Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

 

     

     Сформированный  отчет открывается в виде табличного документа, который затем может  быть выведен на печать. В отчете приводится перечень как проведенных, так и не проведенных кассовых документов, зарегистрированных в журнале "Касса" за заданный период. По кнопке "Обновить" можно обновить содержимое отчета. По кнопке "Настройка" - изменить параметры вывода отчета. Отчет можно  формировать также в журнале  документов "Касса" по кнопке "Отчеты по кассе", а также . в журнале  документов "Касса фондовая" по кнопке "Отчеты".

     Таким образом, в результате автоматизации  кассовых операций сокращается объем  рутинной ручной работы и тем самым  высвобождается рабочее время для  анализа совершенных операций, предоставляется  возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом  использовании 

 

      

     2.3. Организация и проведение ревизии кассы и контроль  
за соблюдением кассовой дисциплины 

     Освоение  методики проверки кассовых операций в бюджетных учреждениях, и в  частности в учреждениях здравоохранения, является важным по нескольким причинам. Во-первых, денежные средства принадлежат  к числу наиболее подвижных и  легко реализуемых активов организации. Кроме того, денежные операции носят  массовый и распространенный характер. Все это делает данный участок  хозяйственной деятельности учреждения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений. [20]

     Движение  наличных денег совершается посредством  кассовых операций. Среди них можно  выделить основные - выдачу средств  на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных  расходов, подотчетным лицам и  др.

     Проверка  учета кассовых операций - обязательный компонент программ ревизий и  проверок бюджетных учреждений. Ее цель - выявить нарушения и злоупотребления  в учете наличных денежных средств  бюджетного учреждения, не допустить  ошибок и недостоверной информации в отчетности. [17]

     Контроль  кассовых операций - проверка полноты, достоверности и точности отражения  в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также  соблюдения законодательных и нормативных  документов, регулирующих правила ведения  учета и составления отчетности.

     В ходе проверки кассовых операций контрольные  органы выявляют нарушения следующих  нормативных актов: [34]

• Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Советом директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40;
• Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П;
• Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;
• Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 08.12.2006 N 168н (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации меняются практически ежегодно, поэтому необходимо отслеживать происходящие изменения, утверждаемые приказами Минфина России);
• Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н;
• Приказа Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

     В отношении кассовых операций проверке подвергаются: [20]

• наличие в кассе денежных средств, денежных документов, отраженных в учете;
• полнота и правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, Кассовой книги, платежных ведомостей и т.д.;
• соблюдение порядка поступления и выдачи денег из кассы;
• соблюдение установленного лимита хранения наличных денег в кассе;
• соблюдение установленного порядка и лимита наличных расчетов с юридическими лицами;
• наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;
• правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций;
• наличие в организации действующей системы проведения инвентаризаций кассы.

     Состав  первичных кассовых документов, с  одной стороны, очень узок - это  приходные и расходные кассовые ордеры, Кассовая книга. С другой - кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, расчетами с подотчетными лицами, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и др. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить  кассовые документы с прочими  первичными документами других разделов учета.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке кассовых операций, являются: [17]

     - Журнал операций по счету "Касса";

     - Баланс исполнения бюджета (ф. 0503130);

     - Отчет о финансовых результатах  деятельности (ф. 0503121);

     - анализ счета 201 04 000 "Касса";

     - Кассовая книга (ф. 0504514);

     - отчеты кассира;

     - Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. КО-3 (0310003));

     - приходные кассовые ордеры (ф.  КО-1 (0310001));

     - расходные кассовые ордеры (ф.  КО-2 (0310002));

     - инвентаризационные описи наличных  денежных средств (ф. 0504088);

     - Ведомость на выдачу денежных  средств из кассы под отчет  (ф. 0504501);

     - платежные ведомости;

     - оправдательные документы к кассовым  документам;

     - авансовые отчеты и др.

