Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

 

В ОАО "Борма" в приказе о  порядке выдачи подотчетных средств  не указаны размеры подотчетных  сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В  соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчетыподотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

 

 

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

 

В случае несвоевременной сдачи  неизрасходованных подотчетных  сумм при проведении проверки налоговым  инспектором может быть исчислена  материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

 

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все  время нахождения денежных средств  у работника, начиная с установленной  даты представления отчета об израсходованных суммах.

 

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным  суммам списывается с работника  за счет собственных средств организации  по окончании отчетного периода  без представления им авансового отчета.

 

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные  подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дт сч.94 Кт сч.71 — списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

Дт сч.70 Кт сч.94 — удержание подотчетных сумм из заработной платы;

Дт сч.73 Кт сч.94 — если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

 

 

 

 Невозвращенные в кассу организации  неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

 

Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также  обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

 

В дальнейшем, если по окончании отчетного  года со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" списывается задолженность  подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, то необоснованно списанные  подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

 

В ОАО "Борма" инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности.

 

Нарушение: к авансовым отчетам  не прилагаются либо прилагаются  не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 ФЗ "О бухгалтерском учете", а также пунктом 7 Положения о  бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

 

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

 

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы  принимаются для отражения имеющихся  в них данных в бухгалтерском  учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

 

- наименование документа;

 

- дата составления документа;

 

- наименование организации, составившей  документ;

 

- содержание хозяйственной операции;

 

- денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

 

- наименование должностей ответственных  лиц и их подписи, заверенные  печатью организации, продавшей  материальные ценности, оказавшей  услуги, выполнившей работы;

 

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

 

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

 

Кроме того, такие подотчетные суммы  подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника.

 

Подотчетные лица должны предъявлять  не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

 

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской  деятельности. Следовательно, такие  расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

 

В ОАО "Борма" данное нарушение  отсутствует.

 

Ограничение расчетов с другими  юридическими лицами наличными деньгами .

 

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными  из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением  установленных нормативными актами пределов.

 

Нарушение установленного порядка  расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое  лицо — плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

 

В ОАО "Борма" порядок расчетов наличными деньгами не нарушается.

 

Возможная ошибка: бухгалтерия организации  неправомерно принимает авансовые  отчеты, дата составления которых  противоречит датам, указанным на первичных  оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

 

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

 

На основании этого Положения  даты, проставленные на первичных  оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных  документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

 

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

 

- в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных  сумм;

 

- во втором — о возмещении  организацией затрат своих работников.

 

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

 

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического  лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

 

В ОАО "Борма" данное нарушение  отсутствует.

 

 

3.4 Совершенствование учета расчетов  с подотчетными лицами в ОАО  "Борма"

 

 

 На примере ОАО "Борма"  была рассмотрена организация  учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

 

 Расчеты с подотчетными лицами  в ОАО "Борма" имеют особую  актуальность. Эти расчеты позволяют  увеличить оборачиваемость сырья  и материалов, а в конечном  итоге и денежных средств. Не  имея специальных хранилищ для  длительного хранения продукции  (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства . Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

 

 В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные нарушения.

 

Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском  учете "первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации.".

 

Все бухгалтерские записи должны производиться  только на основании первичных учетных  документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить  достоверность проведенной хозяйственной  операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ОАО "Борма" выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

 

Большинство ошибок в оформлении первичной  документации происходит не из-за сложности  в их бухгалтерском учете, а в  результате небрежного его ведения  и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в ОАО "Борма" являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

 

 Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.

 

 Работникам бухгалтерии предлагается  внимательнее изучать нормативно-правовую  базу расчетов с подотчетными  лицами, особенно в части командировочных  расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных.

 

 Первичная документация должна  оформляться в соответствии с  предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все  поля документа.

 

 Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

 

Таким образом, только четкая организация  учета на счете 71 и соблюдение порядка  ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных  ситуаций при проверках авансовых отчетов.