Расчёты с подотчётными лицами

Подотчетные лица

Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.  

ПОДОТЧЕТНАЯ СУММА - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.  

     Из  подотчетных сумм могут быть оплачены:

1. Хозяйственные  расходы

• приобретение материальных ценностей,
• канцелярские, почтовые расходы
• денежные документы и т.д.

2. Расходы на командировки

• Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.
• Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером.
• Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса.
• На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется сметное подразделение, на которое должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
• Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
• Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Документы, приложенные к  авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке  их записи в отчете. В бухгалтерии  авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения. Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.

 
!!!В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.  

!!!Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.  
 
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71. 

     Командировки  сотрудников (если надо): 

• Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ) - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии с трудовым законодательством, при направлении  сотрудника в служебную  командировку, ему  гарантируются:

• сохранение места работы (должности)
• среднего заработка
• возмещение командировочных расходов. 
   
  К возмещаемым командировочным расходам относятся:
• расходы по проезду до места командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

• Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.  
   
  Оформление командировки осуществляется путем составления Служебного задания по форме № Т-10а, которое служит основанием для подготовки Приказа о направлении сотрудника с командировку (приказ оформляют по форме № Т-9 или Т-9а).  
   
  После подписания Приказа сотруднику выдается Командировочное удостоверение (форма № Т-10).  
   
  В течение 3х дней с момента возвращения из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию Авансовый отчет (по форме АО-1) 

При оплате работодателЕМ  расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы), в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются: 

• суточные, выплачиваемые в пределах установленных  норм,
• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
• При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов, суммы освобождаются от налогообложения в пределах установленных норм.