Аудит расчетов с подотчётными лицами

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда  транспортного средства к месту  работы. При отправлении в место  до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается  время приезда до станции. Режим  работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке  предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается  использовать подотчетным лицам  только на те цели, на которые они  выданы. В течение 30 дней после возвращения  из командировки подотчетные лица обязаны  представить авансовый отчет  об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной  записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая  для этого сумма. Служебную записку  должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер  может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный  срок должно представить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов  для административно-хозяйственных  нужд. Остаток неиспользованной суммы  подотчетное лицо возвращает в кассу  предприятия по приходному кассовому  ордеру.

Руководитель предприятия  может отправить подотчетное  лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в  другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в  пределах Российской Федерации в  бухгалтерии предприятия оформляется  командировочное удостоверение, которое  должно содержать следующие необходимые  реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение  должно быть подписано руководителем  предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при  командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются  оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам  прилагается оформленное командировочное  удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые  отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под  отчет, делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым  отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы  возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках  выдача аванса в валюте в учете  отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут  быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Аналитический  учет ведется по каждой авансовой  выдаче. Выдача новых авансов может  быть только при полном отчете по предыдущему  авансу. Передача аванса другому лицу не допускается. Можно сделать вывод, что расчеты с подотчетными лицами на сегодняшний день актуальны, и правильность учета этих расходов должна касаться каждого.

 

2.2.Нормативно-законодательная  база аудита расчетов с подотчетными  лицами

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся  следующие.

1. План счетов бухгалтерского  учета и Инструкция по его  применению (Приказ МФ РФ №  94н от 31 октября 2000 г.).

2. Налоговый кодекс Российской  Федерации (гл. 21, 23, 24, 25).

3. Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (Приказ ЦБ России №  62 от 25 июня 1997 г.) (ред. от 20 августа  2002 г.).

4. Об изменении норм  возмещения командировочных расходов  на территории Российской Федерации  (Приказ МФ РФ № 49н от 6 июля 2001 г.) (ред. № 91н от 9 ноября 2001 г.).

5. Размеры предельных  норм возмещения расходов по  найму жилого помещения при  краткосрочных командировках на  территории зарубежных стран  (утв. Приказом Минфина РФ №  15н от 4 марта 2002 г.) [4, С.410].

 

Ведение бухгалтерского учета  организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский  учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам  в бухгалтерской и налоговой  отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны  материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы  на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор  купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение  подотчетным лицам, подотчетным  суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию  на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает  необходимые документы для отправки в командировку работника, а также  их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о  том, что для целей налогообложения  учет представительских расходов в  пределах норм и сверх норм не ведется.

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности  бухгалтерского учета имущества  и обязательств организаций, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден  Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных  документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

Постановление Правительства  Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении  федеральных правил (стандартов) аудиторской  деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу  аудита, в том числе программу  аудита расчетов с подотчетными лицами.

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском  учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника  подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Инструкция Государственной  налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с  физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в  совокупный годовой доход работника.

По командировкам в  пределах Российской Федерации:

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках  в пределах СССР" - содержит: определение  служебной командировки (п. 1); правила  документального оформления командировки (командировочное удостоверение  и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в  командировку) (п. 2); предельные сроки  командировок (сроки устанавливает  руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном  удостоверении отметки о дне  прибытии и дне выбытия из места  командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату  работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х  дней после возвращения работника  из командировки составить авансовый  отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным  работникам затрат за пользование постельными  принадлежностями в поездах" - компенсация  работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

Письмо Минтруда РФ, Минфина  РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты  суточных работникам, направляемым в  краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента  применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются  нормы суточных для РФ; при пересечении  границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ  запрещает  выплачивать суточные за день пересечения  границы при возвращении в  РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной  страны в другую (определяется по отметке  в паспорте) суточные выплачиваются  по норме, установленной для выплаты  в стране, в которую он направляется.

Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и  порядке выплаты суточных при  краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих  размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных  командировках.