Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

 

 Дт сч.26 Кт сч.71 – 2200-90 руб.

 

 Составлен авансовый отчет  №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она  отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

 

 Составлена бухгалтерская запись:

 

 Дт сч.60 Кт сч.71 – 992-11 руб.

 

 Дт сч.19 Кт сч.71 – 7-89 руб. 

 

- Приказ по учетной политике.

 

В данном документе, являющимся для  каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

 

Например:

 

п.33 Учетной политики ОАО "Борма" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет – 20 дней с момента выдачи.

 

- Журнал регистрации авансовых отчетов (Приложение 10).

 

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке  хронологии.

 

 Анализ составления и состояния  первичной документации показал,  что в ОАО "Борма" первичная  документация оформляется на  унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

 

 

Синтетический, аналитический и  налоговый учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма"

 

 

 Расчеты с подотчетными лицами  учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

 

 Счет 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

 

На выданные под отчет суммы  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

 

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 

Счет 71 дебетуется на выданные под  отчет суммы в корреспонденции  со счетами учета денежных средств.

 

Расходование сумм, выданных под  отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов  и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском  учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.

Организацией отражены расходы  подотчетных лиц, связанные с  приобретением внеоборотных активов

Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы" К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

 

 

 

Так, в ОАО "Борма" 22.09.08 Главный  механик Бородин В.П. приобрел горелку  с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый  отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары".

Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей

Д-т: сч.10 "Материалы", сч.41 "Товары" К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

 

 

 

В нижеследующей таблице 7 приведены  бухгалтерские записи по расчетам с  подотчетными лицами.

Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г.

в ОАО "Борма"

Дата Документ Содержание Дебет Кредит Сумма Кол-во

15.06.08 Аванс.отч. 000030 Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы 10.9 71.1 204,00 20,000

30.06.08 Аванс.отч. 000033 Авансовый отчет: Устимов Алексей Александрович Солидол 10.6 71.1 396,48 24,000

 

 

 Оплата подотчетными лицами  расходов, связанных с производством  продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением  производством и организацией  в целом, отражается по дебету  счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению

Д-т: сч.20 "Основное производство", сч.23 "Вспомогательные производства", сч.25 "Общепроизводственные расходы", сч.26 "Общехозяйственные расходы", сч.44 "Расходы на продажу" К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами

 

 

 

За ноябрь 2008 г. в ОАО "Борма" были отражены следующие бухгалтерские записи.

Таблица 8 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2008 г. в ОАО "Борма"

Дата Документ Содержание Дебет Кредит Сумма

18.11.08 Аванс.отч. 000072 Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка 26 71.1 752,90

18.11.08 Аванс.отч. 000072 Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки 26 71.1 200,00

25.11.08 Аванс.отч. 000074 Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки 26 71.1 197,00

30.11.08 Аванс.отч. 000077 Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин 26 71.1 2 200,90

Итого 3350,80

 

 

 

По дебету счета 97 "Расходы будущих  периодов" отражаются расходы подотчетных  лиц, относящиеся к будущим периодам.

 

Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

 

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" ведется  в разрезе подотчетных лиц  организации по каждой авансовой  выдаче и каждому авансовому отчету.

 

 Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ОАО "Борма" их).

 

 Выдача денег сверяется с  кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (Приложение 11) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

 

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих бухгалтерский регистрах:

 

- журнал-ордер № 7, объединяющий  в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

 

 В журнале-ордере №7 отражены  суммы выданные в подотчет  и суммы, принятые к учету  в разрезе работников. Также здесь  отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

 

 Например:

 

За 2008 г. в ОАО "Борма" Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация  имела на начало года перед ним  задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.

 

- главная книга;

 

 В главной книге показан  синтетический учет, т.е. в разрезе  корреспонденции счетов.

 

 Например:

 

 По дебету сч.71 прошло в  2008 г. в корреспонденции с сч. 50– 1406384-00 руб.

 

 По кредиту сч. 71 прошло в  2008 г. в корреспонденции с сч. 10– 82528-13 руб.

 

 По кредиту сч. 71 прошло в  2008 г. в корреспонденции с сч. 60– 976904-29 руб.

 

 По данным из приложения 10 представлена сводная таблица  бухгалтерских записей по счету  71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 год.

 

 

Таблица 9 Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 годСодержание  хозяйственной операции Сумма, руб.коп. Корреспонденция счетов Документ

 

 

Дебет Кредит 

 

Сальдо на 01.01.2008 

 

1130387-66 

 

Выплата под отчет из кассы организации наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственно-операционные расходы 1406383-57 71 50 Расходные кассовые ордера

Оплата счетов поставщиков через  подотчетных лиц 976904-29 60 71 Авансовые отчеты

Списание по авансовым отчетам сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря и хоз. принадлежностей 82528-13 10 71 Авансовые отчеты

Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими  на общепроизводственные и общехозяйственные нужды 42136-08 25,26 71 Авансовые отчеты

Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими  на приобретение внеоборотных активов 6870-00 08 71 Авансовые отчеты

Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на уплату задолженности работников по исполнительным листам 43534-60 76 71 Авансовые отчеты

Сальдо на 31.12.2008 

 

875977-19 

 

 

 

 

 Как видно из данной таблицы  учет расчетов с подотчетными  лицами в хозяйстве ведется  в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

 

 

 ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

3.1 Программа проверки расчетов  с подотчетными лицами в ОАО  "Борма"

 

 

 Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными  лицами в ОАО "Борма" возлагается  на руководителя предприятия  и главного бухгалтера.

 

 Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами целесообразно использовать  вопросник, который представлен  в приложении 12.

 

 По результатам опроса складывается  определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод.

 

 В общем случае по результатам  опроса оказывается сформированным  план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

 

 При проверке расчетов с  подотчетными лицами в ОАО  "Борма" применяются практически  все методы получения аудиторских  доказательств, но к различным  объектам контроля и для выявления  одного или нескольких возможных нарушений.

 

 Методы контроля аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами нарушений приведены в  приложении 13.

 

 Основными контрольными процедурами  являются:

 

"Подотчет. 1.1." – проверка  соответствия лиц, получающих  наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

 

"Подотчет. 1.2." – проверка  получения под отчет сумм денежных  средств лицами, не отчитавшимися  по ранее полученным авансам;

 

"Подотчет. 1.3." – проверка  соответствия фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

 

"Подотчет. 1.4." – проверка  наличия подотчетных лиц в  штате предприятия;

 

"Подотчет. 1.5." – проверка  правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли предприятия.

 

"Подотчет. 2.1." – проверка  полноты оправдательных документов  по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

 

Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их повторного использования  должны быть погашены.

 

 Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

 

"Подотчет. 2.2." – проверка  наличия приказов о направлении  работников в командировку;

 

"Подотчет. 2.3." – проверка  наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

 

"Подотчет. 2.4." – проверка  правильности возмещения командировочных  расходов.

 

"Подотчет.2.5." – проверка правильности  проведения учета командировочных  расходов в пределах и сверх  норм;

 

"Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

 

"Подотчет.2.2." – проверка правильности  выделения налога на добавленную  стоимость в сумме командировочных  расходов. Суммы расходов по:

 

проезду к месту служебной командировки и обратно,

 

затраты на пользование в поездах  постельными принадлежностями;

 

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным  законодательством, включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) без НДС.

 

"Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

 

"Подотчет.3.2." – проверка правильности  отражения в учете сумм НДС  от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.