Учет расчетов с подотчетными лицами в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

3.2. Состояние синтетического и аналитического  учёта в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

     Для обобщения информации о расчётах с работниками по суммам выданным им под отчёт на административно – хозяйственные и операционные расходы в ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю» предназначен активно–пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». На выданные под отчёт суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» дебетуется со счетами учёта денежных средств:

• Счёт 50 «Касса» - выдана сумма аванса из кассы;
• Счёт 51 «Расчётный счёт» - подотчётным лицом получены денежные средства в подотчёт, это делается в случаях временного отсутствия кассы на предприятии.

     Списание  задолженностей подотчётных лиц  производиться на основании авансового отчёта, составляемого в трехдневный  срок после выполнения подотчётным лицом порученного ему задания и производиться по кредиту счёта 71 «расчёта с подотчётными лицами». В корреспонденции с дебитом следующих счетов

• Счёт 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во вне оборотные активы», 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» - списание задолженности подотчётных лиц на сумму принятых к учёту вне оборотных активов, материально производственных запасов и другого имущества;
• Счёт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям» - отражения сумм налога на добавленную стоимость по приобретённым ценностям за счёт подотчётных сумм;
• Счёт 20 «основное производство», 23 « Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 « Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 45 «Товары - отгруженные», 97 «Расходы будущих периодов» - спасание задолженности подотчётных лиц при использовании денежных средств на издержки производства и обращения (командировочные, оплата услуг и т.п.);
• Счёт 50 «Касса» - возврат неизрасходованных подотчётных сумм в кассу организации подотчётных сумм;
• Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчёты с разными кредиторами и дебиторами» - оплата через подотчётных лиц задолженности поставщикам и подрядчикам, прочим дебиторам;
• Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» - удержание подотчётных сумм из оплаты труда;
• Счёт 91 «Прочие доходы и расходы» - отнесение на финансовые результаты задолженностей подотчётных лиц не реальных для взыскания или оплаты расходов, связанных с выбытием в необоротных и иных активов отличных от денежных средств, товаров и готовой продукции;
• Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценности» - отнесение невозвращенных в установленные сроки подотчётных сумм;
• Счёт 99 «Прибыли и убытки» - оплаты через подотчётных лих расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами. [7. c.41]

     Как уже отмечалось, не возвращенная в  срок подотчетным лицом сумма  неизрасходованного аванса подлежит отнесению  в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», с дальнейшим удержанием этой суммы из оплаты труда работника.

     При этом согласно ст. 138 Трудового кодекса  РФ размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы (за вычетом налога на доходы физических лиц) не должен превышать 20%, операции по удержанию должны быть составлены так:

1. отражена сумма задолженности работника перед предприятием за своевременно не возвращенную сумму аванса:

Д-т  счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т  счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

2. удержана из начисленной оплаты труда своевременно не возвращенную сумму аванса:

Д-т  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т  счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

     Если  руководитель принимает решение, что  неизрасходованная и невозвращенная сумма аванса с подотчетного лица не будет удерживаться, то эта сумма подлежит включению в доход данного работника при исчислении налога на доходы физических лиц. Корреспонденции при этом должны быть составлены следующие:

1. отражается списание неизрасходованной и своевременно не возвращенной суммы аванса:

Д-т  счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

К-т  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

2) начисляется  задолженность работника перед  организацией:

Д-т  счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т  счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

3) начисляется  задолженность работника перед организацией:

Д-т  счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т  счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

4) удерживается  налог на доходы физических  лиц по ставке 13% с неизрасходованной и своевременно не возвращенной суммы аванса:

Д-т  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т  счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». [7. c. 83]

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче либо приходу средств. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (Приложение 9), сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7  являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и расходованных. Итоги журнала-ордера №7 дают проводку за месяц для записи в главной книге по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету корреспондирующих с ним счетов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.

