Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях

     В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по получению  наличных денежных средств со счета  по учету бюджетных (внебюджетных) средств  в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств, которые отражаются в Журнале  операций по банковскому счету. 

     2.2 Учет кассовых  операций в соответствии  с программой «1С  бухгалтерия для  бюджетных учреждений» 

     Сегодня сложно представить современную  бухгалтерию без программного обеспечения. В бюджетной сфере применение учетных программ крайне необходимо и обусловлено следующими факторами:

• сложный план счетов, который включает бюджетную классификацию;
• необходимость ведения аналитического учета;
• обязательный обмен данными документов, участвующих в электронном документообороте с органами казначейства;
• большое количество регистров учета;
• наличие ведомственных особенностей по ведению бюджетного учета.

     Программа 1С: Бухгалтерия 7.7. 1С: Бухгалтерия 7.7 является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

     В системе 1С: Бухгалтерия главные  особенности ведения учета задаются в конфигурации системы. К ним  относятся основные свойства плана  счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

     Типовая конфигурация программы «1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений». Она предназначена для автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений и реализует стандартную методологию учета в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н, а также другими нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения бюджетного учета и составления бюджетной отчетности в Российской Федерации.

     В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия  для бюджетных учреждений» реализован 26-разрядный План счетов. В связи  с тем что коды бюджетной классификации (КБК) для каждого бюджетного учреждения индивидуальны, в программе предусмотрена  возможность формировать индивидуальный рабочий план счетов. При этом формирование рабочего плана счетов осуществляется в строгом соответствии с их структурой, объявленной в Приложении N 4 к  Инструкции.

     Программа 1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать все участки учета бюджетной  бухгалтерии. Ведение кассовых операций в 1С: Бухгалтерия позволяет решать следующие задачи:

• заполнение первичных кассовых документов (заявки на получение наличных денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, объявления на взнос наличными, ведомости на выдачу денежных средств из кассы подотчетным лицам);
• ведение журнала регистрации кассовых ордеров;
• формирование кассовой книги.

     При автоматизированном ведении учета  кассовых операций бюджетного учреждения необходимо обеспечить:

• своевременное и правильное отражение в учете операций по движению наличных денежных средств;
• формирование первичных и отчетных документов, предусмотренных Инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40);
• ведение раздельного учета средств по бюджетной и внебюджетной деятельности, а также по КБК (функциональной классификации расходов (ФКР), классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодам доходов (КД);
• получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.

     Программа 1С: Бухгалтерия обеспечивает решение  всех перечисленных задач.

     Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств  в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». (код по ОКУД 0310001). В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется  в бухгалтерии и передается в  кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют  и распечатывают, а затем, в конце  рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят .

     Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа (рис. 1). Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала  документов "Касса".

     Документ  можно заполнить вручную или  вводом на основании документа. При вводе на основании многие реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» заполняются автоматически.

     При выборе хозяйственной операции определяется, из какой группы будет выбираться корреспондирующий счет для оформления операции поступления денег в кассу.

     Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы  организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Его можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала  документов "Касса".

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии  и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.

     Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа. Порядок заполнения реквизитов расходного ордера аналогичен заполнению приходного ордера.

     После заполнения всех реквизитов следует  проверить правильность составления  ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер  распечатывается. Перед первой печатью  расходного ордера нужно вызвать "Предварительный  просмотр"

     Правильно составленный документ сохраняется  в журнале, но не проводится - в ответ  на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через  кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". Также как и приходной кассовый ордер документ имеет дополнительный реквизит - флажок "аннулирован".

     В типовой конфигурации Бюджетные  учреждения существуют ещё два документа  для ведения кассовых операций: "Приходный  кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный  кассовый ордер (фондовый)".

     Документ "Приходный кассовый ордер (фондовый)"предназначен для оформления поступления денежных документов в кассу учреждения приходным  кассовым ордером по форме № КО-1 (код по ОКУД 0310001).

     Документ "Расходный кассовый ордер (фондовый)" предназначен для оформления выдачи денежных документов из кассы расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (код по ОКУД 0310002).

     Оба документа - универсальные и позволяют оформлять поступление и выбытие денежных документов не только в рублях, но и в другой валюте, а также указывать (при еобходимости) количество денежных документов.

     Документы можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы  или из журнала документов "Касса  фондовая".

     Для формирования и нумерации листов кассовой книги в типовой конфигурации предназначен документ «Отчет кассира».

     Документ  следует вводить ежедневно в  конце рабочего дня по графику  работы учреждения после оформления последней выдачи (получения) наличных денежных средств и проведения соответствующих  документов. На каждую валюту следует  вводить отдельный документ «Отчет кассира». Документ можно ввести из журнала «Касса

     Порядок записей в таблице соответствует  хронологическому порядку операций в журнале операций (проводок в  журнале проводок). В таблицу включаются только проведенные кассовые документы.

     Если  за указанный день операций по кассе  не было, в таблице отразятся только остатки на начало и конец дня  по данным бухгалтерского учета (сальдо по счету 201.04), а также будет заполнена  строка «В том числе на зарплату»  данными из предыдущего документа  «Отчет кассира».

     Перед печатью отчета для подшивки и  передачи в бухгалтерию следует  проверить формирование листа кассовой книги с помощью пиктограммы  «Предварительный просмотр», при необходимости  изменить настройку полей (меню «Файл  – Параметры страницы») и количество строк на листе (реквизит «Количество  строк на листе» документа «Отчет кассира»). Заполненный документ следует  сохранить и провести. Документ не формирует проводок, а нужен лишь для нумерации листов кассовой книги. Документ «Отчет кассира» нельзя провести, не сформировав предварительно отчет  «Кассовая книга», так как в  момент формирования отчета производится определение номера и количества листов кассовой книги, которые должны быть сформированы на основании этого  документа. Документы, включенные в  документ «Отчет кассира», нельзя удалить.

     Кроме выше перечисленных документов из группы "Касса" меню "Документы" главного меню можно вызвать документы "Заявка на получение наличных денег со счета  ОФК" и «Заявление на получение  денежных чековых книжек».

     Первый  документ предназначен для оформления доверенности на получение наличных денег по чеку со счета ОФК по форме 0510033. Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки.

     Документ  «Заявление на получение денежных чековых  книжек» предназначен для оформления заявления (доверенности) на получение  денежных чековых книжек в органах  федерального казначейства по форме 0510031.

     После заполнения всех реквизитов можно сформировать печатную форму заявления нажатием кнопки «Печать». Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки. После получения чековых книжек в документ можно ввести дополнительную информацию в группе «Выданы чековые  книжки» – серии и первый и  последний номера листов чековых  книжек.

     Для составления отчета кассира в  типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Он предназначен для формирования и печати листов кассовой книги по форме № 0504514, утвержденной Минфином РФ для бюджетных учреждений. Отчет строится по документам «Отчет кассира». Отчет можно вызвать из документа «Отчет кассира», а также из журнала «Касса» или меню «Отчеты – Отчеты по кассе».

     В форме настройки параметров отчета «Кассовая книга» следует указать  день или период, за который надо формировать отчет. При формировании отчета за период предполагается, что  настройка разбиения кассовой книги на листы в соответствии с используемым принтером была выполнена в документах «Отчет кассира». Флаг «Печатать сразу» позволяет выводить отчет сразу на принтер, без предварительного формирования на экране. Эту возможность следует использовать при печати листов кассовой книги за период.

     В типовой конфигурации можно также  сформировать отчет "Журнал регистрации  кассовых ордеров". Он позволяет  распечатать журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме  № КО-3, утвержденной постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. Для  формирования отчета необходимо выбрать  пункт "Касса" меню "Отчеты" главного меню программы, а в нем "Журнал регистрации кассовых ордеров".

     На  экран выдается запрос параметров вывода отчета, в котором необходимо:

• выбрать, формировать журнал кассовых или фондовых ордеров, щелкнув мышью в соответствующем поле;
• задать период, за который надо получить отчет, используя кнопки вызова календаря или выбора стандартного периода;
• выставить флажок для формирования титульного листа;
• нажать кнопку "Сформировать".