Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

 

 Финансовые результаты деятельности  ОАО "Борма" складываются  в большей степени от основной  деятельности: производства продукции  растениеводства и животноводства, а так же прочих видов деятельности: операционных и прочих доходов  и расходов, отвлеченных средств.

 

 Для комплексной оценки деятельности  предприятия проанализируем показатели  финансовых результатов производственной  деятельности ОАО "Борма"  приведенные в таблице 5.

 

 

Таблица 5 - Финансовые результаты ОАО "Борма"Показатели 2006г 2007г 2008г 2008г в % к 2006г.

Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС и  других платежей), тыс.руб. 10721 12700 21822 203,5

В том числе: 

 

 

 

 

- от растениеводства 5409 5920 13738 253,9

- от животноводства 4992 6506 7328 146,8

- от прочей продукции 320 274 756 236,3

Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг – всего, тыс.руб. 6091 7592 14682 241

В том числе: 

 

 

 

 

- от растениеводства 2411 3592 9337 387,3

- от животноводства 3265 3683 4576 140,2

- от прочей продукции 415 317 769 185,3

Прибыль (убыток) от продаж продукции  – всего, тыс.руб. +4630 +5108 +7140 154,2

В том числе: 

 

 

 

 

- от растениеводства +2998 +2328 +4401 146,8

- от животноводства +1727 +2823 +2752 159,4

- от прочей продукции -95 -43 -13 -

Операционные доходы, тыс.руб. 334 55 1500 449,1

Операционные расходы, тыс.руб . 347 58 1490 429,4

прочие  доходы, тыс.руб. 136 583 - -

В том числе  дотации, тыс.руб. 136 583 1376 1011,8

прочие  расходы, тыс.руб. 136 583 - -

Прибыль (убыток) до налогообложения, тыс. руб. +4617 +4985 +7089 +153,5

Отвлеченные средства, тыс.руб. 

 

 

 

 

Чрезвычайные  доходы, тыс.руб. - - - -

Чрезвычайные  расходы, тыс.руб. - - 285 -

Единый  с/х налог - 54 86 -

Чистая  прибыль(нераспределенная прибыль(убыток), тыс.руб. +4604 +4921 +6697 +145,5

 

 

 

 На основании таблицы 9, мы можем сказать, что в ОАО "Борма" прибыль от продажи продукции была получена в 2006 г и 2007 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2008 году 21822 тыс.руб. От продажи продукции растениеводства в 2006 г. , 2007,2008г получали прибыль 8329 тыс.руб., за счет увеличения себестоимости производимой продукции растениеводства в 2007 году на 232,1 % и увеличения выручки от реализации на 62,9 % из-за высоких цен.

 

Отрасль животноводства в хозяйстве прибыльна, сумма  прибыли с каждым годом увеличивается. Производство продукции животноводства увеличивается, реализуется молоко первым сортом, высокие закупочные цены, соответственно увеличивается выручка, а ее себестоимость снижается.

 

От продажи  прочей продукции хозяйство получает убыток.

 

Суммы внереализационных расходов и доходов в хозяйстве одинаковы, поэтому расходы перекрываются  доходами.

 

Чрезвычайные расходы возникли только в 2008 г. и составили 285 тыс.руб.

 

Таким образом, на основании вышеизложенного  можно сказать, что прибыль получена за счет , увеличения объемов реализации из- за увеличения закупочных цен на продукцию , увеличения качества производимой продукции , но растет себестоимость вследствии чего предприятие может в дальнейшем получить убытки.

 

 Для анализа финансового  состояния сельскохозяйственных предприятий, большое значение имеют показатели их платежеспособности.

 

 Платежеспособность – возможность  за счет собственных средств  погашать первоочередные финансовые  обязательства. Различают текущую  и ожидаемую платежеспособность.

 

 Текущая платежеспособность - состояние  собственных средств, которая  бы обеспечила погашение срочных  обязательств на определенную  дату.

 

 Ожидаемая платежеспособность  – состояние платежей и готовность  оплатить свои долги в ближайшее  время.

 

 Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств.

 

 Для проведения анализа платежеспособности  ОАО "Борма" рассчитаем коэффициенты  платежеспособности, данные отразим в таблице 6.

 

 

 Таблица 6- Показатели платежеспособности  ОАО "Борма"Показатели Норм.значение 2006 г 2007 г 2008 г

Коэффициент абсолютной ликвидности 0,2-0,5 0,01 0,07 0,03

Коэффициент критической ликвидности 0,7-0,8 0,06 0,3 0,3

Коэффициент текущей ликвидности > 2 1,04 3,26 3,82

 

 

 

Анализируя данные таблицы 10, можно  сказать, что в ОАО "Борма" коэффициент  абсолютной ликвидности, показывает, что  в 2006г только – 0,01 часть краткосрочной  задолженности может быть, покрыта  наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2007г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2008 г снизился и составил 0,03, то есть у ОАО "Борма" есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении.

 

Коэффициент срочной ликвидности  свидетельствует о том, что в 2006г  только 0,06 часть краткосрочной задолженности  можно погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности. При этом в 2007 году коэффициент остался прежним по сравнению с 2008 годом и составил 0,3.

 

Коэффициент текущей ликвидности  показывает, что в 2007 и 2008 годах ОАО "Борма" мог погасить 3,26 часть и 3,82 часть краткосрочных обязательств за счет своих имеющихся оборотных средств, то есть коэффициенты были в пределах нормативного значения. Но в 2006 году коэффициент текущей ликвидности при норме > 2 значительно ниже, т.е. только 1,04 часть краткосрочных обязательств может погасить за счет имеющихся оборотных средств.

 

 Таким образом, можно сказать  что, в целом структура баланса  ОАО "Борма" по состоянию  на конец 2008 года удовлетворительна,  само предприятие платежеспособно и в будущем может рассчитаться с долгами .

 

На платежеспособность повлияло снижение остатков готовой продукции , улучшения  качества производимой продукции, высокой  покупательской способностью, низкими  закупочными ценами, высокой себестоимостью. Это в свою очередь приводит к длительному замораживанию денежной наличности, потребности в кредитах и уплате по ним %, росту кредиторской задолженности поставщикам, работникам кооператива по оплате труда. В настоящее время - это одна из основных причин спада производства, снижения ее эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

 

Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с  одной стороны, достаточно узок —  это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

 

Основными документами, которыми оформляются  расчеты с подотчетными лицами в  ОАО "Борма" являются:

 

- приказ об утверждении перечня  лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

 

В ОАО "Борма" издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также  указан срок, на который выдаются подотчетные суммы – 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах (Приложение 1 )

 

- приказы о направлении сотрудников  в командировки (Приложение 2):

 

 На основании служебного  задания кадровая служба ОАО "Борма" составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (Приложение 3)..

 

 Для приказов о направлении  сотрудников в командировку предусмотрены  типовые бланки. Их формы утверждены  Постановлением Госкомстата России  от 5 января 2006 г. N 1.

 

 В ОАО "Борма" форму  N Т-9 используют при командировании  одного, а форму N Т-9а - при командировании  нескольких сотрудников организации.

 

 В приказе обязательно указывается  фамилия и инициалы командируемого  сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет ОАО "Борма", направившего сотрудника в командировку).

 

 Приказ о направлении  сотрудника в командировку подписывает руководитель ОАО "Борма". Сотрудники ОАО "Борма", направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

 

 Приказ оформляется в одном  экземпляре и хранится в архиве  ОАО "Борма" 5 лет.

 

- командировочные удостоверения (Приложение 4):

 

 Получив приказ о направлении  в командировку, бухгалтерия ОАО  "Борма" выписывает работнику  командировочное удостоверение.  На его основании сотруднику  выплачиваются суточные, в ОАО  "Борма" они составляют 700 рублей в сутки.

 

 Для командировочного удостоверения  предусмотрен типовой бланк. Его  форма утверждена Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

 

 каждом пункте назначения  должны быть сделаны отметки  о времени прибытия и убытия  сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.

 

 

 Удостоверение оформляется  в одном экземпляре и хранят  в архиве организации 5 лет.

 

 Все командировочные удостоверения  регистрируют в специальном журнале.

 

 Например, на Зимина Виктора Михайловича – экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

 

Для отъезда в командировку из кассы  в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

 

- приходные кассовые ордера (КО-1) (Приложение 5):

 

 Для приходного кассового  ордера предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена  постановлением Госкомстата России  от 18 августа 1998 г. N 88. [18]

 

 Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

 

 Ордер выписывается в одном  экземпляре. Его подписывают кассир  и главный бухгалтер ОАО "Борма". Отрывную квитанцию заверяют  печатью ОАО "Борма", регистрируют  в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

 

 Так в ОАО "Борма"  на основании приходного кассового  ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

 

 Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000–00 руб.

 

- поступили в кассу наличные  деньги с расчетного счета  для выплаты под отчет на  лимитные сделки;

 

- расходные кассовые ордера (КО-2) (Приложение 6):

 

 Для расходного кассового  ордера в ОАО "Борма" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18]

 

 Расходным кассовым ордером  оформляется выдача наличных  денег из кассы ОАО "Борма".

 

 Ордер выписывается в одном  экземпляре.

 

 Ордер подписывают кассир, главный  бухгалтер и руководитель ОАО  "Борма".

 

 Ордер также должен подписать  человек, получивший наличные  деньги. Кассир должен записать  в соответствующей графе его  паспортные данные.

 

 Ордер регистрируют в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (Приложение 7).

 

 На основании расходного  кассового ордера составлена  бухгалтерская запись:

 

 Дт сч.71 Кт сч.50 – 20000-00 руб.

 

выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

 

 Дт сч.71 Кт сч.50 – 12958-73

 

- выданы из кассы деньги под  отчет на лимитные сделки и  командировочные расходы Зимину  В.М.

 

- авансовые отчеты (Приложение 8):

 

 Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

 

 Авансовый отчет работник  составляет в одном экземпляре.

 

 К отчету работник ОАО  "Борма" прикладывает все  документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (Приложение 9).

 

 Перечень этих документов  приводится на оборотной стороне  авансового отчета. Все документы,  приложенные к отчету, нумеруются  в том порядке, в котором они приложены к отчету.

 

 Работник сдает авансовый  отчет в бухгалтерию, а бухгалтер  - передает работнику отрывную  часть отчета - расписку в том,  что отчет принят к проверке.

 

 Бухгалтер ОАО "Борма"  проверяет целевое расходование  средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

 

 Заполненный авансовый отчет  утверждает руководитель ОАО  "Борма".

 

 Авансовый отчет должен храниться  в архиве организации 5 лет.

 

 Пример: В бухгалтерии ОАО  "Борма" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись: