Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на предприятии на примере ООО "ИнТрансКарго" г. Воронеж

 

Общие годовые текущие затраты  предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (3а), исследуемых в дипломной работе, рассчитывают по следующей формуле:

 

За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм  + 3пр,    (3.7)

 

где Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;

Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места бухгалтера (принтера, сканера, модема и др.). Приняты в размере 40% от Зком;

Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;

Зрм = S×Цпл, где S – размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято 6 кв.м), Цпл – рыночная цена 1 кв.м. офисной площади на момент автоматизации исследуемых задач (принято в размере 180 руб. в случае аренды помещения);

Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (приняты в размере 20 % от Зкп).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:

 

Зком = Тм×См,      (3.8)

 

где См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии (по данным предприятия она равна 27 руб).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютера равны:

 

Зком = 1750×27 = 47250 (руб.).

 

Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:

 

Зкп = (КЗбкп + КЗспп) / Тс + Зп×(Тм / Тоб),  (3.9)

 

где Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с учетом морального износа принят 4 года);

Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год. Приняты в размере (1400 руб.×12мес. = 16800 руб.)

Прочие текущие затраты, связанные  с автоматизацией исследуемых учетных задач, приняты в размере 20% от Зкп.

Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, составят:

Зкп = (13000 + 6450) / 4 + 16800×(1750 /1814) = 21070 (руб.).

 

Расчет общей величины годовых  текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, и их состав для наглядности представлен в таблице 3.4.

 

Таблица 3.4

Текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач

Наименование статьи затрат	Буквенное обозначение	Сумма, руб.	Удельный вес, %
1. Затраты, связанные с использованием     компьютера	Зком	42250	51,07
2. Затраты на использование других     объектов технического оснащения     рабочего места бухгалтера	Здр	18900	20,43
3. Затраты, связанные с использованием     компьютерных программ	Зкп	21070	22,77
4. Затраты на организацию     рабочего места бухгалтера	Зрм	1080	1,17
5. Прочие текущие расходы	Зпр	4214	4,55
Итого:	За	92514	100,0

 

Годовую экономию от проведения автоматизации  исследуемых учетных и аналитических  задач (Эг) определяют по следующей формуле:

 

Эг = 3д – 3а,      (3.10)

 

где Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением учетных и аналитических задач действующим на предприятии способом. Определены по данным предприятия, и составляют порядка 108000 руб.

Годовая экономия от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач составит:

 

Эг = 108000 – 92514 = 15486 (руб.).

 

Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных и аналитических задач необходимо рассчитать по формуле:

 

Ток = Кза / Эг,     (3.11)

 

где Ток – расчетный срок окупаемости капитальных затрат.

Срок окупаемости капитальных  затрат при аренде помещения равен:

 

Ток = 55019 /15 486 = 3,55 (года) или 42,6 месяца.

 

Эффективность автоматизации характеризуют  технико-экономические показатели, приведенные в таблице 3.5

Таблица 3.5

Технико-экономические показатели, характеризующие эффективность

автоматизации учетных задач

Наименование показателя	Ед. изм.	Значение показателя
1. Техническая характеристика применяемых    компьютерных программ
1.1. Бухгалтерской компьютерной программы
1.1.1 Платформы		Стандартный
1.1.2 Удобство интерфейса		WINDOWS стиль
1.1.3 Количество уровней аналитики		Многоуровневый
1.1.4 Количество уровней  классификаторов		До 10
1.1.4 Разграничение доступа		Есть
1.1.5 Подготовка отчетности по международным         стандартам		Есть
1.1.6 Разрядность суммы операций		Не ограничена
1.1.7 Количество операций		Не ограничено
1.2 Справочно-правовой программы
1.2.1 Частота пополнения		1 раз в неделю
1.2.2 Количество документов в базе		24734
1.2.3 Сложный поиск		Есть
1.2.4 Объем базы данных		Не ограничен
2. Экономические показатели
2.1. Общие капитальные затраты на автоматизацию	руб.	55019
2.2. Годовые текущие расходы, связанные с       внедрением автоматизации	руб.	92514
2.3. Годовая экономия от применения автоматизации	руб.	15486
2.4. Расчетный срок окупаемости капитальных затрат		3,55

 

Исходя из данных таблицы 3.5, можно сделать вывод, что автоматизация бухгалтерского учета на предприятии при рассмотренных условиях экономически обоснована.

 

Заключение

 

В результате проведенного в настоящей  выпускной квалификационной работе исследования можно сделать следующие выводы.

Освоение методики учета и анализа  денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации  бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Что касается списания из под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются  в разрезе каждого работника  предприятия в ведомости и  журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

По результатам проведенного практического  исследования можно сделать вывод о том, что работа ООО "ИнТрансКарго" в период 2002-2004 г.г. характеризуется улучшением практически всех основных показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Повысились выручка от продаж, прибыль, производительность и уровень оплаты труда, а также фондоотдача и  фондорентабельность основных производственных фондов предприятия, оборачиваемость его оборотных средств.

Однако наблюдаются и негативные тенденции в деятельности предприятия. Так, за счет снижения стоимости внеоборотных активов уменьшилась стоимость имущества предприятия. Предприятие испытывает хоть и незначительный, но все же дефицит собственных оборотных средств, и часть кратко-срочных заемных средств использует для финансирования основных средств. В источниках формирования имущества значительно возросла доля заемных средств. Платежеспособность предприятия находится на относительно низком уровне. В результате финансовая устойчивость  исследуемого предприятия за анализируемый период снизилась с высокой до критической.

