  может понадобиться работнику).

 

Если сотрудник по окончании  рабочего дня решил остаться по месту  командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

 

По общему правилу если сотрудник  фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том  числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются.

 

Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются.

 

Может сотрудник вернуться домой  или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

 

Это решение отражается в приказе  руководителя, где указывается срок командировки сотрудника. Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

 

Если работнику суточные выплачиваются, то ему в обязательном порядке  должно быть выдано командировочное удостоверение.

 

Если работник находится в командировке, однако вовремя не может вернуться  из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. В этом случае организация должна возместить работнику:

 

– суточные;

 

– расходы на наем жилого помещения.

 

Эти затраты будут уменьшать  налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете  их отражают как чрезвычайные расходы (п. 13 ПБУ 10/99).

 

Работник отправлен в командировку в пределах России и в этот момент заболел, то после того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК РФ, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР"). Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62).

 

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту  работы такой сотрудник оформляет  отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6). Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

 

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает – их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.

 

По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности – это следует из закона о контрольно-кассовой технике. В настоящее время действует приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма № 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то ККМ она имеет право не использовать.

 

Но даже если гостиница не выдает ни счет по форме № 3-Г, ни чек ККМ, а выписывает, к примеру, приходный  кассовый ордер – все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

 

Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета "в нагрузку" продают полис медицинского страхования. Стоимость полиса нельзя отнести  к расходам на проезд. Тем не менее  добровольное страхование сотрудников  можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке "исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей" (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы.

 

Поскольку полис предусматривает  страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его  стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

 

Если командировка подразумевает  переговоры с партнерами, обед в  ресторане можно провести как  представительские расходы. В пределах 4 процентов от фонда оплаты труда  подобные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

 

ФНС разработала методические указания для внутреннего пользования  по проверке НДФЛ (письмо от 11 мая 2007 г. № ГИ-14-04/ 187дсп). При ревизии подотчетных  суточных налоговая рекомендует  включать в доход сотрудников  суммы, выдаваемые сверх норм. А что считать нормой? При этом бухгалтерам следует учитывать постановления ВАС РФ от 26 января 2007 г. № 16141/04, Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2007 г. № 14324/04. Согласно им, предприятия могут устанавливать нормы суточных внутренними документами.

 

В то же время в пункте 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, указано другое правило. Сотрудники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и рассчитаться.

 

Таким образом, в распоряжении у  подотчетного лица есть как минимум  три дня. Требование инспекторов рассчитаться по подотчетным суммам день в день сложно назвать правомерным.

 

В другом письме налоговая служба уделила внимание проверкам фактов передачи подотчетных сумм третьим  лицам. Также инспекторы рассмотрели  вопрос выдачи наличных денежных средств подотчетникам, которые полностью не отчитались по ранее полученным суммам (письмо УФНС по г. Москве от 5 апреля 2007 г. № 21-08/22742). Запрет на совершение таких действий установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

 

Передача выданных под отчет сумм другому лицу не приводит к возникновению объектов налогообложения по ЕСН или НДФЛ при условии, что по этим суммам отчитается само подотчетное лицо (постановление ФАС Поволжского округа от 5 октября 2006 г. по делу № А55-1517/04-29). Административной же ответственности за такое нарушение нет.

 

Не секрет, что под видом подотчета  может быть предоставлен заем. Кроме  того, часто фирмы маскируют превышение остатка денежной наличности в кассе, выдавая деньги под отчет. Этим они  избегают нарушения пунктов 6, 7 Порядка ведения кассовых операций. Причем доказать, что подотчет выдан именно с таким умыслом, практически невозможно. Однако с учетом последних тенденций в судебной практике доказательства проверяющим могут и не понадобиться. Разобраться в ситуации им поможет понятие "недобросовестность".

