Аудит расчетов с подотчётными лицами

 

. Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных  бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и  их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей  услуги, выполнившей работы [25].

Кроме того, в акте закупки  материальных ценностей у физического  лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные.

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет право включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг) [28].

Часто предприятия или  магазины дают только чеки, но обязательно  к кассовому чеку должны быть приложены  товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его  составление обязательно.

Из всего сказанного можно  сделать вывод, что аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так  как при аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

 

2.3.3.Контроль над операциями с подотчетными суммами

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть  авансовые отчеты, на основе которых  из подотчета работников списываются  соответствующие суммы. При этом отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, указанным  в расходных кассовых ордерах, реквизиты  которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к денежным средствам, выданным в наличие перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных  после сдачи авансового отчета в  кассу, должны быть равны суммам, указанным  в соответствующих приходных  кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и  подписи, утверждающие их. Так как учет данных операций ведется в разрезе каждого  подотчетного лица, каждого аванса, то не составляет особого труда выявить  должников по суммам выданных средств, которые могут быть и должны быть удержаны из заработной платы. При контроле учета подотчетных  сумм сверяются остатки подотчетных  средств за отдельными работниками, отраженные в авансовых отчетах, с суммами задолженности по ним, зафиксированными в журнале-ордере или в ведомости по синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В ведомости по каждому отчету работника отражаются выданные ему  средства, в журнале-ордере – списываемые  из подотчета суммы. Суммарное сальдо по всем отчетам всех работников, являющееся, итогом задолженности по подотчетным  суммам и зафиксированно в главной  книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», переносится также в  баланс. Кроме того, при проверке следует особое внимание уделить  контролю над суммами, выданными на командировочные расходы, на использование личных автомобилей и списанными из подотчета работника. В случае утверждения их в размере, превышающем нормы, установленные  законодательством, дополнительные выплаты  должны производиться из прибыли  предприятия, остающейся в его распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет. Таким образом, соответствующие  суммы должны быть отнесены на дебет  счетов 81 «Использование прибыли», 88 «Фонды специального назначения». То же относится  и к нормам и порядку возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для  выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижный и разъездной характер работ, работы вахтовым методом, полевые работы, постоянную работу в пути. Несоблюдение данного  порядка отнесения затрат влечет за собой уменьшение налогооблагаемой прибыли.

 

ГЛАВА 3 АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «РЫНОК»

 

3.1.Организационно-экономическая характеристика ООО «Рынок»

 

ООО «Рынок» образовано в 1991 г., основная сфера деятельности сдача в аренду помещений для  розничной торговли.

ООО «Рынок» сдает в  аренду широкий ассортимент зданий, лотков, столов.

Основными клиентами предприятия  являются организации любой формы  собственности, а также индивидуальные предприниматели.

Штат предприятия состоит  из директора, заместителя директора, главного бухгалтера, экономиста, кассира, администратора, 4-х контролеров  и заведующим хозяйственной части.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером.

Главный бухгалтер  назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно директору  ООО «Рынок».

Главный бухгалтер  действует на основании Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер  руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в установленном  порядке, и несет ответственность  за соблюдение содержащихся в них  требований и правил ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с положением по бухгалтерскому учету  «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденным приказом МФ РФ от 06.05.99г. №32н (в ред. приказа МФ РФ от 30.12.99г. №107н; от 30.03.01г. №27н) доходами организации признается увеличение экономических выгод  в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и погашения обязательств, приводящие к увеличению капитала организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).

Доходами организации  в зависимости от их характера, условий  получения и направлений деятельности организации подразделяются на: доходы от обычных видов деятельности (сч. 90-1 «Выручка»); прочие поступления: операционные доходы (сч. 91-1 «Прочие доходы»); внереализационные доходы (сч. 91-1 «Прочие доходы»); чрезвычайные доходы (сч. 99-1 «Прибыли и убытки»).

В соответствии с положением по бухгалтерскому учету  «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденный приказом МФ РФ от 06.05.99г. №33н (в ред. приказа МФ РФ от 30.12.99г. №107н; от 30.03.01г. №27н), расходами организации признается уменьшение экономических выгод  в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и возникновения  обязательств, приводящие к уменьшению капитала этой организации, за исключением  уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Расходы признаются в бухгалтерском учете при  наличии следующих условий:

расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и  нормативных актов, обычаями делового оборота;

сумма расходов может быть определена;

имеется уверенность  в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических  выгод организации.

Для формирования конечного финансового состояния  предприятия ООО «Рынок» использует балансовый счет 99 «Прибыли и убытки».

В течении отчетного  года на счете 99 «Прибыли и убытки»  отражаются:

прибыль или убыток от видов деятельности за отчетный месяц Дт 90-9 (99) - Кт 99 (90-9);

сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц  Дт 91-9(99) - Кт 99 (91-9); потери, расходы и  доходы в связи с чрезвычайными  обстоятельствами хозяйственной деятельности, в корреспонденции со счетами  учета ТМЦ, расчетов по оплате труда, денежных средств и т.п.;

начисленные платежи  налога на прибыль и суммы причитающихся  налоговых санкций Дт 99 – Кт 68.

