Аудит расчетов с подотчётными лицами

- командировочное удостоверение  с отметками о дате прибытия  в командируемую организацию  и убытия из нее, заверенные  подписями должностных лиц и  печатями этой иногородней организации,  а также с отметками нашей  организации о прибытии сотрудника  из командировки;

- документы, подтверждающие  прочие понесенные расходы (квитанции  о телефонных переговорах, почтовых  услугах, приобретенных ценностях  и т. д.).

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с  момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

- наименование организации;

- отдел, должность и  фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;

- номер и дату составления  авансового отчета;

- цель полученного аванса - командировочные расходы;

- величину полученных  из кассы денежных средств;

- сумму фактически произведенных  расходов, которая соответствует  итогу всех расходов, указанных  на оборотной стороне авансового  отчета;

- сумму остатка неизрасходованных  денежных средств (превышение  полученной из кассы суммы  над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически  потраченной суммы над полученной  из кассы).

В авансовых отчетах о  командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами  не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в  командировочном удостоверении. Последнюю  графу "Счет" заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет  и приложенные к нему документы.

 

Выдача денежных средств  на хозяйственные нужды

Суммы на хозяйственные нужды  выдаются материально-ответственным  лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму  утверждает руководитель и главный  бухгалтер. В указанном расходном  кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную  форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным  расходам, и при хозяйственных  расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в  обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют  факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц  необходимо составить авансовый  отчет с приложением следующих  первичных документов:

- счета-фактуры;

- накладной;

- товарного чека;

- квитанции к приходному  кассовому ордеру;

- фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта  постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию  дохода подотчетного лица, который  облагается подоходным, социальным налогом  и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма  расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный  бухгалтером авансовый отчет. Остаток  неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия  подотчетному лицу выдаются излишне  потраченные суммы.

Представительские расходы

Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания  взаимного сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседание  совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским  расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных  лиц:

- транспортное обслуживание;

- расходы на питание  во время переговоров;

- оплата услуг переводчика  [3].

Во время проведения официального приема лиц количество участников с  принимающей стороны не должно превышать  количества участников со стороны принимаемой  делегации.

При составе делегации  свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих  делегацию, должно определяться из расчета  один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие  документы:

приказ о проведении приема;

список приглашенных лиц;

список лиц принимающей  стороны;

журнал регистрации гостей;

смета расходов на проведение приема;

документы об оплате и получении  фактических услуг и материалов, относящихся к представительским  расходам.

Пунктом 2 ст. 93 Налогового кодекса  определено, что не относятся к  «… представительским расходам и  не подлежат вычету расходы по организации  банкетов, досуга, развлечений или  отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения» [3].

Для подтверждения произведенных  расходов издается приказ на проведение приема.

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских  расходов над утвержденными нормами  превышение расходов является косвенным  доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные  пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для  подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного  подотчетного лица составляется еще  один приказ. Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами распоряжается руководитель.

подотчетный сумма дебиторский  учет

 

 

Рисунок 1 - Схема первичной  документации по расчётам с подотчётными лицами

 

1.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Типовому плану  счетов, утвержденному Приказом Министра Финансов РК от 23.05.2007 г. №185 для учета  краткосрочной дебиторской задолженности  предназначен подраздел 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность», который  включает группу счетов по расчетам дебиторской  задолженности работников 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»  Данная группа счетов отражает операции, связанные с движением дебиторской  задолженности работников по:[4]

- выданным в подотчет  денежным средствам на приобретение  активов, оплате услуг, служебным  командировкам и другие;

- предоставленным работникам  займам, а также расчеты по  возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и  другие), причиненного организации  работником, и прочая краткосрочная  дебиторская задолженность работников;

В случае, когда подотчетное  лицо сначала предоставляет отчет  об использовании своих собственных  средств и только после этого  предприятие ему возмещает произведенные  расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным  командировкам» счета «Прочая краткосрочная  кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы  в подотчет отражается корреспонденцией: Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников: задолженность  по подотчетным суммам» - Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе  в тенге".

Любой авансовый отчет  раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в  подотчет счет 1251 "Задолженность  по подотчетным суммам" дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет  отражено, на какие цели были израсходованы  подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные  и другие расходы.

Здесь необходимо помнить, что  величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

на счет 7210 " Административные расходы", если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого  аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;

на счет 7110 "Расходы  по реализации продукции и оказанию услуг", если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и  в ходе командировки решаются вопросы  реализации;

на счет 8048 "Прочие накладные  расходы", если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом  производства.

Корреспонденция счетов: дебет 3350 - кредит 1251 означает, что задолженность  сотрудника перед организацией по подотчетным  суммам будет погашена за счет удержания  из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму  будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате  на руки.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются  дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в  дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция  счетов: Дебет 7210 "Административные расходы" - Кредит 3350 "Краткосрочная  задолженность по оплате труда".

Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые  расходы) подлежат налогообложению  индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный  пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы  относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных  лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили  на склад предприятия, а затем  составить акт об их использовании  и списать со склада на расходы  компании. Поэтому приобретаемые  подотчетным лицом канцтовары в  случае их сдачи на склад следует  отразить на счете 1315 "Прочие материалы". Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно  списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного  НДС по полученным от поставщиков  счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 "Налог на добавленную  стоимость. Бухгалтер проставляет  корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

 

 

 

 

\\

 

 

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ аудита РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Учета аудита расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники  предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных  расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без  кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные  расходы выдаются в размере 2-дневной  потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия  – в размере 10-дневной потребности  до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный  работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются  суточные за все время, пока он не мог  продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В  срок командировки не включаются дни  временной нетрудоспособности. Работнику  возмещаются услуги по предварительной  покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом  общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.