Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

    По  возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует  получить также и краткий отчет  о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться,  в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе  руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись,  подтверждая тем самым их целесообразность.

    Указать цель командировки важно, так как  в соответствии с п.2 «и» Положения «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552, в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

    В некоторых случаях отнесение  командировочных расходов на затраты  определено целью командировки.

    Расходы по участию в технической конференции  могут быть отнесены на себестоимость  продукции, если результат такого участия связан с совершенствованием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.

    Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость в пределах установленных норм, поэтому  командировочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

    Возмещение  командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать обучение, предполагающее получение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалиста (при условии, что данное учебное  заведение имеет лицензию на образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.

    Если  предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих профилю работы (например, курсы английского языка), то эти    затраты относятся на счет 88 (соответственно и командировочные расходы). Практически такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

    Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением работников на участие в бизнес – семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету включается в себестоимость продукции только в том случае, если семинар организуется по проблемным вопросам и по своему содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно рассматривать как консультационные услуги сторонней организации и соответственно производить списание расходов по семинару и командировочным расходам на себестоимость продукции (работ, услуг).

    После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными  документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

    Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

    Таким образом, бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету  руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

    Дебет 84  «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

    В дальнейшем эти суммы списываются  со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

    Согласно  п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах  служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на  себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении  организации (предприятия).

    В соответствии с вышеуказанным пунктом  Инструкции  суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в  командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования  в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке  (16,67 %) от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.

      Однако при этом не следует забывать о том, что сумма НДС может быть выделена  расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом  обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством. [6. c. 51]

    Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором  возмещению  не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.

    При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с подпунктом «г» пункта  12 Инструкции ГНС РФ № 39 от налога  освобождается плата за проживание в общежитиях.

    Также не подлежат возмещению из бюджета  суммы НДС при осуществлении затрат командированным сотрудником по приобретению материальных ценностей (работ, услуг) у организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров.

    Что касается дополнительных производственных расходов, разрешенных к возмещению руководителем предприятия, то НДС по ним выделяется из общей суммы затрат в зависимости от направленности таких расходов и только в том случае, когда в первичных документах выделена сумма НДС (в приходных кассовых ордерах, накладных, счетах-фактурах).

    Все вышесказанное относится к командировкам, связанным с производственной деятельностью организации. В случае же командирования сотрудника с целью, не связанной с производством, все командировочные расходы должны быть отнесены за счет соответствующего источника, которыми могут быть чистая прибыль или образованные за счет нее фонды. При этом подлежащие выделению суммы НДС также относятся на чистую прибыль. [6. c. 122] 

Таблица № 1. Журнал хозяйственных операций по учёту командировочных расходов в пределах установленных норм следующими проводками.

2. Учет подотчетных  сумм по командировочным расходам за рубежом.

     При командировании работников за границу  действуют «Правила об условиях труда советских работников за границей», утвержденные Постановлением Госкомитета Совмина СССР по вопросам труда и заработной платы от 25.12.74 № 365.

     Направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки. [3, с. 20]

     Выезд в командировку в страны дальнего зарубежья возможен при наличии загранпаспорта. При пересечении границы в загранпаспорте ставится дата и отметка контрольно-пропускного пункта, по которой определяется время нахождения в командировке.

     За  время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы:

• по проезду;
• провозу багажа;
• по найму жилого помещения;
• на получение заграничного паспорта и виз;
• комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной валюты в другую.

     Краткосрочной считается командировка, при которой подотчетное лицо находится за границей не более 60 дней.

     Для правильного оформления загранкомандировки необходимо:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-1 Оа);
• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;
• утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение. [4. c. 25]

     С 1 января 2002 года Приказом Минфина РФ от 04.03.2002 № 15н установлены новые предельные норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Приказ принят в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств».

     Для определения размеров суточных при  командировках на территории иностранных  государств, с 1 января 2002 года следует  руководствоваться Приказом Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н (ред. от 04.03.2002) «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».[3. c. 24]