Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ НА ПРИМЕРЕ СООО «МОЛТОРГСЕРВИС»

     2.1  Порядок выдачи денег под отчет при командировках и на административно-хозяйственные расходы

       Порядок выдачи наличных денег под отчет  на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя организации допускается использование личных денежных средств, личных карточек физических лиц для расчетов в интересах организации, с которой они состоят в трудовых отношениях.

       Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены постановлением Правления Национального банка  Республики Беларусь № 4 от 17 января 2008 г., с учетом последних изменений от 21.09.2009 N 154 (ред. 12.10.2009) «Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории  Республики Беларусь».

       На  рисунке 2.1 представлены способы выдачи денежных средств под отчет: 

 

Рисунок 2.1 – Способы выдачи денежных средств под отчет

Источник: собственная  разработка 

       Как видно на рисунке 2.1 выдача денежного аванса может производиться как путем выдачи наличных денег из кассы, так и путем перечисления подотчетной суммы на банковскую пластиковую карточку.

       Выдача  новых авансов одному и тому и  тому же работнику может быть осуществлена только после предоставления отчета и расчетов по ранее выданным авансам. Расходовать подотчетные суммы может только то лицо, которому они были выданы и на те цели, для которых они были выданы.

       Передача  наличных денег, выданных под отчет  одному лицу, другим лицам запрещается. [13].

       Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством. Расходный кассовый ордер формы КО-2, утвержден постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 с учетом последних изменений от 09.07.2004 N 107 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации".

       Так же выдача денежного аванса из кассы производится по платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

       На  общую сумму выданных наличных денег  по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

       При выдаче наличных денег по платежной  ведомости получатели предъявляют  документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

       Выдачу  наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, подтверждающих их личность.

       Разовые выдачи наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

       Выдачи  нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

       На  титульном (заглавном) листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

       В период нахождения работника в одной служебной командировке организация, направившая работника в командировку, может дополнительно перечислять на карт-счет организации либо на карт-счет работника при использовании им личной карточки денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, без полного отчета данного работника по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств, предназначенным для расходования в данной служебной командировке [13].

       Сотрудникам организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации, включая день выдачи наличных денег под отчет.

       Авансы  на хозяйственные расходы выдаются на срок, установленный руководителем организации:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;
• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины;

       Командированные работники, получившие деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками при использовании корпоративной пластиковой карточки обязаны не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. [15, пункт 10].

       Работники, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации [13].

       Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:  кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, кассовый чек, карт-чек.

       На  рисунке 2.2 представлены документы, которые подтверждают расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг): 

       Рисунок 2.2 –Документы, подтверждающие расходы

       Источник: собственная разработка

       Кассовый  чек должен содержать следующие реквизиты: номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

       В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов [13].

       Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств [13].

       Возврат неиспользованных сумм денежных средств  осуществляется в сроки, установленные  для представления отчета об израсходованных  суммах.

       При использовании личной карточки оставшаяся на карт-счете работника неиспользованная сумма денежных средств, полученных под отчет, должна быть возвращена работником организации путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода со счета физического лица на счет организации.

       При использовании корпоративной карточки неизрасходованная работником сумма  денежных средств остается на карт-счете  предприятия [13]. 

     2.2 Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам

     2.2.1 Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам в пределах Республики Беларусь

       Основным  нормативным правовым актом, регулирующим направление в командировки работников организации  является Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК), а именно глава 9 "Гарантии и компенсации" Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК).

       Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения  установленной формы.

       Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальном журнале. Работник, ответственный за ведение журнала регистрации назначается приказом нанимателя.

       Установление  задания командированному работнику  в пределах Республики Беларусь носит  рекомендательный характер. Типовая форма задания по командировке законодательством не утверждена. Следовательно, организация может самостоятельно разработать форму данного задания, опираясь на основные требования, указанные в п.52 Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу (утверждено постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 №55 (с изменениями и дополнениями))

       Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

       В случае направления работника в  служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

       При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места  командирования к месту своего постоянного  жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха, и оговаривается в приказе о командировании работника [11].

       Срок  командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

       Срок  командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

       Командированному  работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс  в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

       В общем виде этапы направления работника в служебную командировку и его документальное оформление можно представить на рисунке 2.3: 

 

       Рисунок 2.3 – Этапы направления в служебную командировку

       Источник: собственная разработка

       Данная  схема является общей, однако такие  элементы как приказ, командировочное  удостоверение, регистрация в журнале и выдача денежного аванса командированному являются обязательными при оформлении любой служебной командировки.

       При направлении работников в служебную  командировку оформляются следующие  документы:          

       1) приказ (распоряжение) нанимателя, который должен содержать такие сведения, как :

• фамилию, имя, отчество командируемого работника,
• цель и срок командировки,
• пункт назначения
• в случае командирования работников на служебном или личном транспорте – маршрут следования, номер и марку легкового автомобиля.