Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни  работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

     Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.[2. c.242]

     Если  в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

     Следует иметь в виду, что трудовым законодательством  установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

     В общем случае заключение трудового  договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.

     В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм. [5. c.27]

     Подотчетные суммы для оплаты командировочных  расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так  как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

     Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Актуальные проблемы учета с подотчетными лицами.

     Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или  безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

     Подотчетными  лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), которые имеют право получать наличные деньги (подотчетные суммы) и расходовать их на  административно-хозяйственные и операционные расходы с обязательным условием представления отчета об использовании полученных денежных средств.

     Административно-хозяйственные  расходы по своей сути представляют расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом, в частности к ним относится: приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, горюче-смазочных материалов через АЗС, оплата мелкого ремонта и услуг, командировочные, представительские расходы.

     Операционные  расходы – это расходы, связанные  с извлечением операционных доходов. Они также прямо не связаны с производственным процессом и доходами от обычных видов деятельности. 

     Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

     Для учета денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные и другие расходы, применяется авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации». Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной  стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ (контрольно-кассовой техники), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. [11. c. 59]

     Работник  бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета №АО-1) с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.

     Подтверждающие  произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом авансовым отчетом, проверяются в течение 5 рабочих дней бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность проведения арифметических операций в графе 5 отчета «Сумма расхода по отчету» и только после этого в графе 9 «Дебет счета, субсчета» указываются счета, на которые разносятся понесенные предприятием расходы.

     Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. №40. В соответствии с данным Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

     Отчет об израсходованных суммах и окончательный  расчет по ним производится не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды. Обычно эти сроки закрепляются в приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. Передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена. [13. c. 115]

     Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот факт, что выдача подотчетных средств согласно Порядку ведения кассовых операций производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить данные об отсутствии задолженности этого лица по предыдущему авансу. Если задолженность выявилась, то работнику необходимо вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет.

     После корректировки заявки работника  и утверждения сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядку ведения кассовых операций расходным кассовым ордером либо платежной ведомостью (в том случае когда выдача денег производится большому количеству работников; водителям на покупку ГСМ, экспедиторам на командировки.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами, на это уполномоченными.

     При выдаче денежных средств под отчет  сотрудникам для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу поставщика продукции (работ, услуг) следует помнить, что при осуществлении наличных расчетов между юридическими лицами установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу, который составляет 100 000 рублей. При этом под «одним платежом» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам (письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995г. №14-4/95 в ред. от 28 января 1997г.). За нарушение такого порядка организацию ждет штраф в размере 400-500 МРОТ (т.е. 40 000-50 000 руб.).

     Если  работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель имеет право произвести удержания из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Общий размер удержаний, согласно ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% заработной платы.

     Согласно  Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. №94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возвращенного перерасхода и вновь выданных под отчет средств, кредитовое – сумму невозмещенного  работнику перерасхода. При этом по дебету счета 71 фиксируется полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 «Касса» (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же – направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [9. c. 7]

2. Хозяйственное, гражданское и бухгалтерское законодательство о регулировании отношений и расчетов с подотчетными лицами.

     Основными документами, регламентирующими учет расчетов с подотчетными лицами, являются:

1. Федеральный закон от 22.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2. Трудовой кодекс Российской Федерации;
3. Налоговый кодекс Российской Федерации;
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98г. №34н;
5. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утв. ЦБ РФ 05.01.98г. №14-П;
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. реш. Совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993г. №40;
7. Федеральный закон от 22.05.03г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
8. Указание ЦБ РФ от 20.06.07г. №1843-У «О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
9. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. №62 «О служебных командировках в пределах СССР»;
10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утв. Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н.  [12. c 31]

     Согласно  Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организации, «для учета  расчетов с подотчетными лицами предусмотрен счет №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов».