Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

     При малом объеме кассовых операций обязанности  кассира может выполнять любое  должностное лицо предприятия, которому директор поручит ведение кассовых операций, или главный бухгалтер. При поручении ведения кассовых операций бухгалтеру издается соответствующее  распоряжение руководителя предприятия, а в карточках образцов подписей, сдаваемых в банк, ниже строки с  образцом подписи главного бухгалтера делается приписка: “других счетных  работников в штате нет”. После  издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан ознакомить его  под расписку с Порядком ведения  кассовых операций в РФ и заключить  с ним договор о пол ной  материальной ответственности.

     В кассе сумма наличных денежных средств  не должна превышать лимита, установленного отделением Федерального казначейства на основании ежегодно составляемого  учреждением расчета лимита кассы. Денежные средства сверх установленного лимита могут храниться в кассе  только в период выдачи заработной платы, но не более трех дней, включая  день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

     Необходимо  помнить, что действующими нормативными актами не предусмотрен остаток денежных средств в кассе учреждения по состоянию на начало года (1 января) (п. 20 Инструкции о порядке представления  годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности <1>).

     Расчет  лимита остатков в кассе оформляется  в двух экземплярах. Форма этого  расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П). Отметим, что лимит остатка  денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

     При этом лимит остатка денег в  кассе может устанавливаться:

• в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
• в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
• в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
• в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

     Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе  организации (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и других), а также  в соответствии с договором банковского  счета. Всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе учреждения обязаны сдавать в банк в порядке  и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Учреждения не имеют права  накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов  для осуществления предстоящих  расходов, в т.ч. на оплату труда.

     Учреждения  могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения  денег.[9]

     Проверки  сумм наличных средств в кассах бюджетных  учреждений могут осуществлять как  банки, так и финансовые органы.

     Выдача  наличных денег под отчет производится из касс учреждений на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями учреждений.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х  рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу. Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается. Учёт всех операций по движению наличных денежных средств  кассир осуществляет в кассовой книге. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Бухгалтерский  учет кассовых операций в бюджетных учреждениях 

     2.1 Документальное оформление  и бухгалтерский  учет денежных  средств в кассе 

     Согласно  п. 12 Порядка кассовые операции должны оформляться типовыми формами первичной  учетной документации. Бюджетные  учреждения при ведении бухгалтерского учета также руководствуются  Инструкцией по бюджетному учету N 25н. Согласно Приложению N 2 Инструкции бюджетные  учреждения используют формы первичных  документов класса 03 Общероссийского  классификатора управленческой документации (ОКУД):

• приходный кассовый ордер - ф. 03100001;
• расходный кассовый ордер - ф. 03100002;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров - ф. 03100003.

     Кроме того, они применяют регистры бюджетного учета класса 05 ОКУД:

• кассовая книга - ф. 0504514;
• ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам - ф. 0504501. [3,24]

     Прием наличных денег кассами учреждений производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером  или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя учреждения.

     О приеме денег выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или  лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

     Выдача  наличных денег из касс учреждений производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  учреждения или лицами, на это уполномоченными.

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя учреждения, подпись его  на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     В централизованных бухгалтериях на общую  сумму выданной заработной платы  составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя.

     При выдаче денег из кассы под отчет  нескольким лицам оформляется Ведомость (ф. 0504501). Каждая законченная Ведомость  оформляется как расходный кассовый ордер.

     Необходимо  помнить о том, что выписка  нескольких расходных кассовых ордеров  на одного и того же сотрудника по разным субсчетам счета 20800 000 "Расчеты  с подотчетными лицами" является нарушением Порядка ведения кассовых операций. В этом случае в поле расходного ордера для отражения корреспонденции  счетов их следует отразить в несколько  строк, а в графе, отражающей сумму, отразить не только сумму по каждому  аналитическому счету, но и итоговую. [19]

     Если  заменяющий расходный кассовый ордер  документ составлен на выдачу денег  нескольким лицам, то получатели также  предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются  в соответствующей графе платежных  документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего  личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Расписка в получении денег может  быть сделана получателем только собственноручно чернилами или  шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости  сумма прописью не указывается.

     Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе учреждения, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

     Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как  приложение к расходному кассовому  ордеру или ведомости.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без  составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. На титульном  листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения или  лиц на это уполномоченных. В аналогичном  порядке могут оформляться и  разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. [26]

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляются отдельные "Реестры  депонированных сумм" (ф. 0504047) с внесением  в них каждого лица, не получившего  заработную плату, денежное довольствие  или стипендию. Реестр заполняется  кассиром на основании платежной  или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию  или денежное довольствие, следует  поставить штамп или сделать  отметку от руки "Депонировано". В конце платежной ведомости  необходимо сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Затем следует  сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____". Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: "Деньги по ведомости  выдавал (подпись)". Выдача денег  кассиром и раздатчиком по одной  ведомости запрещается.

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно-платежных  ведомостях) и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы на следующий день сдаются  для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях Центрального банка  РФ или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные  кассовые ордера.

     Аналитический учет депонированных сумм раздельно  по заработной плате, денежному довольствию  и стипендиям ведется в "Книге  аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий" (ф. 0504048). Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах "Кредит" должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы. А в графах "Дебет" - против фамилии депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма. В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам "Кредит" и "Дебет" и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.