     При проверке кассовой дисциплины в организации  проводятся следующие процедуры: [37]

     - инвентаризация кассы;

     - осмотр (обследование) помещения кассы;

     - просмотр документов;

     - сравнение документов;

     - инспектирование, которое представляет  собой проверку записей, документов  или материальных активов. В  ходе инспектирования записей  и документов ревизор получает  доказательства различной степени  надежности в зависимости от  их характера и источника, а  также эффективности средств  внутреннего контроля над процессом  обработки;

     - наблюдение, которое представляет  собой отслеживания ревизором  процесса или процедуры, выполняемой  другими лицами;

     - запрос и опрос, то есть поиск  информации у осведомленных лиц  в пределах или за пределами  проверяемого лица. Запрос может  быть как официальным письменным, адресованным третьим лицам, так  и неформальным устным вопросом, адресованным работникам учреждения;

     - подтверждение, которое представляет  собой ответ на запрос об  информации, содержащейся в бухгалтерских  записях;

     - пересчет, который представляет  собой проверку точности арифметических  расчетов в первичных документах  и бухгалтерских записях либо  выполнения ревизором самостоятельных  расчетов;

     - аналитические процедуры. Они  представляют собой анализ и  оценку полученной ревизором  информации, исследование важнейших  финансовых и экономических показателей  проверяемого учреждения с целью  выявления необычных и (или)  неправильно отраженных в бюджетном  учете хозяйственных операций, выявление  причин таких искажений. Результатами  выполнения аналитических процедур  является выявление ревизором  наличия или отсутствия необычных  отклонений показателей бухгалтерской  отчетности.

     Длительность  выполнения указанных процедур зависит, в частности, от срока, отведенного  на получение доказательств. Для  выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Все они построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

     Основной  набор процедур, который используется контрольными органами при проверке кассовых операций включает: [17]

     1) для выявления хищения денежных  средств:

     - инвентаризация кассовой наличности;

     - проверка наличия на приходных  расходных кассовых ордерах подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  лица;

     - проверка наличия на расходных  кассовых документах подписей  руководителя учреждения или  уполномоченного лица;

     - проверка наличия на расходных  кассовых документах подписей  получателей денег;

     - устный опрос лиц, получивших  деньги по расходным кассовым  ордерам, но не подтвердившим  этот факт распиской;

     2) для выявления случаев неоприходования  и присвоения поступивших денежных  сумм и, в частности, неоприходования  и присвоения поступивших денежных  сумм из банка:

     - проверка чековой книжки учреждения  на полноту;

     - проверка полноты оприходования  денежных средств в кассу учреждения, полученных из банка по чеку;

     3) для выявления случаев неоприходования  и присвоения денежных сумм, поступивших  от различных физических и  юридических лиц по приходным  ордерам:

     - проверка своевременности расчетов  сотрудников учреждения по командировочным  расходам;

     - проверка своевременности расчетов  сотрудников по средствам, выданным  на хозяйственные нужды;

     - проверка соответствия приходных  кассовых ордеров записям в  Журнале регистрации приходных  кассовых ордеров;

     - проверка одновременности оформления  кассовых ордеров и движения  денег по ним;

     4) для выявления случаев неоприходования  и присвоения поступивших денежных  сумм от различных юридических  лиц по доверенностям:

     - проверка Журнала учета выданных  доверенностей;

     - проверка правильности оприходования  сумм по доверенностям;

     5) для выявления излишнего списания  денег по кассе путем повторного  использования одних и тех  же документов:

     - проверка полноты первичных приходных  и расходных кассовых документов, сброшюрованных с Журналом операций  по счету "Касса";

     - проверка правильности и своевременности  погашения приложений;

     6) для выявления излишнего списания  денег по кассе неправильным  подсчетом итогов в кассовых  документах:

     - проверка совпадения входящего  остатка по кассе на каждый  день с конечным остатком по  кассе за предыдущий день;

     - проверка итогов кассовых отчетов;

     7) для выявления излишнего списания  денег по кассе без оснований  или по подложным документам:

     - проверка совпадения кассовых  ордеров с информацией о них,  содержащейся в журнале регистрации  расходных кассовых ордеров;