Учет расчётов с подотчётными лицами

УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

17.1. Общий порядок  расчетов с подотчетными  лицами

   В практической деятельности организации  часто возникает необходимость оплачиватьте или иные расходы наличными деньгами: покупать материальные ценности за наличный расчет у других организаций или физических лиц, оплачивать выполненные работы и оказанные услуги, расходы по служебным командировкам, расходы на представительские цели и т.п. В таких случаях работнику но распоряжению руководителя организации выдаются наличные деньги под отчет на указанные нужды. Перечень сотрудников, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет (за исключением командировочных расходов), утверждается приказом руководителя.

   Выдача  под отчет наличных денег производится из кассы предприятия, причем она может производиться не только в рублях, но и в разрешенных законодательством случаях в иностранной валюте. Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций [56,57]. Кроме того, выдача средств под отчет может производиться через платежные банковские карточки.

   Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  об израсходованных суммах (с приложением  всех документов, подтверждающих их расходы) и произвести окончательный эасчет по ним. В соответствии с производственной необходимостью выдача подотчетных сумм по распоряжению руководителя может осу- цествлиться на более длительный срок.

   Выдача  наличных денег под отчет производится при условии пол- юго отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, 1 ере дача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому заушается.

Отчет о произведенных расходах оформляется  авансовым отчетом о форме  № АО-1, утвержденной постановлением Государственног комитета РФ по статистике от 1 августа 2001 г. № 55 [62]. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом на основании оправдательных документов (счетов, кассовых и товарных чеков и др.). Перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Неизрасходованные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику.

   При проведении инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение). Кроме обязательных случаев, инвентаризация подотчетных сумм проводится так часто, как это определено руководством предприятия.

   Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 ^Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо по счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредитовое — сумму задолженности предприятия подотчетным лицам. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

   Перечень  типовых хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами приведен в табл. 17.1. Номера субсчетов в таблицах даны в соответствии с рабочим планом счетов, который приводится в Приложении.

Таблица 17.1

  Типовые бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами

Если  долг подотчетного лица будет списан по решению руководителя за счет средств организации, эта сумма включается в совокупный доход работника (ст, 209 НК) {4}. Это значит, что с работника следует удержать налог на доходы физических лиц. Кроме того, на сумму спи-санного долга необходимо начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболева нии (ст. 236 НК).

   Для ведения учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» целесообразно  применение комбинированного регистра, сочетающего аналитический и  синтетический учет. В нем следует  вести учет по каждой выданной пол отчет денежной сумме, а также по каждому подотчетному лицу. Основанием для заполнения такого регистра являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы, а также последующие приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на расхождения в полученных и израсходованных подотчетным лицом суммах.

17.2. Учет расходов

на  административно-хозяйственные  нужды

   Под расходами на хозяйственные нужды  обычно понимают затраты на приобретение в розничной сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автозаправочных станциях, по оплате мелкого ремонта, на приобретение бланков бухгалтерской и налоговой отчетности, по оплате представительских расходов и т.д.

   Срок, на который можно выдавать наличные деньги на хозяйственные нужды, может составлять от трех дней до нескольких месяцев. Конкретный срок устанавливает руководитель организации своим приказом, исходя их производственной необходимости. Сотрудник должен отчитаться за потраченные день]'и не позднее чем через три дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными по одной сделке, который составляет сегодня 100 ООО руб. [58].

   Как было указано выше, перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Рассмотрим обоснование хозяйственных расходов в различных случаях приобретения материальных ценностей.

   Общий порядок организации эакупокчерез подотчетных лиц в каждой организации должен быть регламентирован распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением и т.п.).

Таким распорядительным документом *в первую очередь должен быть определен перечень (круг) должностных лиц, которым разрешается  выдача наличных денежных средств под  отчет для закупки материальных ценностей, оплаты работ и услуг, а также срок возвращения подот-четных сумм или отчета об их расходовании. Подотчетные лица должны быть заблаговременно ознакомлены с порядком документального оформления закупок за наличный расчет, существующими ограничениями предельной суммы расчетов, а также с порядком отчетности по полученным суммам.

   Возмещение  понесенных расходов (в том числе  сумм, израсходованных свыше подотчетных), сумма и сроки пользования подотчетными средствами в каждом конкретном случае определяются руководителем организации пли лицом, на это уполномоченным.

   Решение о выдаче средств под отчет  оформляется либо приказом, либо утверждаемым руководителем предприятия заявлением работника о выдаче ему подотчетных сумм на конкретные цели. Основанием для списания подотчетных средств с подотчетного лица является утверждение (подпись) руководителем организации авансового отчета о расходовании денежных средств.

   Важное  значение имеет порядок документального оформления закупок товарно-материальных ценностей. Для подтверждения произведенных закупок в организациях розничной торговли необходимо предоставление к авансовому отчету следующих документов:

• чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств;
• оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю.

   В представляемых подотчетными лицами товарных чеках, счетах, закладных и других оправдательных документах должна быть дана под- эгм'жая расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и об- цей суммы. Не следует допускать (о чем заранее должны быть федупреждены подотчетные лица) общих записей, например, таких: «кан- (елярские принадлежности на 500 рублей».

Бухгалтерам предприятий при обработке авансовых  отчетов особо ледует обращать внимание на соответствие реквизитов кассовых чеков приложенных к нему оправдательных документов (товарного чека, на- ладной и т.п.), в особенности таких реквизитов, как наименование орга- иэации, дата покупки, цена (стоимость), ИНН налогоплательщика и др.

  При совершении закупок у предприятий-изготовителей, у органи- щий оптовой торговли для подтверждения произведенных закупок не- эходимо предоставление следующих документов:

• чека контрольно-кассовой машины (кассового чека), подтверж- нощего факт уплаты наличных денежных средств (использование в этих 1учаях приходных кассовых ордеров не допускается в соответствии

с положениями  Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [20]);

• оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю;
• счета-фактуры, подтверждающего факт уплаты НДС покупателем;
• договора купли-продажи, в случае его заключения в письменной форме.

   Покупка то вар но-материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляется «Актом закупки материальных ценностей у физических лиц». Форма акта является произвольной. Акт должен содержать необходимые сведения непосредственно об операции закупки: наименование товара, его количество и цена, отметка об уплате подотчетным лицом наличных денег продавцу и расписку об их получении физическим лицом. Кроме этого в акте должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца (включая почтовый индекс), а также его паспортные данные. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.

Пример 17.1.

Согласно  приказу директора работнику  предприятия Петровой А.А., 15 сентября выдано под отчет 12 ООО руб. для  покупки факса в магазине розничной торговли. 16 сентября на склад был оприходован факс, посту- пивший от Петровой А.А. 17 сентября в бухгалтерию был представлен анансовый отчет на сумму 10 890 руб., к которому приложены кассовый чек и копия товарного чека. В этот же день в кассу возвращена неиспользованная подотчетная сумма.

  Отразить  операции но оприходованию факса и по расчетам с подотчетным лицом. Решение приведено в табл. 17,2.

Таблица 17.2

Журнал  хозяйственных операций