По окончании  отчетного года при составлении  годовой бухгалтерской отчетности счет 99 «Прибыли и убытки» закрывается  заключительной записью декабря: Дт 99(84) – Кт 84 (99).Расчеты с клиентами осуществляются как в безналичной, так и в наличной форме. Для постоянных клиентов, допускается рассрочка платежа.

Оценку деловой активности и конкурентоспособности предприятия  на рынке можно осуществить на основе расчета показателей деловой  активности ООО «Рынок» за 2005 – 2007 гг. в таблице 1 на основании приложенных  документов (Приложение 5,6,7)

 

Таблица 2

Анализ деловой активности ООО «Рынок» за 2005-2007 гг.

	2005	2006	2007	Изменения за 2007г.
				абсолютные	Темпы прироста, %
1	2	3	4	5	6
Выручка от реализации продукции, тыс.руб.	13858	16553	20205	3652	22,06
Прибыль до налогообложения, тыс.руб.	1315	1071	1610	539	50,32
Фондоотдача	5,98	7,13	9,11	1,98	27,77
Оборачиваемость средств  в расчетах.	25,90	37,88	41,75	3,87	10,22
Коэффициент текущей ликвидности	0,47	0,24	0,49	0,25	104,17
Коэффициент погашаемости дебиторской  задолженности	25,90	37,88	41,75	3,87	10,22
Оборачиваемость собственного капитала	6,03	10,95	9,77	-1,18	-10,78
Рентабельность основной деятельности	0,10	0,07	0,09	0,02	28,57
Устойчивость экономического роста	0,58	0,71	0,78	0,07	1,30

Анализ деловой активности показал, что за 2007 г., выручка от реализации продукции выросла на 22,06%, прибыль до налогообложения - на 50,32%. Фондоотдача на 27,77%. Несмотря на некоторое снижение показателей  рентабельности и текущей ликвидности  значения достаточно велики, т.е. на предприятие  высокая скорость оборачиваемости активов. Расчет показателя устойчивого экономического роста показал, что за исследуемый период прибыль до налогообложения практически всегда превышала величину вложенного собственного капитала. Таким образом, можно сделать вывод о высоком уровне деловой активности на исследуемом предприятии.

 

3.2.Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Рынок»

 

Планируя аудиторскую  проверку необходимо установить существенность – максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может  быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как  несущественная, т.е. не вводящая пользователей  в заблуждение. Аудиторский риск – риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора.

Определим уровень существенности на основании данных 2007 года ООО  «Рынок» (таблица 3).

 

Таблица 3

Определение уровня существенности на основании таблицы приведенной  у Подольского В.И.

Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности ООО «Рынок», тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1	2	3	4
1. Балансовая прибыль  (форма 2, стр. 190)	715	5	35,75
2. Валовый объем реализации  без НДС (форма 2, стр. 010)	20205	2	404,1
3. Сумма собственного  капитала (форма 1, стр. 490)	1511	10	151,1
4. Валюта баланса (форма  1, стр. 300)	3558	2	71,16
5. Общие затраты организации  (форма 2, стр. 020)	18616	2	372,32

 

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние  арифметические показатели уровня существенности: (35,75 + 404,1 + 151,1 + 71,16 + 372,32) : 5 = 206,886 тыс. руб.;

наименьшее значение от среднего отличается на: (206,886 – 35,75) : 206,886 × 100% = 82,72%;

наибольшее значение от среднего отличается на: (404,1 – 206,886) : 206,886 × 100% = 95,32%.

Поскольку значение 404,1 тыс.руб. отличается от среднего значительно, а  значение 35,75 тыс.руб. не так сильно, то аудитор может принять решение  отбросить при дальнейших расчетах наибольшее значение, а наименьшее оставить (35,75 тыс.руб.).

Новая средняя арифметическая составит: (35,75 + 151,1 + 71,16 + 372,32) : 4 = 157,58 тыс.руб.

Полученную величину допустимо  округлить до 158 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения материальности (существенности).

Различие между значениями уровня существенности до и после  округления составляет:

(158 – 157,58) : 157,58 × 100% = 0,27%, что находится в пределах 2% (единого  показателя уровня существенности, который может использовать аудитор  в своей работе).

Теперь, используя формулу  факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).

Формула факторной модели: ВР × РК × РН = ПАР, где

будем считать что: внутрихозяйственный  риск (ВР) - 60%

риск контроля (РК) – 50%

риск не обнаружения (РН) – 10%

0,6 × 0,5 × 0,1 = 0,03 или 3%.

Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать  план приемлемым.

Предварительная оценка состояния  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Рынок» за 2007 год производилась  на основании вопросника, приведенного в Приложении 8.

В ООО «Рынок» аналитический  учет командировочных расходов ведется, но на данный период таких расходов не было предусмотрено.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику можно сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль  за расходованием и целевым  использованием денежных средств  из кассы предприятия соответствует  действующим законодательным нормам [Приложение 9].

2. Пункт 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской  Федерации лицам, не отчитавшимся  за полученные ранее подотчетные  суммы, выдаются новые авансы, не нарушается;

3. Приказы о направлении  работников в командировку не  оформлялись, так как на данный  период не предусмотрено командировочных  расходов.