Аудит расчетов с подотчётными лицами

На этапе предварительного планирования осуществляется общее знакомство с  системой внутреннего контроля. В  соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение  и оценка систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля в ходе аудита» в процессе такого ознакомления аудиторская организация получает общее представление о специфике  и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внутреннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохранности  имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Если по результатам общего ознакомления будет сделан вывод о ненадежности системы внутреннего контроля, «низком» ее уровне, то полагаться на эту систему  нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению внешних аудиторов можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, то им предстоит выполнить в дальнейшем первичную оценку надежности этой системы  и подтвердить достоверность  такой оценки на этапе выполнения аудиторских процедур по однородным группам хозяйственных операций.

Затем формируется группа аудиторов  и распределяются обязанности и  ответственность между ними. В  состав группы для проведения проверки включаются квалифицированные (старшие, ведущие) аттестованные аудиторы, назначаемые  ответственными за выполнение отдельных  разделов аудита, и аудиторы-ассистенты. Последние, как правило, не имеют  аудиторских аттестатов и выполняют  комплекс работ по сбору аудиторских  доказательств, их документированию и  анализу. При этом следует учитывать  бюджет рабочего времени для каждого  этапа аудита, предполагаемые сроки  работы, количественный состав группы, должностной и квалификационный уровень членов группы. Указанные  сведения обобщаются в рабочем документе  «Состав аудиторской группы и  распределение обязанностей внутри группы».

Начиная разработку общего плана и  программы аудита, аудиторская организация  должна получить дополнительные сведения о проверяемом предприятии, которая  обобщается в рабочем документе  «Дополнительная информация о клиенте». В процессе подготовки общего плана  и программы аудита дается предварительная  оценка эффективности системы внутреннего  контроля на предприятии, устанавливается  приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющие  считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для  аудита области, намечается объем и  последовательность выполнения аудиторских  процедур, выбираются методики контроля.

Достоверность бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях представляет такую степень точности ее показателей, при которой квалифицированный  пользователь этой отчетности делает правильные выводы и принимает правильные экономические решения.

Аудиторы обязаны принимать  во внимание две стороны существенности: качественную и количественную. С  качественной точки зрения они должны использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны  ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий - уровень существенности.

Уровень существенности - это предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой ее квалифицированный  пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические  решения.

Концепция существенности (материальности) используется как основа для планирования проверки при определении содержащих ошибки статей бухгалтерской отчетности, оценки материалов собственных исследований и принятия решений о содержании аудиторского заключения. В соответствии с нормативом аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский  риск» перед началом проверки аудиторская организация должна решить, какую общую сумму ошибки следует считать существенной. Такая  предварительная оценка позволяет  аудиторам организовать процесс  сбора необходимых доказательств. При этом принимается допущение, что число аудиторских доказательств  обратно пропорционально установленному уровню ошибки.

Поэтому на практике различные аудиторы по-разному решают проблему определения  существенности. Некоторые прибегают  к точным количественным критериям  оценки, другие полагаются на свой опыт и интуицию, считая, что отклонение показателя до 5% будет незначительным, а свыше этой величины - существенным. При этом во внимание принимаются  различные факторы:

-абсолютная величина ошибки. Для  различных условий она может  быть признана или допустимой, или неприемлемой;

- относительная величина ошибки - это отношение вероятной ошибки  к базовой величине, в качестве  которой принимается валовая  прибыль, сумма активов, сумма  текущих активов и др.

-содержание статьи отчетности. Возможные ошибки по счетам  ликвидных активов рассматриваются  как более существенные вследствие  их относительной «доступности»  для нарушений;

- конкретные цели использования  аудиторского заключения;

-неопределенность финансового  положения предприятия предполагает  возможность утраты им платежеспособности  в обозримом будущем требует  от аудиторской организации более  строгих критериев оценки материальности;

-кумулятивный эффект. Аудиторам  следует оценивать общий эффект  известных и возможных ошибок.

Аудит всегда связан с риском двух видов: предпринимательским и аудиторским.