Положительная динамика основных показателей финансово-хозяйствен-ной деятельности, показателей платежеспособности и ликвидности текущих активов свидетельствуют о том, что у исследуемого  предприятия ООО "ИнТрансКарго" имеется реальная возможность переломить имеющиеся негативные тенденции и улучшить свое финансовое состояние в ближайшее время.

В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" системы бухгалтерского учета расчетных  операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

С целью совершенствования учета  и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" предложена методика анализа и прогнозирования денежных потоков на предприятии с применением экономико-математи-ческих методов. Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "ИнТрансКарго", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

 

 

Список литературы

 

	Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья. М.: ТК Велби, Проспект, 2003. – 448 с.
	Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1. Часть 2. – СПб.: "Издательский дом Герда", 2005. – 424 с.
	Федеральный закон "О бухгалтерском учете" М.: Ось-89, 2003. – 16 с.
	Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.98 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1998. №7. Ст. 785.
	Положения по бухгалтерскому учету. М.: ТК Велби, 2003. – 176 с.
	Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. 5.01.1998 г., №14-П (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01. 1999 №488-У, от 31.01.2002 №1201-У).
	План счетов бухгалтерского учета: комментарий к последним изменениям. М.: Информцентр XXI века, 2004. – 120 с.
	Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. №249.
	Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Инструкция Центрального банка РФ от 4.10.93 г. №18. (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 №247).
	Балабанов и.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. М.: ЮНИТИ, 1998. – 198 с.
	Булатов М.А. Теория бухгалтерского учета. М.: Экзамен, 2003. – 256 с.
	Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. М.: ТК Велби, Проспект, 2004. – 768 с.
	Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский  учет на предприятиях различных форм собственности. М. "Финансы и статистика", 2001. – 284с.
	Камышанов П.И. Бухгалтерский учет. М.: "Приор", 2000. – 320с.
	Керимов В. Э. Бухгалтерский  учет на производственных предприятиях: Учебник. М.: Изд. Дом "Дашков и К0" 2002. – 368 с.
	Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2002. – 256 с.
	Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие / Под ред. О.В.Ковалевой. М.: "Приор", 2002. – 320 с.
	Козлова Е. П. и  др. Бухгалтерский учет в организациях. М. "Финансы и статистика", 2002. – 800 с.
	Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2002. – 640 с.
	Любушкин Н.П., Лещева В.Б. Анализ финансово-хозяйственной  деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / Под ред. Н.П. Любушина. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001, – 471 с.
	Лытнева Н.А., Парушина Н.В. Документальное оформление и учет кассовых операций организации: Учебно-практическое пособие. М.: ТК Велби, Проспект, 2004. – 280 с.
	Новые рефераты по бухгалтерскому учету / Под ред. Н.Н. Хохоновой. Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 352 с.
	Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учеб. пособие. М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2001. – 673 с.
	План и корреспонденция  счетов бухгалтерского учета. Более 8000 проводок. Практика применения нового Плана счетов: Практическое пособие / Ж.А. Кеворкова, И.Г. Сапожникова, А.А. Савин. М.: ТК Велби, 2004. – 504 с.
	Подольский В.М., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник для вузов / Под ред. В.И. Подольского. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 319 с.
	Правовые основы бухгалтерского и налогового учета, аудита в Российской Федерации: Учебник / Отв. ред. Е.М. Ашмарина. М.: Юристъ, 2003. – 255 с.
	Раицкий К.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ИТК  "Дашков и Ко", 2002. – 1012 с.
	Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной  деятельности предприятия. М.: ИНФРА-М, 2002. – 336 с.
	Самоучитель по бухгалтерскому учету. М.: "Приор", 2002. – 160 с.
	Скворцов О.В. Налоги и налогообложение: Учеб. Пособие для сред. проф. учеб. заведений. / О.В. Скворцов, Н.О. Скворцова. М.: Издательский центр "Академия", 2002. – 240 с.
	Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия: Конспект лекций. М.: ИНФРА-М, 2004. – 208 с.
	Соломатин Н.П. Анализ хозяйственной  деятельности предприятия. М.: Перспектива, 2001. – 488 с.
	Уваров А.А. Дипломные и курсовые работы по экономическим специальностям: Практические советы по подготовке и защите. М.: Издательство "Дело и Сервис", 2001. – 112 с.
	Финансы предприятий: Учебник для  вузов / Под ред. Н.В. Колчиной. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 447 с.
	Чернов В.А. Управленческий учет и  анализ коммерческой деятельности / Под  ред. М.И. Баканова. М.: Финансы и статистика, 2001. – 320 с.
	Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С., Негашев  Е.В. Методика финансового анализа. М.: ИНФРА-М, 2002. – 208 с.
	Шуляк П.Н. Финансы предприятия: Учебник. М.: "Дашков и К0", 2000. – 752 с.
	Экономика и статистика фирм / Под ред. проф. С.Д. Ильенковой. М.: Финансы и статистика, 2002. – 320 с.
	Экономика предприятия: Учебник / Под  общ. ред. О.М. Волкова. М.: ИНФРА-М, 2001. – 520 с.
	Экономика предприятия: Учебник для  вузов / В.Я. Горфинкель, Е.М. Куприянов, В.П. Прасолова и др. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2000. –540 с.
	Эхо Ю. Письменные работы в вузах. Практическое руководство для всех, кто пишет  дипломные, курсовые, контрольные, доклады, рефераты, диссертации. М.: ИНФРА-М, 2000. – 127 с.