     Поскольку расчеты через подотчетных лиц, объективно существуют на каждом предприятии, то четкой постановке бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и документальному оформлению соответствующих операций необходимо уделять должное внимание.

     Так, приобретении товарно-материальных ценностей  через подотчетных лиц в объектах розничной торговли должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный  номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции о сумме покупки ТМЦ, указанной в кассовом чеке, т.е. для отражения номенклатуры приобретаемых ценностей.

     В случае если товарный чек не имеет  подробной расшифровки о приобретенных ТМЦ или при получении кассового чека содержащем наименование приобретенных ценностей представители организации-покупателя должны составить акт, в котором необходимо зафиксировать факт приобретения ТМЦ за наличный расчет, принятие к учету последних в разрезе номенклатуры и количества, что делается для предотвращения спорных ситуаций с налоговыми органами.

     К сожалению, на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна. В этом случае произведенные расходы могут быть подтверждены ксерокопиями чеков ККТ, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, с приложением оригинала чека (письмо Минфина России от 3 апреля 2007г. №03-03-03/1/209).

     В случае разногласий между руководителем  и главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним следует принимать к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

     В исследуемом хозяйстве при отъезде  работников в командировки целесообразно вести журнал учета работников, выбывающих в командировки. Форма такого журнала представлена в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР».[8. C.104]

     Тем не менее предприятие может разработать  собственную форму, так как предложенная форма не является унифицированной. Можно добавить графу «место назначения», где будут указаны название и адрес организации, в которую командируется работник. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В ходе написания данной курсовой работы мною была поставлена цель – раскрыть все аспекты по учету расчетов с подотчетными лицами. Для написания курсовой работы были использованы данные ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю». Как доказала практика, покупку небольшой партии товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы наиболее целесообразно осуществлять через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

     В ходе написания курсовой работы особое внимание было уделено группам затрат, связанным:

     - с командировочными расходами;

     - операционно-хозяйственными расходами.

     Курсовая  работа снабжена практическими примерами  документального оформления, а также  бухгалтерского учета операций с  подотчетными лицами.

     Поскольку расчеты через подотчетных лиц, объективно существуют на каждом предприятии, то четкой постановке бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и документальному оформлению соответствующих  операций необходимо уделять должное внимание. 
 
 
 

                                                             
 
 
 
 
 
 
 
 

     Библиографический список

    

1. «Бухгалтерский учёт», А.М. Андросов, Е.В. Викулова; М 2000.
2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт.  учеб. Пособие. Н.П. Кондраков. – 4-е изд. – М: Инфра – М, 2002. – с.419-422.
3. Учёт расходов на заграничные командировки. А.К. Шишкин, И.А. Курдюков Бухгалтерский учёт. – 2005. - №16. – с. 20–24.
4. Учёт расходов на зарубежные командировки. Е.А. Слуцкая. Бухгалтерский учёт. – 2006. - №17. – с. 24–28.
5. Нормы суточных: вопрос трудового или налогового законодательства?  Е.А. Разумовская. Бухгалтерский учёт. – 2005. - №12. – с. 57–61.
6. Учёт расчётов с подотчётными лицами. Н.И. Смирнов. -Главбух. -1995.- №5.
7. Ростовцев А., Холоденко Е. Составление бухгалтерских проводок по новому Плану счетов. – М.: Экономика-пресс, 2002 г.
8. Дорохов В.М. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях и последовательность закрытия счетов. Глав бух, 2004 г., №5.
9. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности.
10. «Бухгалтерский учёт» учебное пособие, издание 2, О.А. Левкович; И.Н. Бурцева; Мн 2004.
11. «Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.» В.Р. Захарьин – М.: 2003
12. Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. «Об утверждении

   унифицированных форм первичной учетной документации по учету тру

   да и его оплаты»

13. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.

 
 
 
 

     Приложение 1. 

ГНУ «Елецкая опытная станция по картофелю»

 
 
 
Приказ