Аудит расчетов с подотчётными лицами

 

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 1.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы

1.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами

 

ГЛАВА2.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  АУДИТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

2.2. Нормативно-законодательная  база аудита расчетов с подотчетными  лицами

2.3.  Методика аудита  расчетов с подотчетными лицами.

2.3.1. План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами 

2.3.2. Источники информации для проверки. Типичные ошибки

2.3.3.Контороль над операциями  с подотчетными лицами

 

3 АУДИТ РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО  «РЫНОК»

3.1.Организационно-экономическая  характеристика ООО «Рынок»

3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Рынок»

3.3. Совершенствование аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Рынок».

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают  сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок».Целью  данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок» за 2011 год.Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров  расчетов с подотчетными лицами в  соответствие с действующими правилами  бухгалтерского учета и нормативными документами;

рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами;

на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Рынок» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению  контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в  том, чтобы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок» действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры  проверки просты. Будут рассмотрены  типичные нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами.

 

 Глава 1. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом

денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих

командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов,

расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной

торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами

имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

·        приобретение запасных частей, материалов, топлива  за наличный

расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

·        оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

·        расходы  на командировки по территории Российской Федерации и за

границу;

·        представительские  расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы

предприятия или непосредственно  из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с

подотчетными лицами». Это  активно-пассивный счет, сальдо которого отражает

сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного

перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых

ордеров, по кредиту —  суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и

сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и

кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают

с кредита счета 71 в дебет  счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные

расходы» и другие в  зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу

остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц  в дебет счета 50

«Касса».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с

подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный  регистр,

сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале ордере одна

строка и по мере представления  авансового отчета, сдачи в кассу

неиспользованных сумм или  получения денег в погашение  перерасхода записи сумм

по этим операциям будут  произведены на этой же строке. В  то же время журнал-

ордер № 7 сохраняет шахматную  форму записи, заложенную в основу журнально-

ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота  по кредиту счета 71.

На оборотной стороне  этого журнала-ордера проводятся сгруппированные  сведения

о суммах затрат предприятия  на служебные командировки за отчетный месяц с

начала года, что необходимо для составления отчетности и  контроля за целевым

использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые

ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты —  на израсходованные

суммы; новые приходные  или расходные кассовые ордера —  на расхождения в

суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки,

отражаются по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и дебету счета

84 «Недостачи и потери  от порчи ценностей». В дальнейшем  эти суммы

списываются со счета 84 в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате

труда», если они могут  быть удержаны из заработной платы  работники или 73

«Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они  не могут быть удержаны

из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в  валюте страны

командирования исходя из установленных законодательством  норм суточных и

квартирных. Полученную в  банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с

кредита счета 52 «Валютный  счет». Выданную под отчет валюту списывают со

счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом

эквиваленте  по курсу  Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением

оправдательных документов задолженность подотчетных лиц  списывают с кредита

счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в

зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При

изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают  на

счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет  счета 71,

кредит счета 80), отрицательную  — на убыток (дебет счета 80, кредит счета

71).

 

1.2  Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы

Служебные командировки

Командировкой считается  поездка работника предприятия  в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный  с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления  в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем  предприятия. Приказ должен содержать  указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам  и обосновывающие документы находятся  в отдельной папке. В приказе  возможно прямое указание для бухгалтерии  произвести расчет суммы командировочных  расходов.

На основании приказа  в бухгалтерии составляется предварительная  калькуляция на командировочные  расходы. При составлении калькуляции  бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

К компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

- Фактически произведенные  расходы на проезд к месту  командировки и обратно, включая  оплату расходов за бронь.

- Фактически произведенные  расходы на наем жилого помещения,  включая оплату расходов за  бронь.

- Суточные, выплачиваемые  за время нахождения в командировке, в размере не более трех  месячных показателей в сутки  в пределах Республики.

- Суточные, выплачиваемые  за время нахождения в командировке за пределами РД, в пределах норм, установленных Правительством РД [3].

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.

Размер суточных может  устанавливаться руководителем  компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует  тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается  относить на вычеты.

Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном  журнале по установленной форме, где делаются отметки о прибытии сотрудника.

Непосредственный учет самих  командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится  из командировки и представит в бухгалтерию  авансовый отчет.

Авансовый отчет - это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных  расходов за время командировки. Фактические  расходы, отражаемые в авансовом  отчете, требуют документального  подтверждения. Поэтому заполняется  авансовый отчет на основании  приложенных к нему первичных  документов, которыми могут быть:[15, c. 140]

- авиабилеты (экономический  класс). При этом к авиабилету  и авансовому отчету подшивается  (прикладывается) распоряжение или  приказ руководителя, в котором  указывается необходимость использования  воздушного транспорта;

- железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного  вагона);

- другие проездные документы;  квитанции о бронировании билетов  и места в гостинице;

- квитанции по утвержденной  форме о пользовании постельными  принадлежностями в поездах при  проезде к месту командировки  и обратно;

- квитанция, счет-фактура  и другие документы, подтверждающие  наем жилого помещения;