Предпринимательский риск означает, что аудиторская организация  может полностью или частично не получить оплату за выполненную  работу независимо от ее результата из-за конфликта с клиентом, или к  ней могут быть применены штрафные санкции. Он определяется рядом факторов: конкурентоспособностью аудиторской организации, финансовым состоянием клиента, характером операций клиента, компетентностью администрации и учетного персонала и др.

Аудиторский риск - риск неэффективности  аудиторской проверки, то есть риск выдачи заключения о достоверности  бухгалтерской отчетности при наличие  в ней существенных ошибок и пропусков.

Программа аудита является развитием  общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых  для практической реализации плана  аудита. Программа служит подробной  инструкцией для ассистентов  аудитора, а для руководителей  аудиторской организации и аудиторской  группы -- одновременно и средством  контроля качества работы.

Аудиторскую программу следует  составлять в виде программы тестов средств контроля и в виде программы  аудиторских процедур по существу.

Программа тестов средств контроля -- это перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего  контроля и учета. Тесты средств  контроля помогают выявить существенные недостатки средств контроля экономического субъекта.

Аудиторские процедуры по существу -- это детальная проверка правильного  отражения в бухгалтерском учете  оборотов и сальдо по счетам. Программа  аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора для  таких детальных конкретных проверок. Для процедур по существу аудитору следует определить, какие именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять, и составить  программу аудита по каждому разделу  бухгалтерского учета.

Выводы аудитора по каждому разделу  аудиторской программы, документально  отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для  составления аудиторского отчета (письменной информации руководству экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской  отчетности экономического субъекта.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа  аудита должны быть оформлены документально  и завизированы в установленном  порядке. (Приложение №1)

 

2.3.1.  Источники информации для проверки

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

* приобретение запасных  частей, материалов, канцелярских товаров,  топлива за наличный расчет;

* оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

* расходы на командировки  по территории РФ и за границу;

* представительские расходы.

Все названные хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  под отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  многочислен и разнообразен, так  как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить  авансовые отчеты с документами  по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

* авансовые отчеты;

* журнал регистрации авансовых  отчетов;

* приказы о направлении  сотрудников в командировку;

* список лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы;

* сметы представительских  расходов;

* приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих  регистрах синтетического учета  и отчетности:

* бухгалтерский баланс (ф.  № 1) (строка баланса 246 - прочая  дебиторская задолженность, платежи  по которой ожидаются в течение  12 месяцев);

* отчет о движении денежных  средств (ф. № 4);

* Главная книга;

* журнал-ордер № 7, объединяющий  в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами (для журнально-ордерной формы  счетоводства), иные регистры аналитического  и синтетического учета расчетов  с подотчетными лицами по счету  71 в зависимости от принятой  на предприятии формы счетоводства [4, С.410-412].

2.3.2.  Типичные ошибки

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

 

 

Таблица 1

Типичные нарушения при  аудите расчетов с подотчетными лицами по Подольскому В.И.

	Нарушения
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм	1.1) Отсутствует приказ  руководителя, устанавливающий порядок  выдачи работникам подотчетных  средств; 1.2). В приказе о порядке  выдачи подотчетных средств не  установлен круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет, или не указаны размеры  подотчетных сумм, а также сроки  их возращения; 1.3) Выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и  хозяйственно-операционные расходы; 1.4) Выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия; 1.5) Выдача денег под  отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;  1.6) Списание подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия;  1.7) Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы; 1.8) Допускается передача  полученных под отчет наличных  денег одним работником другому.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов	2.1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку; 2.2) Отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке; 2.3) Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов; 2.4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм; 2.5) Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов	3.1). Нарушение порядка  удержания подоходного налога  и начисления фондов социального  страхования и обеспечения с  сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм; 3.2) Некорректное выделение  налога на добавочную стоимость  в суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами	4.1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 4.2) Списание на затраты  сумм налога на добавленную  стоимость от стоимости материальных  ценностей, приобретенный через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов	5.1) Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 5.2) Отсутствие учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами	6.1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 6.2) Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода;  6.3) Журнал-ордер № 7 ведется  не по каждому подотчетному  лицу и выданной сумме одновременно; 6.4) Несоответствие записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7 или других регистрах.
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов