В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, «выдача наличных денег под отчет  производится из касс предприятий. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций. Геолого-разведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, в размерах и на сроки, определенные руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. [2. c 211]

     Выдача  наличных денег из кассы предприятия  производится по расходным кассовым ордерам или платежным ведомостям. Передача выданных денег одним лицом другому запрещается. При получении денег по расходному кассовому ордеру необходимо предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. Выдача денег лицам, привлекаемых на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, может производиться по ведомости».

     Согласно  извлечению из Федерального Закона «О бухгалтерском учете», «все хозяйственные  операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

     Согласно  Постановления Госкомстата РФ от 1 августа 2001г. №55  «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации «АО-1 «Авансовый отчет» для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы применяется  оправдательный документ – Авансовый отчет (ф. №АО-1), который составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

     В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007г. №1843-У, «установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 рублей».

     На  основании Инструкции «О служебных  командировках в пределах СССР», «служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, не считается командировкой. Направление работников предприятия в командировку производится руководителем этого предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. [5. c 77]

     Срок  командировки работников определяется руководителем предприятия, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные».

     В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации Правительство РФ постановляет: установить, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:

1. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ - суточные в размере 100 рублей;
2. за каждый день нахождения в заграничной командировке – суточные в размере согласно приложению;
3. ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных организаций, выполняющим работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам. Занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов, эксплуатируемых в полевых условиях:

- за  работу на объектах полевых  работ, расположенных  в районах  Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – в размере 200 рублей;

- за  работу на объектах полевых  работ, расположенных в других  районах, - в размере 150 рублей;

- за  работу на базах геолого-разведочных  организаций, расположенных в  районах Крайнего Севера и  приравненных к ним местностях, - в размере 75 рублей;

- за  работу на базах геолого-разведочных  организаций, расположенных в  других районах, - в размере 50 рублей. [5. c 84]

    2. Учёт расчётов с подотчётными  лицами

2.1 Учет  подотчетных сумм по хозяйственным  нуждам и командировочным расходам на территории РФ.

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

     Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

     При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
• аналитическая ведомость по счёту 71;
• материалы инвентаризации расчётов;
• первичные документы.

     Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое  сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

     Перейдём  к освещению бухгалтерского учёта  расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные  расходы.

     Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. [5. c 51]

     Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – РФ).

     Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

     При временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться:

     либо  под отчёт на хозяйственные и  операционные расходы;

     либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.[10. c. 44]

     В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

     соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.[7. c. 65]

     Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных  сумм и сроки, на которые они выдаются.

     Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

     Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

     Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного  отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

     Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

     Документальное  оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле

     При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914  должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование организации-продавца;

     - номер кассового аппарата;

     - номер и дату выдачи чека;

     - стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).