Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

     Таким образом, компетенцию по организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации, а  также функции по определению  порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на Банк России (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном банке  Российской Федерации (Банке России))». [24]

     Центральный Банк Российской Федерации в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает  некоторые условия денежного  обращения и разъясняет особенности  применения в практической деятельности положений «Порядка ведения кассовых операций».

     В бюджетной сфере не существует аналога Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ), действующих в негосударственном секторе. Поэтому Министерство финансов Российской Федерации разрабатывает и утверждает инструкции о ведении бухгалтерского учета и отчетности в бюджетных учреждениях, а также по согласованию с Госкомстатом РФ унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. (инструкции 25н, 5н).

     Сложившаяся в настоящее время система  правового регулирования бюджетного учета является динамично развивающейся  и связана с изменениями в  законодательстве в связи с проведением  бюджетной реформы. Данная реформа  поддерживается новой системой бюджетного учета и отчетности, позволяющей  отслеживать не только правильность расходования бюджетных средств, но и результативность их использования  по каждому бюджетному году и в  целом при завершении программы, а также объективно оценивать активы и обязательства органов государственной власти Российской Федерации.

     Новая система учета, в отличие от старой, предусматривает внедрение в  нее кодов Бюджетной классификации (КБК), что позволит объединить учет у исполнителей бюджета и у  бюджетных организаций, а также  осуществлять контроль за движением  бюджетных средств от источников доходов до конечных получателей. [5] 

     1.2 Порядок и организация  ведения кассовых  операций в бюджетных  организациях 

     В связи с принятием Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 25н (далее - Инструкция N 25н), можно говорить о  создании системы учета, позволяющей  формировать полную информацию о  секторе государственного управления.[26] Новая Инструкция предусматривает  в своем составе объекты учета, соответствующие международным  требованиям к финансовой отчетности. В то же время такой объект учета, как кассовые операции, оказался наиболее консервативным. Изменения в учете  связаны в основном с применением  нового Плана счетов и новых регистров  учета.

     Пункт 94 Инструкции N 25н регламентирует, что  при оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются  порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным  Центральным банком РФ с учетом некоторых  особенностей. Таким образом, основополагающим документом, регулирующим порядок оформления и учет кассовых операций, как и  прежде, является Порядок ведения  кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок  ведения кассовых операций). [5]

     В соответствии с этим документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

     Учреждения  производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком РФ в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

     Однако  в практике финансово-хозяйственной  деятельности учреждений существует необходимость  операций, связанных с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов.

     Наличные  расчеты - это расчеты, в которых  реально участвуют наличные деньги, и, которые могут быть произведены  в одной-единственной форме - путем  их передачи во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства. [45] Лимит расчетов наличными установлен в пункте 1 Указания Центробанка  № 1843-У. Он повышен почти в два  раза - с 60000 до 100000 руб. [38]

     Лимит установлен для расчетов по одному договору. Заметим, что в прошлом  Указании Банка России № 1050-У речь шла об ограничении «по одной  сделке». Из-за этой формулировки возникало  много споров. В результате Центробанку  пришлось разъяснять, что под сделкой  имеется в виду договор (совместное письмо Центробанка от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252). Новое Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У сформулировано с учетом этого и подобных неясностей уже не содержит.

     За  нарушение лимита расчетов организацию  могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Этот штраф  предусмотрен для того, кто рассчитывается наличными. Штраф установлен и для должностных лиц организации. Его сумма - от 4000 до 5000 руб. [25]

     Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

     Перечень  целей, на которые можно потратить  средства из кассы, значительно расширен. [19] Он позволяет тратить наличные деньги организации:

• на заработную плату, стипендии и другие выплаты работникам (в том числе социального характера);
• на командировочные расходы;
• на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• на возврат покупателям или заказчикам ранее оплаченных наличными авансов;
• на выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

     Учитывая, что за последние шесть лет  цены существенно выросли, решение  о повышении лимита можно назвать  вполне справедливым. И все же вероятность  того, что у компании возникнет  потребность в наличных расчетах в сумме более чем 100 000 руб., осталась. Это можно сделать с помощью  следующих способов: разбить большой  договор на несколько маленьких; платить не по договору, а по заявкам  и счетам; рассчитаться через физическое лицо

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.[9] При осуществлении расчетов с  населением прием наличных денег  учреждениями производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. В силу п. 1 ст. 3 Закона о ККТ при  осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных  карт на территории Российской Федерации  применяются модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный  реестр. Контрольно - кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия. Контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях осуществляют налоговые службы. [13]

     Руководители  организаций обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В случаях, когда по вине руководителей организации  не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном  законодательством порядке ответственность.

     Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношения к  ее работе, воспрещается.

     Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством.

     Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках и  др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем организации. Результаты ее фиксируются в акте.

     При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает  меры к немедленной замене замка  металлического шкафа.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному  предприятию, запрещается.

     Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться  в исправности охранной сигнализации.

     В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток  кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

     В этом случае руководитель, главный  бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после  получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия  денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. [9]

     О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который  подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр  акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую  компанию, третий - высылается в вышестоящую  организацию (в случае ее наличия), а  четвертый - остается у предприятия. [16]

     Ведение кассовых операций возложено на кассира. При приеме на работу специалиста, на которого будут возложены обязанности  кассира, в соответствии с п. 32 Порядка  ведения кассовых операций руководитель обязан ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается  договор о полной материальной ответственности. На практике можно порекомендовать  делать расписку об ознакомлении с  правилами ведения кассовых операций на бланке договора.

     На  основании заключенного с ним  договора о материальной ответственности  кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных  кассовых документов и ведения кассовой книги, за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный  предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям. Отсутствие договора о полной материальной ответственности  исключает возможность взыскания  сумм недостач в полном объеме. В  этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.

     Приведенный выше порядок действует и в  случае возложения по приказу руководителя обязанностей кассира на работников подразделений, обслуживаемых централизованными  бухгалтериями.

     Руководителям бюджетных учреждений при приеме на работу и назначении работников на должности, связанные с ведением кассовых операций, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские  учреждения для получения сведений об этих работниках (Приложение N 2 "Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке" к Порядку ведения кассовых операций). При этом необходимо помнить, что  к ведению кассовых операций не допускаются  лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

     В соответствии с п. 35 Порядка ведения  кассовых операций бюджетные организации, в штате которых предусмотрен один кассир, в случае временной  его замены (отпуск, больничный лист) исполнение обязанностей кассира возлагается  на другого работника по письменному  приказу руководителя предприятия. С данным работником необходимо заключить  договор о полной индивидуальной материальной ответственности и  под расписку ознакомить его с  порядком ведения кассовых операций. Передача ценностей оформляется  актом в трех экземплярах, один из которых передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий остается в бухгалтерии. Если работа оставлена кассиром внезапно, то есть передача кассы не была произведена должным образом, то находящиеся в кассе ценности пересчитываются другим работником в присутствии руководителя и главного бухгалтера либо комиссии, назначенной руководителем.