Учёт и анализ расчётов с подотчётными лицами

Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

 СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1.1 Сущность  и основы расчетов с подотчетными  лицами

 

1.2 Нормативно-правовая  база расчетов с подотчетными  лицами

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОАО "БОРМА"

 

2.1 Экономическая  характеристика и результаты  деятельности ОАО "Борма"

 

2.2 Первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами

 

2.3 Синтетический, аналитический  и налоговый учет расчетов  с подотчетными лицами ОАО  "Борма"

 

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

3.1 Программа проверки расчетов  с подотчетными лицами в ОАО  "Борма"

 

3.2 Аудит состояния первичной  документации ОАО "Борма"

 

3.3 Аудит состояния учета расчетов  с подотчетными лицами

 

3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 ВВЕДЕНИЕ

 

 

Процесс производства является важнейшей  стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово- хозяйственной  деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами.

 

Необходимость расчетов наличными  деньгами вызывает наличие задолженности за персоналом организации. Управление задолженностью имеет особое значение в условиях инфляции, когда иммобилизация собственных оборотных средств становится особенно невыгодной.

 

Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

 

 Большая роль при этом  отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

 

 В связи с этим тема  дипломной работы является актуальной.

 

 Объектом исследования в  дипломной работе является ОАО  "Борма", реализующее горюче-смазочные  материалы.

 

 Предметом исследования является  учет расчетов с подотчетными  лицами на ОАО "Борма", Елховского  района Самарской области.

 

Целью дипломной работы является рассмотрение нормативно-правовой базы организации  расчетов с подотчетными лицами, практики их бухгалтерского учета на материалах конкретного предприятия, аудит  состояния учета и разработка предложений по усилению контроля расчетов.

 

В рамках поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

 

изучить теоретические аспекты  учета расчетов с подотчетными лицами;

 

показать анализ финансового состояния  организации;

 

показать анализ первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами;

 

исследовать аналитический, синтетический  и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма";

 

провести внутреннюю аудиторскую  проверку.

 

Методы, используемые для достижения поставленных задач:

 

- аналитические;

 

- графические;

 

- сравнения.

 

 

 ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

1.1 Сущность и основы расчетов  с подотчетными лицами

 

 

 В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения  материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства для выполнения определённых действий по поручению организации с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин "под отчёт"), в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами.

 

Перечень лиц, имеющих право  на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель предприятия. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, то есть работник должен вернуть деньги в этот же день (письмо ФНС России от 24 января 2007 г. № 04-1-02/704).

 

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

 

под отчёт на хозяйственные и  операционные расходы;

 

под отчет на командировочные расходы;

 

в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

 

В соответствии с пунктом 2 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в  редакции последующих изменений  и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

 

Меры финансовой ответственности  за осуществление расчётов наличными  деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем  порядке к юридическому лицу, производящему  платёж в адрес другого юридического лица.

 

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных  трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового  законодательства. Высшим нормативным  правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации, введенный в действие Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ.

 

 Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные [26, с.115].

 

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового  Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [15, с.53].

 

 Под служебной командировкой,  совершаемой в установленном  порядке, понимается также поездки  работника, которые связаны с:

 

покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

 

осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются  в составе прочих капитальных  затрат и включаются в инвентарную  стоимость объекта строительства;

 

подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются  в составе сметы на общехозяйственные  расходы;

 

участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация  имеет акции, расходы по которой  относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

 

другими аналогичными нуждами [33, с. 114].

 

 Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными.  Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К непроизводственным командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

 

Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

 

служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в  пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и др.;

 

поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки и иным договорам возмездного оказания услуг.

 

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом  общего пользования, кроме такси, к  станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам (за исключением работников бюджетных учреждений) [11, с.13].

 

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями [21, с.126].

 

 В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ расходы по проезду  работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы включаются в состав прочих расходов организации, связанных с производством и (или) реализацией.

 

 Таким образом, НК РФ предоставляет  возможность возмещения работникам  расходов по проезду в полном  объеме без каких-либо ограничений.

 

 В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

 

 В тех случаях, когда филиалы,  участки и другие подразделения,  входящие в состав предприятия,  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

 

 Существует особый порядок  направления работников предприятий  для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы  повышения квалификации, а также  за подвижной и разъездной  характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

 

 Срок командировки работников  определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс (в ред. от 27.04.2006 № 32-ФЗ), положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы [4].

 

Командированному работнику оплачиваются:

 

суточные;

 

расходы по найму жилого помещения;

 

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

 

другие расходы (например, оплата услуг  связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

 

 В бухгалтерском учете затраты  на командировку полностью включаются  в состав расходов по обычным  видам деятельности. В налоговом  учете такие затраты включают  в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах только в пределах установленных норм. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Законом разрешено составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3) и обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3) [5] .

 

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма в налоговом  учете включается в состав прочих расходов. Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

 

 

Однодневная командировка оформляется  в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа  руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 .01. 2006 г. № 1.