 

На сегодняшний день законодательного определения недобросовестности нет. В то же время судебные и налоговые  структуры все активнее пользуются этим понятием при проведении проверок. Ежегодный рост числа арбитражных  дел по этому вопросу составляет в среднем 50 процентов. Также есть письма, в которых изложены возможные признаки недобросовестности (письмо ВАС РФ от 11 ноября 2006 г. № С5-7/уз-1355, УФНС по г. Москве от 4 марта 2007 г. № 09-15/13517).

 

Использование подотчета для сокрытия займа или для соблюдения кассовой дисциплины явно носит признаки недобросовестности, но в то же время внешне рамки закона соблюдены. Поэтому если подобные операции не носят регулярного характера, то скорее всего проблем у фирмы не возникнет. Но если инспектору покажется, что такой подотчет выдается слишком часто, то организация может быть признана недобросовестным плательщиком (например, постановление Президиума ВАС РФ от 7 июня 2007 г. № 924/05).

 

По-прежнему одним из популярнейших  нарушений, выявляемых инспекторами при проверках подотчетных сумм, является отсутствие платежных документов. И, несмотря на то что товарно-материальные ценности уже лежат на складе, суммы, израсходованные на их приобретение, включаются в доход работников.

 

Вместе с тем судебная практика по данной теме говорит следующее. Если по приобретенным ТМЦ отсутствует документ, подтверждающий оплату, но факт их оприходования фирмой доказан, то полученные работником под отчет суммы не включаются в его доход (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июня 2007 г. по делу № Ф08-2438/2007-989А, Уральского округа от 6 июня 2007 г. по делу № Ф09-2366/05-С2).

 

 В соответствии со ст.137 ТК  РФ для погашения неизрасходованного  и своевременно невозвращенного  аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника могут быть произведены удержания. Для этого работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса задолженности или неправильно исчисленных выплат при условии, что работник не оспаривает оснований размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. При отсутствии такого организационно-распорядительного документа удержания из заработной платы могут быть произведены в только судебном порядке. Судебный порядок удержания из заработной платы работника своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, может применяться и в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации. При этом, в случае возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации должен предъявить иск о возмещении виновным причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.

 

 Согласно ст.138 ТК РФ общий  размер удержаний при каждой  выплате не может превышать  20%.

 

 

1.2 Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами

 

 

Служебные командировки являются объектом трудового законодательства, которое  регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор в соответствии с критериями, установленными в разделе III ТК РФ. Работник, принятый на штатную должность в организацию и находящийся в административном подчинении у ее руководителя, может быть направлен в командировку для выполнения служебного задания. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки.

 

Трудовой Кодекс Российской Федерации  не запрещает также направлять в  служебные командировки совместителей, командировать которых можно  на общих основаниях, руководствуясь положениями ТК РФ. Согласно ст. 167 ТК РФ за совместителем, направленным в служебную командировку, как и за любым другим работником организации должны сохраняться место работы (должность) и средний заработок в организации, которая его командировала.

 

Поскольку совместитель является работником организации, он может быть направлен  в командировку так же, как и  любой другой работник. При этом порядок компенсации расходов, понесенных в связи с командировкой (оплата целевых расходов по проезду и проживанию в месте командировки), а также выплата суточных производятся в общеустановленном порядке.

 

Если работник направлен в командировку по совмещаемой работе, то средний  заработок за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется за ним только на работе по совместительству. При этом на основном месте работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы.

 

При направлении совместителя в  служебную командировку и по основной, и по совмещаемой работе средний  заработок должен сохраняться по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по соглашению между командирующими организациями.

 

При внутреннем штатном совместительстве направление совместителя производится одним и тем же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым должностям. При внешнем штатном совместительстве вопрос сохранения среднего заработка должен зависеть от того, по какой должности работник направлен в командировку. Если совместитель направляется в служебную командировку только по одной должности (например, основной), то выплата среднего заработка может быть произведена только по этой должности (см. п.9 Инструкции № 62) и в другой организации совместитель должен взять отпуск без сохранения заработной платы.