Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления  и перечисляются прилагаемые  к ним документы. Выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: [21]

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

     При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера, или заменяющие их документы, немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после  их выдачи. Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. При  этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. [26]

     Все поступления и выдачи наличных денег  учреждения учитывают в кассовой книге. Учет кассовых операций в учреждениях  как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах  ведется в кассовой книге ф. 0504514. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной  валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам иностранных  валют.

     Каждое  учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной  печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного учреждения. Записи в кассовой книге ведутся  в 2-х экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми  номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его  заменяющего. Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

     В учреждении при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором  ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные  машинограммы должны составляться к  началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое содержание и включать все  реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. [26]

     По  окончании календарного года (или  по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются  в хронологическом порядке. Общее  количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  учреждения.

     Учет  операций по движению наличных денежных средств ведется в Журнале  операций по счету 20104 000 "Касса" на основании кассовых отчетов. При  отражении операций по получению  бюджетными учреждениями наличных денег  и выплаты их из кассы применяются  счета бюджетного учета 20104 510 "Поступления  в кассу" и 20104 610 "Выбытия из кассы". Для счета 20104 установлен тип классификации - "Источники  внутреннего финансирования дефицитов  бюджетов". [5]

     Порядок обеспечения наличными деньгами получателей средств федерального бюджета утвержден Приказом Минфина  России от 21.09.2004 N85н "О порядке  обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной  системы Российской Федерации" (далее - Приказ N85н).

     Для снятия наличных денежных средств с  лицевого счета бюджетное учреждение должно получить в учреждении Банка  России или кредитном учреждении денежную чековую книжку. Для этого  составляется Заявление на получение  необходимого количества денежных чековых  книжек (ф. 0510031 согласно Приложению N 2 к Приказу N 85н).

     Для снятия наличных средств по чеку оформляется  Заявка на получение наличных денег (ф. 0510033 согласно Приложению N 3 к Приказу N 85н). Указанные в Заявке показатели бюджетной классификации должны отражать содержание операции в соответствии с направлениями использования  средств, отраженными в графе  денежного чека "Цели расхода". На каждую Заявку оформляется отдельный  денежный чек. Денежные чеки принимаются  в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки.

     Согласно  п.1 Приказа N 85н для осуществления  операций с наличными деньгами получателей  средств бюджетной системы органам  Федерального казначейства (далее - ОФК) открываются счета на балансовом счете N 40116 "Средства для выплаты  наличных денег бюджетополучателям" (далее - счет 40116) в учреждении Банка  России или кредитных организациях.

     Для подкрепления счета N 40116 производится списание со счетов N 40105 "Средства федерального бюджета" и N 40503 "Средства предприятий, находящихся в федеральной собственности. Бюджетные учреждения" и зачисление средств на счет N 40116.

     При таком порядке возникают временные  кассовые разрывы. Подобная ситуация возникает  и при сдаче наличных средств  на лицевой счет. Причины возникновения  и подробности отражения возникающего временного кассового разрыва изложены в совместном Письме Минфина России N 02-14-10а/462 и Федерального казначейства Российской Федерации N 42-7.1-01/5.1-58 от 18.03.2005 "О порядке применения Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов". Однако с введением Инструкции N 25н изменились используемые в проводках  счета бюджетного учета. Схема новых  бухгалтерских записей приведена  в таблице 5. 

     Таблица 5

     Корреспонденция проводок при операциях получения  и сдачи наличных денег на лицевой  счет, открытый в ОФК

     Основанием  для отражения операции по кассовому  расходу на соответствующем лицевом  счете получателя бюджетных средств  является Заявка с отметкой ОФК об исполнении (штамп "Исполнено"). Получатель бюджетных средств на основании Заявки с отметкой об исполнении, приложенной к Выписке из соответствующего лицевого счета, формирует запись в бухгалтерском учете (строка 1 таблицы 1).

     В строке 2 таблицы 1 указана корреспонденция  счетов при оформлении приходного кассового  ордера при наличии кассового  разрыва.

     В строках 3 и 4 таблицы 1 указана корреспонденция  счетов при сдаче наличных денег  на лицевой счет. Справка по ф. 0504833 предназначена для отражения  совершаемых при кассовом обслуживании исполнения бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств  бюджетов. [45]

     В кассу могут поступать не только деньги, но и денежные документы. В  соответствии с п. 96 Инструкции N 25н  к ним относятся оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, почтовые марки и т.п. Денежные документы  хранятся в кассе учреждения.

     Прием в кассу и выдача из кассы таких  документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), которые  регистрируются в Журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

     Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств  и расчетов. Учет операций с денежными  документами ведется в Журнале  по прочим операциям. Для учета денежных документов в бюджетном учете  применяется счет 201 05 000 "Денежные документы".

     Пример 2. Бюджетное учреждение приобрело  талоны на бензин на сумму 10 000 руб., которые  были выданы подотчетному лицу.

     В учете данные операции будут отражены следующим образом табл. 6 

      Таблица 6

     Корреспонденция проводок при учете денежных документов в бюджетном учреждении

     Учет  движения денежных средств в кассе  учреждения отражается в Журнале  операций по счету "Касса". Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании кассового  отчета по видам валют.