Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

     Предприятиям, направляющим работников в служебные  командировки за границу следует  обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения.

     При командировках за границу подотчетное  лицо может получить валюту в кассе  предприятия или само купить ее в  обменном пункте банка за счет подотчетных сумм, выданных в рублях, или за счет личных средств.

     Для оплаты командировочных расходов своих  сотрудников, направляемых в командировку за границу юридические лица, являющиеся резидентами Российской Федерации, имеют право покупать иностранную валюту за рубли через уполномоченные банки на внутреннем валютном рынке (Приказ ЦБ РФ от 17.07.97 № 02-311).

     Контроль за совершением операций покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, а также зачисления не использованной в этих целях наличной иностранной валюты осуществляются в соответствии с Положением Банка России «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» № 62 от 25.06.97.

     Выдача  наличной иностранной валюты и продажа  дорожных чеков (платежные документы в иностранной валюте) предприятию для оплаты командировочных расходов, осуществляется банком в пределах и за счет средств на текущем валютном счете предприятия в банке.

     Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются  за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной  границы:

• при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется в иностранной валюте;
• при въезде в Российскую Федерацию, со дня пересечения государственной границы, - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации в рублях.

     Если  работник в период командировки находился  в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

     В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу в период командировки:

• обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны - направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит;
• не обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, но принимающая сторона предоставляет им за свой счет питание - направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.[3. c. 26]

     В случае пребывания работника в краткосрочной  командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

     В этих размерах производится также выплата  суточных работникам загранучреждений Российской Федерации и другим категориям работников, направленным на  работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за; границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за, границы и обратно.

     Работникам, выехавшим в командировки за границу  и возвратившимся из-за границы в  Россию в тот же день, суточные в  иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

     Предельные  нормы возмещения расходов по найму  жилого помещения за границей для лиц, находящихся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств, устанавливаются, как правило, исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостиницах среднего разряда. [4. c. 54]

     При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится.

     Сумма за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачивается за счет суточных и возмещению не подлежит.

     Возмещение  расходов по найму жилого помещения  производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки как по данной стране, так и по другим странам в целом.

     Расходы по провозу багажа возмещаются до 30 кг независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник.

     Ряд иностранных государств не разрешает  оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Это, в частности, Германия, Австрия, Франция, Испания и США. В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки учитываются для целей налогообложения прибыли, так как относятся к расходам по оформлению выездных документов и подпадают под действие абзаца 4 подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

     При оформлении загранпаспорта расходы  на оформление относятся согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов» и списываются равномерно в течение времени действия паспорта (5 лет). Аналогичным образом расходы по оформлению визы относятся в дебет счета 97 (если виза длительная) либо на счета учета расходов (20, 26, 44) (если виза разовая).

     При перерасходе по авансу у подотчетного лица, в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

• перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет командируемого лица;
• выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;
• выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

     Валюта  и форма (наличная или безналичная) расчетов с подотчетным лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между руководством предприятия и подотчетным лицом.

     В случае неполного использования  подотчетным лицом полученного  аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается им путем внесения в кассу предприятия наличной иностранной валюты, дорожных чеков. [4. c. 63] 
 

Таблица № 2. Журнал хозяйственных операций по учёту расходов за границей.

2.3. Регистры  бухгалтерского учета для отражения  расчетов с подотчетными лицами.

     Наличные  денежные средства выдаются под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти цели.

     При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. [10. c 92]

     Если  подотчетные средства были выданы работнику  организации без установления срока их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для включения в налогооблагаемый доход работника этих сумм не имеется.

     Согласно  п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах бухгалтерского учета служат первичные документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Таким образом, в оправдание расходов, произведенных  подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций).[12. c.21]

     Если  даты, проставленные на первичных  документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые  получены под отчет, окажутся более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.

     При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема, выдачи и хранения денежных средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций. Требования по оформлению приходных и расходных документов содержатся также в соответствующих постановлениях Госкомстата России.[12. c. 47]

     Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Таким образом, бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено (приказом или иным распорядительным документом руководителя организации), но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) установлено, что без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

     Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

     При приеме банкнот и монет кассиры  организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

     При приеме денежных средств выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

     Таким образом, в обязанности кассира  при приеме наличных денежных средств  входит: