Учет расчётов с подотчётными лицами

   Например, если локальным актом в организации  будут установлены нормы суточных: 1000 руб. в день для командировок по РФ и 3000 руб. в день для загранкомандировок, налогом на доходы физических лиц должны облагаться суммы, превышающие установленный лимит, т.е. 300 и 500 руб. соответственно.

   По  возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить  руководителю организации для утверждения  авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов (квитанций, проездных билетов, счетов и т.д.). Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия и убытия, заверенным печатью предприятия, на которое направлялся приказом командируемый работник. После утверждения руководителем авансовый отчет передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм. Если доку менты, подтверждающие расходы работника по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату "проезда по минимальной стоимости.

По командировочным  расходам в общем случае в соответствии с п. 7 ст.171 НК организация имеет  право на вычет по НДС. Однако в  этомлучае необходимо предоставить счет-фактуру или иной документ, например билет, подтверждающий факт уплаты НДС подотчетным лицом (п. 1 ст. 172 НК).

Пример 17.2.

Работник  организации Смирнов Б.В., согласно приказу директора, направлен в служебную командировку в г. Екатеринбург в феврале 2008 г. Цель командировки—заключение договора на поставку продукции. В приказе установлен срок командировки: с 5 по 8 февраля. Приказом директора величина суточных для командировок в пределах Российской Федерации установлена в размере 800 руб. 3 февраля из кассы Смирнову В. В. были выданы под отчет наличные деньги в сумме 6000 руб.

  Вернувшись  из командировки, 10 февраля Смирнов  В.В. представил в бухгалтерию авансовый  отчет и необходимые документы, подтверждающие факты произведенных расходов. Согласно авансовому отчету, затраты составили:

• на проезд автобусом до г. Екатеринбурга 220 руб.;

  в на проезд автобусом обратно к месту работы 220 руб.;

• на проживание в гостинице с 5 по 8 февраля 2700 руб.
• суточные 3200 руб. (800 руб./сут. х 4 сут.).

  Командировочное удостоверение содержит следующие  отметки: отбыл из г. Челябинска 5 февраля, прибыл в г. Екатеринбург 5 февраля, отбыл из г. Екатеринбурга, 8 февраля, прибыл в г. Челябинск, 8 февраля.

  Суммы перерасхода подотчетных сумм были возмещены Смирнову В.В. из кассы  через 2 дня после сдачи авансового отчета, 13 февраля.

  Произвести  бухгалтерскую обработку авансового отчета по служебной командировке Смирнова В.В. и отразить операции по расчету с подотчетным лицом в учете предприятия.

Решение приведено  в табл. 17.3.

Таблица 17.3

Журнал  хозяйственных операций

 
Контрольные вопросы

1. В каких случаях работники предприятия называются подотчетными лицами?
2. Каков порядок выдачи наличных денег подотчетному лицу?
3. Каков порядок отчета подотчетных лиц по полученным подотчетным суммам?
4. Какими документами оформляется отчет подотчетного лица?
5. Какой счет используется для учета расчетов с подотчетными лицами?
6. Какими бухгалтерскими записями отражаются операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу?
7. Какими бухгалтерскими записями отражаются операции по оприходованию товарно-материальных ценностей, полученных от подотчетных лиц?
8. Какими бухгалтерскими записями отражаются командировочные расходы, принимаемые к учету согласно авансовому отчету подотчетного лица?
9. Какие документы должно представить подотчётное лицо в бухгалтерию при отчете за покупку товарно-материальных ценностей в магазинах розничной торговли?

10, Какие документы должно представить подотчетное лицо в бухгалтерию при отчете за покупку товарно-материальных ценностей в магазинах оптовой торговли?