Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

     – проверка правильности заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) в части заполнения всех реквизитов и наличия подписи главного бухгалтера;

     – проверка платежеспособности сдаваемых  банкнот.

     При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует  учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

     – приходный кассовый ордер применяется  независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

     – приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

     – квитанция к приходному кассовому  ордеру также подписывается главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. [12. c. 107] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Совершенствование учета и внутреннего контроля своевременности и полноты расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

3.1. Состояние  первичного учета расчётов с  подотчётными лицами.

     Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.

     К операционно-хозяйственным относятся:

     - канцелярские расходы;

     - почтово-телеграфные расходы;

     - расходы на приобретение мелкого  инвентаря за наличный расчет.

     При приобретении вышеуказанных ценностей  либо услуг у юридического лица либо у частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

1. Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам:

     - контрольно-кассовые чеки;

     - приходно-расходные ордера.

2. Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретаемых ценностей, полученных услуг:

- товарные чеки – документы, установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;

- счета-фактуры;

- бланки  строгой отчетности;

- акты  выполненных работ, оказанных  услуг.[13. c. 104]

     При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в котором указывается количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств за них уплаченная.

     Перечень  подотчетных лиц, а также порядок выдачи  наличных денег под отчет в  ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю» устанавливается приказом руководителя (Приложение 1). В этом приказе определены перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства; сроки, на которые выдаются денежные средства; целевое назначение денежных средств; размер денежных средств. Все это делается исключительно для контроля за движением и использованием подотчетных сумм.

     Выдача  денежных средств под отчет оформляется  согласно Порядку ведения кассовых операций расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (Приложение 2).

     Лица, получившие наличные деньги на определенные цели, обязаны не позднее 3-х рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, т.е. составить авансовый отчет (ф. АО-1) и произвести окончательный расчет (Приложение 3).

     Авансовый отчет составляется на бумажном и  машинном носителях информации. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, правильность их оформления и подсчёта сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учёту, и счета, которые дебетуются на эти суммы. После проверки бухгалтера арифметических расчётов, оформление документов и расходование средств по назначению отчёт направляется на утверждение руководителю.

     После утверждения авансового отчёта руководителем  оформляется бухгалтерские записи и производиться расчёты сотрудником. Остаток неиспользованного аванса сдаётся подотчётным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (Ф.КО – 1) в установленном порядке (Приложение 4).  Перерасход по авансовому отчёту выдаётся подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных, утвержденного авансового отчёта бухгалтерией производиться списание, подотчётных денежных сумм, в установленном порядка. [13. c. 46]

     Выдача  наличных денег подотчёт на командировочные  расходы производиться в пределах сумм, причитающихся командированным на эти цели.

     Командированному  сотруднику оплачиваются расходы:

• суточные;
• по проезду к месту командировке и обратно;
• по найму жилого помещения;
• другие.

     Расходы по проезду и найму жилого помещения  возмещаются в размере фактических  расходов, подтвержденных соответствующими документами. Кроме расходов по проезду  к месту командировки и обратно оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населённого пункта. При оплате по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телефоном, телевизором, холодильником и т.п.). К дополнительным услугам, возмещаемым организацией за счёт себе стоимости, не относятся расходы на обслуживания в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходы за пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

     Согласно  постановлению Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, финансируемых  за счёт средств федерального бюджета» возмещение расходов осуществляется в следующих размерах:

1. расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтверждённых соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы – 12 рублей в сутки;
2. расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
3. расходов по проезду к месту служебной командировке и обратно к месту постоянный работы – в размере фактических расходов, подтверждённых проездными документами.

     Направление работника в командировку производиться  руководителем согласно Приказа  о направлении работника в  командировку (ф.№Т-9) (Приложение 5) и оформляется выдачей командировочного удостоверения (ф. №Т-10) (Приложение 6).

     Документы по форме Т-9 заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания (Ф.№Т10а) (Приложение 7), подписывается  руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

     Командировочное удостоверение (ф.№Т-10) является документом удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия). В пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

     После возвращения из командировки в организацию  работником (подотчётным лицом) составляется Авансовый отчёт (ф.№АО-1) (Приложение 8) с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы.

 Пример 1:

Работнику в  соответствии с расчетом на командировочные  расходы было выдано 1400 рублей. По прибытии из командировки им был написан свидетельствующий о производственном характере поездки отчет, который был утвержден директором. На основании авансового отчета работника бухгалтер отражает командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета (см. Таблица №3).

Таблица №3 Журнал хозяйственных операций по учёту расходов с подотчётными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

 
 

В результате указанных  проводок кредитовый оборот по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” составит 1594 рублей. Таким образом, командированное лицо перерасходовало 1594 - 1400 = 194 рублей, которые возвращаются ему из кассы с выпиской расходно-кассового ордера. 

     Пример 2:

Журнал хозяйственных  операций по учёту расходов с подотчётными лицами в