Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

     - проверка доброкачественности первичных  документов;

     - проверка обоснованности включения  лиц в расчетно-платежные ведомости;

     8) для выявления излишнего списания  денег по кассе путем подлога  в законно-оформленных документах  с увеличением сумм списаний:

     - проверка полноты регистрации  платежных ведомостей в журнале  регистрации платежных ведомостей;

     - проверка соответствия данных  аналитического и синтетического  учета по расчетам с персоналом;

     9) для выявления случаев присвоения  сумм, законно начисленных разным  лицам и организациям, в частности,  депонированной заработной платы  и средств, начисленных по другим  основаниям:

     - проверка соответствия платежных  реестрам депонированных сумм;

     - проверка полноты и своевременности  сдачи в банк депонированных  сумм;

     - проверка полноты оприходования  депонированных сумм на расчетный  счет в банке;

     - проверка соответствия выписанных  расходных кассовых ордеров журналу  регистрации депонентов;

     - проверка соответствия данных  синтетического и аналитического  учета денежных сумм;

     10) для выявления случаев присвоения  сумм, причитающихся другим организациям, производится проверка достоверности  доверенностей от других предприятий  на получение денег;

     11) для выявления случаев нарушений  расчетов суммами наличных денежных  средств, превышающими предельную  величину, с другими юридическими  лицами:

     - проверка осуществления расчетов  наличными деньгами с другими  юридическими лицами суммами,  превышающими установленную предельную  величину;

     - проверка соблюдения установленного  банком лимита остатка кассы;

     - проверка соблюдения учреждением  предельных сумм расчетов между  юридическими лицами наличными  денежными средствами, поступающими  в кассу;

     12) для выявления случаев нарушений  при расчетах с населением  наличными денежными средствами  за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги с применением контрольно-кассовой  техники:

     - проверка правильности ведения  книг кассира-операциониста;

     - проверка полноты оприходования  в кассу учреждения выручки  контрольно-кассовых машин;

     - проверка своевременности постановки  на учет контрольно-кассовых машин  в налоговом органе;

     - проверка своевременности снятия  с учета в налоговом органе  контрольно-кассовой техники;

     13) для выявления некорректного  отражения кассовых операций  в регистрах синтетического учета  производится проверка соответствия  котировки, проставленной на первичных  кассовых документах, записям в  Журнале операций по счету  "Касса".

     В условиях автоматизированного составления  отчета кассира и ведения Кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.

     Существует  несколько методов сбора доказательств  при проведении проверки кассовых операций: [37]

     - наблюдение или участие в инвентаризации;

     - наблюдение за выполнением хозяйственных  или бухгалтерских операций;

     - устный опрос;

     - получение письменных подтверждений;

     - проверка документов, полученных  клиентами от третьих лиц;

     - проверка документов, подготовленных  на предприятии клиента;

     - проверка арифметических расчетов;

     - анализ.

     Кроме того, при проведении проверки кассовых операций бюджетных учреждений здравоохранения  необходимо учитывать следующие  моменты. Денежные средства поступают  в кассу: из банка, от работников организации  в оплату каких-то услуг, как остатки  неиспользованных авансов и др.

     Ревизор проверяет полноту и своевременность  оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые  книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера учреждения в условиях, исключающих возможность их утери, испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     В случае осуществления бюджетным  учреждением здравоохранения внебюджетной деятельности ревизором должна быть тщательно проверена полнота  оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных  и обслуживающих производств, жилищно-коммунального  хозяйства, если данные хозяйства имеют  место в исследуемом учреждении. При этом сверяются записи в Кассовой книге, приходных кассовых ордерах  с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг). При этом ревизор выявляет случаи превышения расчета наличными  средствами между организациями  и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

     С января 2008 г. в соответствии с Указанием  ЦБ РФ от 20 июня 2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших  в кассу юридического лица или  в кассу индивидуального предпринимателя». установлен лимит размера расчетов наличными между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами между  юридическими лицами ограничены - 100 000 руб. по одному договору. Сумма штрафа, налагаемого на организацию, составляет от 40000 до 50000 руб, а на руководителя учреждения - от 4000 до 5000 руб. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

     Ревизор проверяет расходование наличных денег  из кассы. Для этого необходимо знать, что заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным  ведомостям, которые подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер. При этом все выплаты  должны быть персонифицированы и  содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прилагает к ведомости. Выдача по расходным кассовым ордерам возможна в случаях оплаты работы внештатным сотрудникам (по договорам гражданско-правового  характера), единичной выдачи заработной платы работнику (при увольнении и др.).

     Кроме того, необходимо проверить целевое  расходование бюджетных средств  из кассы в соответствии с требованиями бюджетной классификации. При проверке расходования денежных средств подотчетными лицами ревизор руководствуется  порядком ведения кассовых операций, согласно которому лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или  со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом ревизор выясняет, своевременно ли в организации закрываются  подотчетные суммы. Если данное требование не выполняется, он требует письменные объяснения от соответствующих должностных  лиц.

     Также проверяется соблюдение порядка  применения контрольно-кассовой техники. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться  модели (типы) контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию  на территории России и внесенные  в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

     Полнота оприходования выручки через  контрольно-кассовую машину устанавливается  путем сверки на идентичность суммы  по данным контрольной ленты, книги  кассира-операциониста, Кассовой книги. Одновременно необходимо проверить, сделаны  ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации. В случае если учреждение использует бланки строгой  отчетности, необходимо удостовериться в правильности их оформления, хранения, выдачи и учета.

     Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

     Целью инвентаризации является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной  и вторичной учетной документации, соответствие остатка в Кассовой книге фактическому остатку в  кассе.

     В сроки, установленные руководителем  учреждения, а также при смене  кассиров производится внеплановая  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денег и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. Остаток денег в кассе  сверяется с данными учета  по Кассовой книге. Для проведения ревизии  кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия. По результатам  проверки составляется инвентаризационная опись наличных денежных средств  по форме 0504088 . Форма утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". В случае установления расхождений  данных бюджетного учета с фактическим  наличием денежных средств в кассе  составляется Ведомость расхождений  по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

     До  начала инвентаризации от каждого материально  ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

     При смене материально ответственных  лиц опись составляется в трех экземплярах. Один из них передается материально ответственному лицу, принявшему денежные средства, второй - материально  ответственному лицу, сдавшему денежные средства, третий - в бухгалтерию. Выявленная недостача денег взыскивается с  кассира, излишки приходуются в  кассу.

     В условиях автоматизированного ведения  Кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств и обработки кассовых документов.

     Инвентаризационная  комиссия составляет инвентаризационные описи в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. При обнаружении  ревизией недостачи или излишка  ценностей в кассе в актах  указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

     Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя учреждения, главного бухгалтера и  кассиров. Лица, виновные в неоднократном  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с требованиями законодательства РФ.

     Например, в соответствии со ст. 15.1 Кодекса  об административных правонарушениях  РФ на должностные лица (руководителя, главного бухгалтера или кассира) за нарушение порядка ведения кассовых операций может быть наложен штраф  в размере от 40 до 50 МРОТ, а на само учреждение как юридическое лицо - от 400 до 500 МРОТ. [25]

     Кроме того, проверяется техническая укрепленность  касс, обеспечение условий сохранности  денег и ценностей в учреждении.

     Характерными  нарушениями совершения кассовых операций являются: [20]

     - недостача или излишек денег  в кассе;

     - несвоевременное оприходование  поступивших в кассу наличных  денежных сумм;

     - хищение денежных средств;

     - ненадлежащее заполнение кассовых  документов (отсутствие реквизитов, недооформление и т.д.);

     - отсутствие первичных кассовых  документов;

     - превышение лимита остатка денежной  наличности в кассе;

     - непроведение инвентаризации кассы;

     - наличные расчеты с юридическими  лицами сверх установленного  предела (на данный момент - 100 тыс. руб.);

     - выдача денег посторонним лицам  без оформления доверенностей;

     - отсутствие договора о полной  материальной ответственности с  кассиром учреждения;